Die Dokumentenversionierung verbessert Ihr Dokumentenmanagement, indem sie Flexibilität, volle Kontrolle über die Versionshistorie und eine effiziente Speicherverwaltung ohne zusätzliche Kosten bietet. Dies gewährleistet eine nahtlose Zusammenarbeit und erhöhte Transparenz, sodass Sie in Ihrem Projekt stets aktuelle und korrekte Dokumente pflegen können.
💡Nur die aktuelle Dokumentversion wird auf Ihren gesamten Speicherplatz angerechnet – frühere Versionen werden ohne zusätzliche Kosten gespeichert.
Die Dokumentenversionierung ist standardmäßig aktiviert. Projektadministratoren können sie in den Dokumenteneinstellungen deaktivieren.
Neue Versionen hochladen
Unser System unterstützt die Dokumentversionierung für die folgenden Dateiformate:
PDF | TXT | DOC | DOCX | XLS | CSV | XLSX | XLSM | PPT | PPTX | RTF | HTM | HTML | XML | JPG | JPEG | JPE | GIF | BMP | PNG | SVG | TIF | TIFF | DWG
So laden Sie eine neue Version hoch:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument, das Sie aktualisieren möchten.
Wählen Sie Bearbeiten aus dem Kontextmenü aus.
Wählen Sie Neue Version hochladen aus dem Dropdown-Menü aus.
Wählen Sie das neue Dokument von Ihrem lokalen Gerät aus und fahren Sie mit dem Hochladen fort.
Sobald eine neue Version hinzugefügt wird, erscheint neben dem Dokument ein visueller Indikator, der die Anzahl aller zugehörigen Versionen anzeigt.
Sie können bis zu 50 Versionen zu einem Dokument hochladen.
💡 Nur Administratoren und Teilnehmer mit der Berechtigung Berechtigungen verwalten können Dokumentversionen hochladen, anzeigen, herunterladen und wiederherstellen.
Versionsverlauf anzeigen
Sie können die Versionshistorie ganz einfach verfolgen, indem Sie auf das Versionszähler-Symbol neben einem Dokument klicken. Dort sehen Sie die vollständige Versionshistorie, einschließlich:
Autor
Datum des Hochladens
Dateigröße
💡 Teilnehmer mit Upload- und niedrigeren Berechtigungen können nur auf die aktuelle Version zugreifen und frühere Versionen nicht einsehen.
Versionen verwalten
Um Dokumentversionen zu verwalten, öffnen Sie den Versionsverlauf-Modus, indem Sie auf das Versionsanzeige-Symbol neben einem Dokument klicken. Wählen Sie eine Version aus und klicken Sie auf die drei Punkte, um folgende Aktionen durchzuführen:
Ansicht
Herunterladen
Aktuell machen (Sie können jederzeit zu einer früheren Version zurückkehren, indem Sie diese Option auswählen)
Löschen (Versionen, die aus dem Verlauf gelöscht wurden, können nicht wiederhergestellt werden)
💡Nur Administratoren und Teilnehmer mit der Berechtigung „Verwalten“ können frühere Versionen löschen.
Die aktuelle Version kann im Modus "Versionsverlauf" nicht gelöscht werden. Wenn Sie die aktuelle Version löschen möchten, verlassen Sie den Modus "Versionsverlauf" und löschen Sie das Dokument. Wenn Sie sich entscheiden, das Dokument aus dem Papierkorb wiederherzustellen, werden alle zugehörigen Versionen wiederhergestellt.
Änderungen nachverfolgen
Ein automatischer Prüfpfad erfasst alle Versionsänderungen. Sie können diese Änderungen im Aktivitätsprotokoll nachverfolgen, indem Sie die folgenden Aktionsfilter anwenden:
Neue Version wird hinzugefügt
Versionslöschung
Wiederherstellung der vorherigen Version
Benachrichtigungen
Sie werden über neu hochgeladene Versionen entsprechend Ihren E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen informiert.