Bei der Vorbereitung eines Projektstarts haben Sie möglicherweise bereits einen definierten Projektindex mit der gewünschten Ordnerstruktur, der erstellt werden soll.
Unsere Funktion zum Importieren von Ordnerstrukturen hilft dabei, automatisch Ordner in großen Mengen aus der angegebenen Excel-Datei zu erstellen, was Zeit bei der Einrichtung eines neuen Projekts spart.
ℹ️ Diese Funktion ist nur für Administratoren verfügbar.
Um zu beginnen, klicken Sie auf Ordnerstruktur importieren im +Neu Menü auf der Aktionsleiste oder der Dokumentenstartseite, wenn Ihr Projekt noch keine Dokumente hat.
💡 Um eine Ordnerstruktur zu importieren, müssen Sie zuerst die automatische Dokumentenindizierung aktivieren.
Wenn die automatische Indexierung nicht aktiviert ist, erhalten Sie ein Modal, das Sie fragt, ob Sie es einschalten möchten. Klicken Sie auf Aktivieren und gehen Sie zum nächsten Schritt.
1. Datei hochladen
Ziehen Sie Ihre XLSX-Datei mit dem Projektindex per Drag & Drop herein oder wählen Sie diese aus. Wenn Sie noch keine haben, können Sie unsere Vorlage herunterladen. Klicken Sie auf das Download-Symbol, um den Download der Vorlage zu starten.
Um Ihre XLSX-Datei erfolgreich zu verarbeiten, stellen Sie sicher, dass sie die folgenden Kriterien erfüllt:
Struktur ist indiziert
XLSX-Format
Weniger als 10 MB
Verwenden Sie nur Ziffern und Punkte für Ihren Index
Verwenden Sie nur eine Indexspalte, die Teilindizes enthält
Index und Name dürfen keine Symbole \ / : * ? " < > | enthalten
Im Falle von anderen ungewöhnlichen Problemen werden Sie entsprechend benachrichtigt.
2. Erkannte Struktur überprüfen
Nach erfolgreicher Verarbeitung Ihrer Datei, überprüfen Sie die Struktur und passen Sie automatisch erkannte Daten bei Bedarf an.
Verfügbare Einstellungen
Verfügbare Einstellungen hängen von Ihrer Dateistruktur und der Anwesenheit anderer Ordner im Projekt ab. Standardmäßig finden Sie die folgenden Einstellungen:
Index: Das System nimmt den Wert aus der ersten Zelle, die dem Indexmuster im ausgewählten Bereich entspricht.
💡 Das erste Blatt mit gültigen Daten wird verwendet. Wenn 2 oder mehr Blätter ausgewählt sind, führt das System die Indizes aus allen Listen zusammen. Damit dies erfolgreich ist, sollten die Spalten auf allen ausgewählten Blättern gleich sein.
Name: Wenn mehrere Spalten ausgewählt sind, wird der Name zu einem zusammengeführt; Werte aus verschiedenen Spalten werden durch Bindestriche getrennt.
In einen bestimmten Ordner importieren: den Index des ausgewählten Zielordners einbeziehen.
💡 In diesem Fall wird die Ordnerstruktur innerhalb des bereits im Projekt vorhandenen ausgewählten Ordners erstellt.
Index im Namen einbeziehen: Fügen Sie bei Bedarf Indizes zu den Ordnernamen hinzu. Nützlich, wenn Sie nicht planen, die automatische Dokumentenindizierung für Ihr Projekt zu verwenden. In diesem Fall werden die Dokumente alphabetisch nach dem im Namen enthaltenen Index sortiert.
💡 Wenn Sie zuvor Ordner in Ihrem Projekt erstellt und diese in großen Mengen umbenennen müssen, verwenden Sie die Option Ordner zusammenführen. In diesem Fall werden vorhandene Ordner nach ihren Indizes abgeglichen und neue Namen aus der Excel-Datei angewendet. Umbenannte Ordner werden zusätzlich in der Strukturvorschau markiert.
Duplikate
Wenn Ihre importierte Struktur Duplikate enthält, sehen Sie ein Modal mit drei Verarbeitungsoptionen:
Zusammenführen: Die Dateien und Indizes werden zusammengeführt.
Behalten Sie nur vorhandene: die vorhandene Datei bleibt.
Behalten Sie beide: Die neue Datei wird importiert und nummeriert.
3. Vorschau Ihrer Ordnerstruktur
In diesem Schritt erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die Ordnerstruktur, die in Ihrem Projekt erstellt wird.
💡 Ordnernamen dürfen die folgenden Symbole nicht enthalten: \ / : * ? " < > | und sie werden automatisch durch einen Bindestrich (-) ersetzt, wobei ein Warnsymbol angezeigt wird.
Außerdem muss jeder Ordner einen eindeutigen Index und Namen haben. Wenn Konflikte gefunden werden, sehen Sie entsprechende Fehlermeldungen unter jedem betroffenen Ordner.
In der Vorschau können Sie:
Benennen Sie sowohl bestehende als auch neue Ordner um.
Bearbeiten Sie den Index der importierten Ordner.
Rekonstruieren Sie den Index, um eventuelle Lücken im Index zu beseitigen.
Importierte Ordner löschen.
Nachdem Sie alles überprüft haben, klicken Sie auf Importieren und warten Sie, bis die Ordner erstellt und/oder umbenannt wurden. Normalerweise dauert dies nur wenige Augenblicke.
Wenn es Probleme gibt, werden Sie über eine Toaster-Nachricht informiert. Um Fehler zu korrigieren, klicken Sie auf die Aktion zur Fehlerbehebung innerhalb der Toaster-Nachricht. Dies bringt Sie zurück zum Vorschau-Schritt.
