Die Funktion zur Dokumentenveröffentlichung ermöglicht es Administratoren, Dokumente zu überprüfen und zu redigieren, bevor sie den Benutzern zur Verfügung gestellt werden, unabhängig von deren Berechtigungen. Administratoren können auch Zugriffseinstellungen konfigurieren, um sicherzustellen, dass sensible Informationen geschützt sind. Neue Uploads bleiben standardmäßig unveröffentlicht, sodass Überprüfungen und Anpassungen vor der Verteilung möglich sind.
ℹ️ Verfügbar in den folgenden Abonnementplänen: Core, Premier, Enterprise und Pro ab 2024.
Aktivieren und Deaktivieren der Veröffentlichung
Diese Funktion ist standardmäßig in allen neuen Projekten deaktiviert. Um die Dokumentenveröffentlichung zu aktivieren und zu nutzen:
Gehen Sie zu Einstellungen → Projekt → Dokumente-Registerkarte.
Klicken Sie auf den Schalter neben Veröffentlichung.
⚠️ Alle neuen Dokumente, die von Administratoren und Benutzern mit Hochladen oder Verwalten Berechtigungen hochgeladen werden, sind nach dem Einschalten der Funktion standardmäßig unveröffentlicht.
Das Deaktivieren dieser Funktion wird alle unveröffentlichten Dokumente für Projektteilnehmer entsprechend ihrer Berechtigungen sichtbar machen. Eine Bestätigungsnachricht wird angezeigt, wenn es unveröffentlichte Dokumente gibt, wenn die Funktion deaktiviert wird.
Veröffentlichen und Zurückziehen von Dokumenten
Wenn die Veröffentlichung im Projekt aktiviert ist:
Die Status-Spalte erscheint im Dokumente-Tab und zeigt an, ob die Datei oder der Ordner veröffentlicht ist oder nicht.
Nur Administratoren können Dokumente veröffentlichen oder zurückziehen und alle unveröffentlichten Dokumente sehen.
Benutzer mit Hochladen oder Verwalten Berechtigungen können nur ihre eigenen unveröffentlichten Dokumente anzeigen und behalten den Zugriff, es sei denn, ihre Berechtigung ist auf Kein Zugriff gesetzt.
Q&A-Anhänge werden standardmäßig veröffentlicht.
Dokumente veröffentlichen oder die Veröffentlichung rückgängig machen:
Wählen Sie ein oder mehrere Elemente in der Dokumentenliste aus.
Klicken Sie im Kontextmenü oder in der oberen Leiste auf Veröffentlichen oder Veröffentlichung aufheben.
* Verfügbare Optionen hängen von den Status der ausgewählten Elemente ab.
Beim erstmaligen Veröffentlichen müssen Sie die Aktion im Modal-Fenster bestätigen. Sie können auf "Nicht mehr anzeigen" klicken, um zukünftige Bestätigungsaufforderungen zu vermeiden.
Sobald das Dokument veröffentlicht ist, wird es basierend auf den Benutzerberechtigungen verfügbar.
⚠️ Um ein Dokument in einem unveröffentlichten Ordner zu veröffentlichen, müssen Sie auch den übergeordneten Ordner veröffentlichen.
Schneller Zugriff: Unveröffentlicht
Administratoren können auf alle unveröffentlichten Dokumente im speziellen Tab unter Schnellzugriff – Unveröffentlicht zugreifen und diese überprüfen.
Veröffentlichungsstatus vs. andere Funktionen
Dokumente verschieben oder kopieren:
Das Verschieben/Kopieren eines veröffentlichten Dokuments an einen unveröffentlichten Ort macht es unveröffentlicht.
Das Verschieben/Kopieren eines unveröffentlichten Dokuments an einen veröffentlichten Ort behält seinen Status bei.
Dokumente, die in ein anderes Projekt kopiert werden, sind immer unveröffentlicht.
Dokumentversionierung: Das Hinzufügen einer neuen Version oder das Wiederherstellen einer vorherigen Version behält den Veröffentlichungsstatus des Dokuments bei.
Teilen über externen Link: unveröffentlichte Dokumente können nicht extern geteilt werden.
Papierkorb: wiederhergestellte Dokumente sind immer unveröffentlicht.