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Alle Projektteilnehmer werden in Gruppen eingeladen. Die Gruppeneinstellungen legen ihre Rollen, den Zugriff auf Funktionen, Dokumentberechtigungen und weitere Einstellungen fest.
💡 Nur Projektadministratoren können neue Gruppen erstellen und deren Einstellungen festlegen.
Um eine Gruppe zu erstellen, gehen Sie zur Registerkarte Teilnehmer, klicken Sie oben im Bedienfeld auf Gruppe erstellen und folgen Sie den unten beschriebenen Schritten.
Funktionsberechtigungen
Im allerersten Schritt müssen Sie:
Einen eindeutigen Gruppennamen eingeben.
Eine der verfügbaren Rollen mit den entsprechenden Funktionsberechtigungen auswählen:
Administrator: kann auf alle Dokumente und Projektfunktionen zugreifen.
Benutzer: kann auf freigegebene Dokumente und eigene Aktivitäten zugreifen. Optional kann er berechtigt werden, Benutzer und Aktivitäten der eigenen Gruppe einzusehen.
Benutzerdefiniert: kann auf freigegebene Dokumente und Funktionen zugreifen. Optional kann er berechtigt werden, Benutzer und Berechtigungen zu verwalten sowie Aktivitäten der ausgewählten Gruppen einzusehen.
Klicken Sie anschließend auf Weiter.
Dokumentberechtigungen
Dieser Schritt wird nur für die Rollen Benutzer und Benutzerdefiniert angezeigt. Dokumentberechtigungen werden für die Rolle Administrator übersprungen, da diese standardmäßig vollen Zugriff auf alle Dokumente hat.
Hier können Sie granulare Berechtigungen für Teilnehmer dieser Gruppe für den Zugriff auf Ihre Projektdokumente einrichten.
Standardmäßig ist der Zugriff auf alle Dokumente auf Kein Zugriff festgelegt.
Berechtigungen von einer anderen Gruppe kopieren
Bei der Gruppenerstellung können Sie auch Berechtigungen von einer anderen Nicht-Administratorgruppe kopieren, sofern im Projekt vorhanden.
Die Berechtigungen der ausgewählten Gruppe werden für Ihre neue Gruppe voreingestellt, und Sie können sie bei Bedarf bearbeiten. Diese Funktion kann nützlich sein, wenn Sie mehrere Gruppen einrichten, die denselben Zugriffsgrad auf gemeinsame Dokumentensätze benötigen, mit Ausnahme bestimmter Dateien oder Ordner.
Klicken Sie anschließend auf Weiter.
Projektzugriff
Hier finden Sie Einstellungen für:
Projektzugriff
Entscheiden Sie, wann Teilnehmer der Gruppe auf das Projekt zugreifen können.
Zugriff aktivieren oder einschränken
Verwenden Sie den Schalter, um den Zugriffsstatus der Gruppe festzulegen:
Ein — Teilnehmer haben Zugriff auf das Projekt
Aus — Teilnehmer haben keinen Zugriff
Wenn der Zugriff deaktiviert ist, können Teilnehmer das Projekt erst öffnen, wenn er wieder aktiviert wird.
Zugriffsdaten festlegen
Wenn der Zugriff aktiviert ist, können Sie optional festlegen, wann er beginnt und endet, indem Sie auf das Stiftsymbol neben den Daten Start und Ende klicken.
Startdatum
Standardmäßig beginnt der Zugriff sofort
Sie können über den Kalender ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit auswählen
Das Startdatum kann nicht in der Vergangenheit liegen
Enddatum
Standardmäßig ist kein Enddatum festgelegt (der Zugriff bleibt aktiv, solange das Projekt aktiv ist)
Sie können:
Eine vordefinierte Dauer auswählen (14, 30 oder 60 Tage)
Ein individuelles Datum und eine individuelle Uhrzeit festlegen
Wenn ein Enddatum festgelegt ist, wird der Zugriff bei Erreichen automatisch entzogen.
Sie können die Zugriffseinstellungen jederzeit beim Bearbeiten der Gruppe aktualisieren.
Zusätzlich können Sie einrichten:
2-Schritt-Verifizierung: Benutzer müssen ihre Identität bei der Anmeldung an Ihrem Projekt mit einem zweiten Faktor verifizieren.
Zulässige IP-Adressen: Geben Sie die zutreffenden IP-Adressen oder -Bereiche an, um den Zugriff auf das Projekt zu erlauben. Nach der Aktivierung geben Sie einfach eine IP-Adresse oder einen Bereich pro Zeile in das Textfeld ein.
Teilnehmer
Geben Sie einfach die erforderlichen E-Mail-Adressen ein und wählen Sie die Einladungssprache aus der Liste aus.
Dieser Schritt ist optional, sodass Sie auch später Teilnehmer einladen können.
💡 Wenn ein Benutzer bereits bei Ideals registriert ist, werden die Einladungen in seiner bevorzugten Sprache gesendet, unabhängig von der bei der Einladung ausgewählten Sprache.
Klicken Sie auf Erstellen, um die Gruppeneinrichtung abzuschließen.
Jederzeit nach der Gruppenerstellung können Sie die Gruppeneinstellungen bearbeiten, neue Teilnehmer hinzufügen sowie bestimmte Teilnehmer löschen oder deaktivieren.