ℹ️ Der Vorbereitungsstatus ist nur in Projekten unter dem Premier-Abonnement anwendbar, das eine unbegrenzte Vorbereitungszeit beinhaltet. Er ist auch während der Testphase verfügbar. Projekte unter allen anderen Abonnementbedingungen haben standardmäßig den Live-Status als anfänglichen Status. Erfahren Sie mehr über alle möglichen Projektstatus.
In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Aspekte der Vorbereitungs- und Live-Phasen durchgehen und uns darauf konzentrieren, wie Sie von der unbegrenzten Vorbereitungszeit profitieren können.
Vorbereitungsphase
Dies ist der Standardstatus für neu erstellte Projekte, der eine interne Einrichtung ermöglicht, bevor die externe Zusammenarbeit beginnt. In dieser Phase wird keine Abrechnung ausgelöst, wenn Ihr Abonnement eine unbegrenzte Vorbereitungszeit beinhaltet.
Während der Vorbereitungsphase:
Benutzer mit derselben Domain wie Projektadministratoren und Beraterdomains können uneingeschränkt und kostenlos eingeladen werden.
Administratoren können das Projekt manuell aktivieren, oder es wird automatisch auf Live geschaltet, sobald externe Benutzer eingeladen werden.
💡 Bei einer Statusänderung wird die Abrechnung automatisch gestartet, es sei denn, die Testphase ist noch nicht beendet.
Berater-Domains
Berater-Domains sind E-Mail-Domains, die in den Projekteinstellungen angegeben sind und nicht als externe Benutzer behandelt werden. Das bedeutet, dass Benutzer mit diesen Domains an einem Projekt teilnehmen können, ohne einen Statuswechsel von Vorbereitung zu Live auszulösen. Diese Funktion hilft Organisationen, mit Beratern zusammenzuarbeiten, während sie die Kontrolle darüber behalten, wann ein Projekt offiziell startet.
Um Berater-Domains hinzuzufügen, navigieren Sie zu den Allgemeinen Einstellungen des Projekts.
Suchen Sie das Feld Berater-Domains unter dem Status-Dropdown.
Geben Sie die E-Mail-Domains der Berater ein, die nicht als externe Benutzer betrachtet werden sollen.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
💡 Sie können die Liste der Beraterdomains jederzeit aktualisieren.
Beim Einladen externer Teilnehmer mit Domains, die nicht mit den Domains der Administratoren oder Berater übereinstimmen, ändert sich der Projektstatus automatisch auf Live. In diesen Fällen erscheint während der Einladungen ein Informationsfeld, das die Administratoren über die Statusänderung und die Aktivierung der Abrechnung informiert.
Live-Phase
Dieser Status zeigt an, dass die Zusammenarbeit mit externen Teilnehmern begonnen hat und die Abrechnung aktiviert ist. Er wird aktiviert, wenn ein externer Benutzer eingeladen wird oder wenn ein Administrator den Status manuell ändert.
Während der Live-Phase:
Die vollständige Zusammenarbeit mit externen Benutzern ist aktiviert; Administratoren können mehrere Benutzergruppen einrichten und Dokumente teilen.
Administratoren können nur vor der Ausstellung der ersten Rechnung von Live zu Vorbereitung zurückkehren.
Projektaktivierung
Wenn Sie bereit sind, Ihr Projekt zu starten, gehen Sie zu Einstellungen und dann zur Projekt–Allgemein Registerkarte.
Navigieren Sie zum Aktivierungs-Abschnitt.
Klicken Sie auf Projekt starten.
Alternativ klicken Sie auf das Status-Dropdown und wählen Sie den Live-Status aus.
Zurück zur Vorbereitung
Möglicherweise müssen Sie Ihre Vorbereitungsphase erneut betreten. Wenn Sie sich in der Testphase befinden und von der unbegrenzten Vorbereitungsfunktion profitieren möchten, stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt in der Vorbereitungsphase bleibt. Wenn es Live ist, können Sie es im Status-Dropdown zurücksetzen, indem Sie den Vorbereitungs-Status auswählen. Während dieses Übergangs werden externe Benutzer deaktiviert, um die Zusammenarbeit zu verhindern, bis das Projekt reaktiviert wird.
⚠️ Es ist nur während der Testphase oder vor der Ausstellung der ersten Rechnung möglich, zur Vorbereitungsphase zurückzukehren. Wenn der Projektstart versehentlich erfolgt ist, wenden Sie sich bitte so früh wie möglich an Ihren Kundenbetreuer, um eine Abrechnung zu vermeiden.
Alle Teilnehmer mit Domains, die sich von den Administrator- oder Beraterdomains unterscheiden, werden deaktiviert, wenn sie in den Vorbereitungsstatus zurückkehren.
Wichtige Erkenntnisse
Kurz gesagt, Vorbereitung ist für die Einrichtung ohne externe Zusammenarbeit oder Abrechnung, während Live das Projekt für die volle Nutzung öffnet und die Abrechnung startet.
Vorbereitungsphase | Live-Phase | |
Verfügbarkeit | Nur während der Testphase oder unter Premier-Abonnement mit unbegrenzter Vorbereitungszeit enthalten | Standard für alle anderen Abonnementtypen |
Zweck | Interne Projekteinrichtung | Aktive Zusammenarbeit mit externen Teilnehmern |
Abrechnung | Nicht ausgelöst | Startet automatisch bei Statusänderung |
Zugriff | Nur interne Benutzer mit Admin-Domain oder Berater-Domains | Externe Benutzer können eingeladen werden und Zusammenarbeit |