Bei der Vorbereitung eines Projektstarts haben Sie möglicherweise bereits einen definierten Projektindex mit der gewünschten Ordnerstruktur, der erstellt werden soll.
Unsere Funktion zum Import von Ordnerstrukturen hilft dabei, Ordner automatisch in großen Mengen zu erstellen und spart Zeit bei der Einrichtung eines neuen Projekts.
ℹ️ Diese Funktion ist nur für Administratoren verfügbar.
Klicken Sie zum Einstieg im Aktionsbereich im Projektindex Menü auf Ordnerstruktur importieren.
💡 Um eine Ordnerstruktur zu importieren, müssen Sie zuerst die automatische Dokumentenindizierung aktivieren.
Wenn die automatische Indexierung nicht aktiviert ist, erhalten Sie ein Modal, das Sie fragt, ob Sie es einschalten möchten. Klicken Sie auf Aktivieren und gehen Sie zum nächsten Schritt.
Dann werden Sie gefragt, mit welcher Methode Sie Ihre Ordnerstruktur importieren möchten:
XLSX-Datei: Erstellen Sie eine Ordnerstruktur durch Importieren einer XLSX-Datei.
Ein weiteres Projekt: Eine Ordnerstruktur von einem bestehenden Projekt kopieren.
ℹ️ Sie können nur aus einem Projekt kopieren, für das Sie die Nutzungsbedingungen akzeptiert haben. Falls Sie diese Bedingungen noch nicht akzeptiert haben, werden Sie dazu aufgefordert, sie zu akzeptieren.
XLSX-Datei
Nach der Auswahl des Imports aus einer Excel-Datei werden Sie zu einer neuen Seite weitergeleitet.
Datei wird hochgeladen
Ziehen Sie Ihre XLSX-Datei mit dem Projektindex per Drag-and-drop hierher oder wählen Sie sie aus. Falls Sie noch keine haben, können Sie unsere Vorlage herunterladen. Klicken Sie auf das Download-Symbol, um die Vorlage herunterzuladen.
Um Ihre XLSX-Datei erfolgreich zu verarbeiten, stellen Sie sicher, dass sie die folgenden Kriterien erfüllt:
Struktur ist indiziert
XLSX-Format
Weniger als 10 MB
Verwenden Sie nur Ziffern und Punkte für Ihren Index
Verwenden Sie nur eine Indexspalte, die Teilindizes enthält
Index und Name dürfen keine Symbole enthalten: \ / : * ? " < > |
Im Falle von anderen ungewöhnlichen Problemen werden Sie entsprechend benachrichtigt.
Erkannte Struktur wird überprüft
Nach erfolgreicher Verarbeitung Ihrer Datei, überprüfen Sie die Struktur und passen Sie automatisch erkannte Daten bei Bedarf an.
Verfügbare Einstellungen
Verfügbare Einstellungen hängen von Ihrer Dateistruktur und der Anwesenheit anderer Ordner im Projekt ab. Standardmäßig finden Sie die folgenden Einstellungen:
Index: Das System nimmt den Wert aus der ersten Zelle, die dem Indexmuster im ausgewählten Bereich entspricht.
💡 Das erste Blatt mit gültigen Daten wird verwendet. Wenn 2 oder mehr Blätter ausgewählt sind, führt das System die Indizes aus allen Listen zusammen. Damit dies erfolgreich ist, sollten die Spalten auf allen ausgewählten Blättern gleich sein.
Name: Wenn mehrere Spalten ausgewählt sind, wird der Name zu einem zusammengeführt; Werte aus verschiedenen Spalten werden durch Bindestriche getrennt.
In einen bestimmten Ordner importieren: den Index des ausgewählten Zielordners einbeziehen.
💡 In diesem Fall wird die Ordnerstruktur innerhalb des bereits im Projekt vorhandenen ausgewählten Ordners erstellt.
