Die Dokumente Registerkarte innerhalb der Projekteinstellungen ermöglicht es Administratoren, dokumentbezogene Präferenzen für ihre Projekte zu konfigurieren. Um auf die Dokumenteneinstellungen zuzugreifen:
Gehen Sie zu Einstellungen – Projekt.
Klicken Sie auf Dokumente.
In diesem Tab können Projektadministratoren die folgenden Funktionen aktivieren oder deaktivieren (ein-/ausschalten):
Automatische Indizierung: steuern Sie, ob Dateien und Ordner numerisch indiziert oder alphabetisch sortiert werden.
Versionierung: Hochladen, Speichern und Verfolgen von Dokumentversionen für nahtlose Zusammenarbeit.
Veröffentlichung: Überprüfen, schwärzen und Berechtigungen verwalten, bevor Dokumente veröffentlicht und den Projektteilnehmern zur Verfügung gestellt werden.
Automatische indexering van documenten
Die automatische Indizierung bestimmt, wie hochgeladene Ordner und Dokumente in Ihrem Projekt strukturiert werden, und ist standardmäßig aktiviert.
Wenn aktiviert:
Ordner und Dokumente werden automatisch mit fortlaufenden Nummern versehen.
Dateien können durch manuelles Bearbeiten ihres Indexes oder durch Ziehen und Ablegen neu geordnet werden.
Wenn deaktiviert:
Ordner und Dokumente werden standardmäßig alphabetisch sortiert (0–9, A–Z).
Eine Neuanordnung innerhalb der Struktur ist nicht möglich.
💡 Wenn Sie die automatische Indizierung deaktivieren und später wieder aktivieren, wird die ursprüngliche Reihenfolge der Dateien und Ordner wiederhergestellt.
Dokumentenversionierung
Dokumentversionierung ist standardmäßig aktiviert, um Ihre Dokumentenverwaltungs-Workflows zu verbessern.
Mit dieser Funktion erhalten Projektadministratoren:
Flexibilität und vollständige Kontrolle über die Versionshistorie von Dokumenten.
Nahtlose Zusammenarbeit an präziser und aktueller Dokumentation.
Effizientes Speichermanagement ohne zusätzliche Kosten für vorherige Versionen.
⚠️ Wenn Sie die Dokumentenversionierung deaktivieren, werden alle vorherigen Dokumentversionen unwiderruflich gelöscht, wobei nur die aktuellen Versionen erhalten bleiben.
Dokumentenveröffentlichung
Dokumentenveröffentlichung ist standardmäßig deaktiviert. Das Aktivieren der Veröffentlichung fügt einen Überprüfungsschritt hinzu, um die Dokumentensicherheit zu erhöhen, bevor sie den Projektteilnehmern zur Verfügung gestellt werden.
Wenn aktiviert:
Alle neuen Dokumenten-Uploads sind standardmäßig unveröffentlicht.
Dokumente müssen von Projektadministratoren überprüft und veröffentlicht werden, wodurch sie bei Bedarf:
Redigieren Sie alle sensiblen Inhalte.
Überprüfen und passen Sie die Dokumentberechtigungen an.
Laden Sie eine aktuelle Version hoch.
Dokumentname, Speicherort, Etiketten usw. ändern.
⚠️ Wenn Sie die Veröffentlichung aktivieren und später wieder deaktivieren, werden alle unveröffentlichten Dokumente für die Projektteilnehmer entsprechend ihren Berechtigungen sichtbar.