Alle Projektteilnehmer werden in Gruppen eingeladen. Die Gruppeneinstellungen definieren ihre Rollen, den Zugang zu Funktionen, Dokumentberechtigungen und andere Einstellungen.
💡 Nur Projektadministratoren können neue Gruppen erstellen und deren Einstellungen definieren.
Um eine Gruppe zu erstellen, klicken Sie auf Hinzufügen in der oberen Leiste, wählen Sie Gruppe aus und folgen Sie den unten beschriebenen Schritten.
Funktionsberechtigungen
Im ersten Schritt müssen Sie:
Einen eindeutigen Gruppennamen eingeben.
Eine der verfügbaren Rollen mit entsprechenden Funktionsberechtigungen auswählen:
Administrator: kann auf alle Dokumente und Projektfeatures zugreifen.
Benutzer: kann auf erlaubte Dokumente und eigene Aktivitäten zugreifen. Optional kann er berechtigt sein, Benutzer und Aktivitäten ihrer eigenen Gruppe einzusehen.
Benutzerdefiniert: kann auf erlaubte Dokumente und Funktionen zugreifen. Optional kann er berechtigt sein, Benutzer und Berechtigungen zu verwalten und die Aktivitäten der ausgewählten Gruppen einzusehen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter.
Dokumentberechtigungen
Dieser Schritt wird nur für Benutzer- und benutzerdefinierte Rollen angezeigt. Dokumentberechtigungen werden für die Administratorrolle übersprungen, da sie standardmäßig vollen Zugriff auf alle Dokumente haben.
Hier können Sie granulare Berechtigungen für Teilnehmer innerhalb dieser Gruppe einrichten, die auf Ihre Projektdokumente zugreifen.
Standardmäßig ist der Zugriff auf alle Dokumente auf Kein Zugriff eingestellt.
Berechtigungen von einer anderen Gruppe kopieren
Während der Gruppenerstellung können Sie auch Berechtigungen von einer anderen nicht-administrativen Gruppe kopieren, wenn solche im Projekt vorhanden sind.
Die Berechtigungen der ausgewählten Gruppe werden für Ihre neue Gruppe voreingestellt, und Sie können sie nach Bedarf bearbeiten. Diese Funktion kann nützlich sein, wenn mehrere Gruppen eingerichtet werden müssen, die den gleichen Zugriffslevel auf gemeinsame Dokumentensätze haben sollen, mit Ausnahme bestimmter Dateien oder Ordner.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter.
Sicherheitseinstellungen
Hier finden Sie Einstellungen für:
Projektzugang: Entscheiden Sie, wann die Gruppe auf Ihr Projekt zugreifen kann.
Unbegrenzt: Die Gruppe wird im aktiven Status erstellt. Einladungen werden versendet, sobald Teilnehmer hinzugefügt werden.
Deaktiviert: Die Gruppe wird im deaktivierten Status erstellt. Teilnehmer erhalten keine Einladungen, bis diese Gruppe aktiviert wird.
Spezifische Daten: Abhängig vom Startdatum wird die Gruppe entweder sofort oder zum angegebenen Datum und Uhrzeit aktiviert. Sie können optional ein Enddatum festlegen, so dass die Gruppe mit allen ihren Teilnehmern automatisch deaktiviert wird, wenn dies erforderlich ist.
2-Schritt-Verifizierung: Benutzer müssen ihre Identität mit einem zweiten Faktor bestätigen, wenn sie sich in Ihr Projekt einloggen.
Erlaubte IP-Adressen: Geben Sie die anwendbaren IP-Adressen oder Bereiche an, um den Zugriff auf das Projekt zu ermöglichen. Sobald diese Funktion aktiviert ist, geben Sie einfach eine IP-Adresse oder einen Bereich pro Zeile in das Textfeld ein.
Teilnehmer
Geben Sie einfach die erforderlichen E-Mail-Adressen ein und wählen Sie die Einladungssprache aus der Liste aus.
Dieser Schritt ist optional, so dass Sie sich dafür entscheiden können, die Teilnehmer später einzuladen.
💡 Wenn ein Benutzer bereits bei iDeals registriert ist, werden die Einladungen in seiner bevorzugten Sprache versendet, unabhängig von der ausgewählten Sprache während der Einladung.
Klicken Sie auf Erstellen, um die Gruppeneinrichtung abzuschließen.
Jederzeit nach der Gruppenerstellung können Sie Gruppeneinstellungen bearbeiten, neue Teilnehmer hinzufügen zu ihnen, spezifische Teilnehmer löschen oder deaktivieren.