Index in den Namen aufnehmen: Fügen Sie bei Bedarf Indizes zu den Ordnernamen hinzu. Nützlich, wenn Sie nicht vorhaben, die automatische Dokumentenindizierung für Ihr Projekt zu verwenden. In diesem Fall werden die Dokumente entsprechend dem im Namen enthaltenen Index alphabetisch sortiert.
💡 Wenn Sie zuvor Ordner in Ihrem Projekt erstellt haben und diese massenhaft umbenennen müssen, verwenden Sie die Option Ordner zusammenführen. In diesem Fall werden bestehende Ordner anhand ihrer Indizes zugeordnet, und die neuen Namen aus der Excel-Datei werden übernommen. Umbenannte Ordner werden zusätzlich in der Strukturvorschau markiert.
Duplikate
Wenn Ihre importierte Struktur Duplikate enthält, sehen Sie ein Modal mit drei Verarbeitungsoptionen:
Zusammenführen: Die Dateien und Indizes werden zusammengeführt.
Behalten Sie nur vorhandene: die vorhandene Datei bleibt.
Behalten Sie beide: Die neue Datei wird importiert und nummeriert.
Vorschau der Ordnerstruktur
In diesem Schritt erhalten Sie eine vollständige Übersicht über die Ordnerstruktur, die in Ihrem Projekt erstellt wird. Verwenden Sie die Filter in der oberen rechten Ecke, um Fehler und Warnungen zu überprüfen, falls vorhanden.
💡 Ordnernamen dürfen die folgenden Symbole nicht enthalten: \ / : * ? " < > | und werden automatisch durch einen Bindestrich (-) ersetzt, wobei ein Warnsymbol angezeigt wird. Außerdem muss jeder Ordner einen eindeutigen Index und Namen haben. Wenn Konflikte gefunden werden, sehen Sie entsprechende Fehlermeldungen unter jedem betroffenen Ordner.
In der Vorschau können Sie:
Benennen Sie sowohl bestehende als auch neue Ordner um.
Bearbeite den Index der importierten Ordner.
Rekonstruieren Sie den Index, um eventuelle Lücken im Index zu beseitigen.
Importierte Ordner löschen.
Sobald Sie alles überprüft haben, klicken Sie auf Erstellen und warten Sie, bis die Ordner erstellt und/oder umbenannt wurden. In der Regel dauert das nur wenige Augenblicke.
Wenn Probleme auftreten, werden Sie über eine Toast-Nachricht benachrichtigt. Um Fehler zu korrigieren, klicken Sie Fehler beheben innerhalb der Toast-Nachricht. Dadurch gelangen Sie zurück zum Vorschau-Schritt.
Ein weiteres Projekt
Bei der Auswahl dieser Importmethode werden Sie aufgefordert, das Quellprojekt und gegebenenfalls den Zielordner auszuwählen.
Quellprojekt
Wählen Sie das gewünschte Projekt aus der angezeigten Dropdown-Liste aus. Nach der Auswahl lädt das System die Struktur des Quellprojekts und Sie sehen diese auf dem Bildschirm unterhalb der Eingabe angezeigt.
Im Dropdown können Sie auch nach einem Projekt suchen, wenn Sie viele haben.
Ordner für Import
Um fortzufahren, wählen Sie die Ordner aus, die Sie importieren möchten. Sie können die gesamte Ordnerstruktur importieren, indem Sie das Projekt-Kontrollkästchen auswählen, oder nur bestimmte Ordner.
Zielordner
Sie können auswählen, wo Sie Ihre Struktur in Ihr Projekt importieren möchten. Wenn der Zielordner nicht ausgewählt ist, wird die Struktur im Stammordner erstellt.
Klicken Sie auf Weiter, um Ihre Struktur in der Vorschau anzuzeigen, bevor Sie importieren.
