Die Dokumentenveröffentlichungsfunktion ermöglicht es Administratoren, Dokumente zu überprüfen und zu schwärzen, bevor sie den Nutzern unabhängig von deren Berechtigungen zur Verfügung gestellt werden. Administratoren können außerdem Zugriffseinstellungen konfigurieren, um sicherzustellen, dass sensible Informationen geschützt sind. Neue Uploads bleiben standardmäßig unveröffentlicht, sodass eine Überprüfung und Anpassung vor der Verteilung möglich ist.
ℹ️ Verfügbar in den folgenden Abonnementplänen: Core, Premier, Enterprise und Pro ab 2024.
Aktivieren und Deaktivieren der Veröffentlichung
Diese Funktion ist in allen neuen Projekten standardmäßig deaktiviert. Um sie zu aktivieren und mit der Dokumentenveröffentlichung zu beginnen:
Gehen Sie zu Einstellungen → Projekt → Dokumente-Tab.
Klicken Sie auf den Schalter neben Veröffentlichung.
⚠️ Alle neuen Dokumente, die von Administratoren und Benutzern mit Upload- oder Verwaltungsberechtigungen nach Aktivierung der Funktion hochgeladen werden, sind dann standardmäßig nicht veröffentlicht.
Wenn Sie diese Funktion deaktivieren, werden alle unveröffentlichten Dokumente entsprechend den Berechtigungen für Projektteilnehmer sichtbar. Eine Bestätigungsnachricht erscheint, falls beim Deaktivieren der Funktion unveröffentlichte Dokumente vorhanden sind.
Veröffentlichen und Zurückziehen von Dokumenten
Wenn das Veröffentlichen im Projekt aktiviert ist:
Die Spalte Status erscheint im Tab "Dokumente" und zeigt an, ob die Datei oder der Ordner veröffentlicht ist oder nicht.
Nur Administratoren können Dokumente veröffentlichen oder zurückziehen und alle unveröffentlichten Dokumente sehen.
Benutzer mit Hochladen- oder Verwalten-Berechtigungen können nur ihre eigenen unveröffentlichten Dokumente sehen und behalten den Zugriff, es sei denn, ihre Berechtigung ist auf Kein Zugriff gesetzt.
Q&A-Anhänge werden standardmäßig veröffentlicht.
So veröffentlichen oder entfernen Sie die Veröffentlichung von Dokumenten:
Wählen Sie ein oder mehrere Elemente in der Dokumentenliste aus.
Klicken Sie im Kontextmenü oder in der oberen Leiste auf Veröffentlichen oder Veröffentlichung aufheben.
* Verfügbare Optionen hängen vom Status der ausgewählten Elemente ab.
Wenn Sie zum ersten Mal veröffentlichen, müssen Sie die Aktion im Modal-Fenster bestätigen. Sie können auf "Nicht mehr anzeigen" klicken, um zukünftige Bestätigungsaufforderungen zu vermeiden.
Sobald das Dokument veröffentlicht ist, wird es entsprechend den Benutzerberechtigungen verfügbar.
⚠️ Um ein Dokument in einem unveröffentlichten Ordner zu veröffentlichen, müssen Sie auch den übergeordneten Ordner veröffentlichen.
Schnellzugriff: Nicht veröffentlicht
Administratoren können auf alle unveröffentlichten Dokumente im speziellen Tab unter Schnellzugriff – Unveröffentlicht zugreifen und diese überprüfen.
Veröffentlichungsstatus vs. andere Funktionen
Verschieben oder Kopieren von Dokumenten:
Das Verschieben/Kopieren eines veröffentlichten Dokuments an einen unveröffentlichten Ort macht es unveröffentlicht.
Das Verschieben/Kopieren eines unveröffentlichten Dokuments an einen veröffentlichten Ort behält seinen Status bei.
Dokumente, die in ein anderes Projekt kopiert werden, sind immer unveröffentlicht.
Dokumentversionierung: Das Hinzufügen einer neuen Version oder das Wiederherstellen einer vorherigen Version behält den Veröffentlichungsstatus des Dokuments bei.
Freigabe über externen Link: Unveröffentlichte Dokumente können nicht extern geteilt werden.
Papierkorb: wiederhergestellte Dokumente sind immer unveröffentlicht.