Die Funktion zur Massenumbenennung ermöglicht Administratoren, die gesamte Projektstruktur schnell und nahtlos umzubenennen. Durch die Umbenennung in einem einzigen Vorgang entfällt die Notwendigkeit, einzelne Dateien manuell umzubenennen, was die Produktivität steigert und das Fehlerrisiko reduziert. Außerdem werden alle Massenumbenennungsaktionen im Prüfprotokoll erfasst, was Transparenz und Nachverfolgbarkeit während des Umbenennungsprozesses gewährleistet.

ℹ️ Diese Funktion ist mit Premier- oder Enterprise-Abonnements verfügbar.

Um auf den Massenumbenennungsablauf zuzugreifen, klicke im oberen Panel auf Projektindex und wähle Massenumbenennung aus.

Administratoren können wählen, in zwei verschiedenen Modi zu bearbeiten:

Über Indexdatei
Über das Bearbeitungstool

Verwenden Sie den bereitgestellten Schalter, um den Modus auszuwählen, der am geeignetsten erscheint.

Über Indexdatei

Der Indexdatei-Workflow wird empfohlen, um große Mengen an Dateien und Ordnern effizient zu verarbeiten.

Indexdatei exportieren

Um loszulegen, exportieren Sie eine Indexdatei, die die gesamte Ordnerstruktur des Projekts enthält.

Im Excel-Template umbenennen

Geben Sie in der exportierten Vorlage die neuen Namen für die Ordner und Dateien in der Spalte Neuer Name ein.

⚠️ Alle anderen Angaben müssen mit Ihrem Projekt übereinstimmen, damit der Import erfolgreich ist. Benennen Sie nichts in der Spalte Aktueller Name um.

Damit die Datei von unserem System gelesen wird und keine Fehler erkannt werden, stellen Sie sicher, dass die in die Vorlage eingegebenen Inhalte die folgenden Regeln einhalten:

Maximale Länge des Dateinamens: 250 Zeichen
Maximale Länge des Ordnernamens: 255 Zeichen
Namen dürfen die Symbole \ / : * ? " < > | nicht enthalten

💡 Nur die Elemente, die einen neuen Namen in der Neuer Name -Spalte enthalten, werden berücksichtigt. Ist diese Spalte leer, behält die Datei/der Ordner den bestehenden Namen.

Importieren und prüfen

Sobald Sie die Indexdatei ausgefüllt haben, klicken Sie auf Datei auswählen oder ziehen Sie sie per Drag & Drop hinein.

Nachdem Sie die geänderte Indexdatei wieder in das Projekt importiert haben, können Sie die Änderungen überprüfen und freigeben. Alle Dateinamen sind aufgelistet, sodass Sie alles noch einmal gegenprüfen und eventuelle vom System markierte Probleme beheben können.

Große Importe

Wenn eine Indexdatei mit mehr als 3000 Dateien und Ordnern importiert wird, sieht der Administrator den folgenden Bildschirm. Dies liegt daran, dass ein großer Index möglicherweise länger benötigt, um alle Details zu importieren.

Um den Umbenennungsprozess zu starten, bestätigen Sie, indem Sie auf die Umbenennen-Schaltfläche klicken. Wenn der Prozess abgeschlossen ist, erhält der Administrator eine E‑Mail mit den Ergebnissen.

Über das Bearbeitungstool

Der Bearbeitungs-Tool-Workflow ist ideal, um eine kleinere Anzahl von Dateien/Ordnern mühelos umzubenennen.

Um das Bearbeitungstool zu öffnen, klicken Sie oben auf der Seite auf die entsprechende Option.

ℹ️ Massenumbenennung über das Bearbeitungstool ist nicht verfügbar, wenn Ihr Projekt mehr als 3000 Elemente enthält. Wenn Sie nur die Option sehen, über eine Indexdatei massenhaft umzubenennen, bedeutet das, dass Ihr Projekt dieses Limit überschritten hat. Sinkt die Anzahl der Elemente in Ihrem Projekt unter 3000, wird das Bearbeitungstool automatisch wieder verfügbar.

Sie können außerdem Fehler (rot) filtern, anzeigen und beheben, Warnungen (gelb) bei Bedarf anpassen und nur die Elemente überprüfen, die bearbeitet wurden.