Fehlerbehebung
Sie können mit dem Import erst fortfahren, wenn alle Fehler behoben sind. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Probleme beheben, bevor Sie die Ordnerstruktur übermitteln. Durch Befolgen dieser Fehlerbehebungsanleitung können Sie häufige Probleme beim Ordnerimport lösen und sicherstellen, dass Ihre Ordnerstruktur in Ihrem Projekt ordnungsgemäß konfiguriert ist.
Häufige Fehler
Index wird bereits verwendet
Problem: Die von Ihnen angegebene Indexnummer ist bereits einem anderen Ordner zugewiesen.
Lösung: Wählen Sie eine eindeutige Indexnummer für jeden Ordner, um Konflikte zu vermeiden. Jeder Ordner in Ihrer Struktur muss seinen eigenen eindeutigen Index haben.
Kein übergeordneter Ordner gefunden
Problem: Ein Unterordner hat seinen übergeordneten Ordner verloren, was bedeutet, dass die Ordnerhierarchie beschädigt ist.
Lösung: Stellen Sie sicher, dass jeder Unterordner einem übergeordneten Ordner zugewiesen ist und dass die Indexnummer des übergeordneten Ordners korrekt angegeben ist.
Häufige Warnungen
Von altem Wert umbenannt
Problem: Der Ordnername wurde aufgrund von Konflikten oder fehlenden Daten automatisch umbenannt.
Lösung: Wenn der Ordnername fehlt oder ungültig ist, benennt das System ihn basierend auf dem angegebenen Index um. Sie können den Namen bei Bedarf manuell bearbeiten.
Ordnername fehlt, daher wird stattdessen der Index verwendet
Problem: Ein Ordnername ist leer, daher verwendet das System automatisch die Ordnerindexnummer als seinen Namen.
Lösung: Achte darauf, dass jeder Ordner einen aussagekräftigen Namen hat, um Verwechslungen zu vermeiden. Wenn kein Name angegeben ist, wird die Indexnummer als Standard verwendet.
Der Ordnername darf 255 Zeichen nicht überschreiten, daher wurde der überschüssige Teil automatisch abgeschnitten
Problem: Der Ordnername überschreitet die zulässige Zeichenbegrenzung.
Lösung: Kürzen Sie den Ordnernamen, damit er die 255-Zeichen-Grenze nicht überschreitet. Überzählige Zeichen werden automatisch abgeschnitten.
Ungültige Symbole entfernt
Problem: Der Ordnername enthält ungültige Zeichen, die im System nicht erlaubt sind, zum Beispiel Sonderzeichen.
Lösung: Das System ersetzt ungültige Zeichen automatisch durch Bindestriche (-). Überprüfen Sie Ihre Ordnernamen und entfernen Sie alle Zeichen, die Probleme verursachen könnten.
Beheben von Fehlern und Warnungen
Die Anzahl der Fehler und Warnungen wird unten auf der Seite angezeigt. Stellen Sie sicher, dass Sie diese überprüfen und alle Probleme beheben, bevor Sie mit dem Import fortfahren.
Sie können den Mauszeiger über das Tooltip neben einem Ordner bewegen, um weitere Details zum Fehler oder zur Warnung anzuzeigen. Dadurch erhalten Sie zusätzliche Informationen, die Ihnen bei der Behebung des Problems helfen.
Weitere Tipps
Ordner löschen
Sie können neu hinzugefügte Ordner löschen, einschließlich solcher mit Fehlern und Warnungen. Allerdings können vorhandene Ordner nicht gelöscht werden, sobald sie der Struktur hinzugefügt wurden.
Index wird neu erstellt
Wenn Sie auf Indexierungsprobleme stoßen, können Sie die Funktion Index neu erstellen verwenden. Dadurch wird die Ordnernummerierung automatisch korrigiert und die Reihenfolge wiederhergestellt.
⚠️ Der Neuaufbau des Indexes ist irreversibel. Wenn Sie Änderungen rückgängig machen müssen, müssen Sie zum vorherigen Schritt zurückkehren oder die Indizes manuell bearbeiten.