Im Teilnehmer-Tab können Sie Benutzer zu einer bestehenden oder neuen Gruppe einladen.
Wenn Sie noch keine Gruppen haben, können Sie Gruppen erstellen bevor Sie Teilnehmer einladen oder eine während des Hinzufügens von Teilnehmern erstellen.
💡 Teilnehmer können jederzeit nur einer Gruppe angehören. Wenn Sie die Gruppe ändern möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Teilnehmer und klicken Sie auf Zur Gruppe verschieben.
Einladen von einzelnen oder mehreren Benutzern
Um Teilnehmer hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen in der oberen Leiste, wählen Sie Teilnehmer aus und folgen Sie den unten beschriebenen Schritten.
Sie können auch Teilnehmer zu einer bestimmten Gruppe hinzufügen, indem Sie die Inline-Schaltfläche neben jeder Gruppe oder aus dem Kontextmenü der Zielgruppe verwenden - Teilnehmer hinzufügen.
Allgemein
Geben Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein.
Wählen Sie eine der vorhandenen Gruppen aus oder erstellen Sie eine neue.
Wenn Sie sich für die Erstellung einer neuen Gruppe entscheiden, müssen Sie auch Funktions- und Dokumentberechtigungen definieren.Wählen Sie die Einladungssprache aus.
Richten Sie E-Mail-Benachrichtigungen über neue Dokumente ein.
💡 Beachten Sie, dass alle Teilnehmer ihre bevorzugte Sprache und Benachrichtigungseinstellungen jederzeit selbst ändern können.
Sicherheit
Hier müssen Sie die folgenden Sicherheitseinstellungen definieren:
Projektzugriff: Entscheiden Sie, wann Teilnehmer auf Ihr Projekt zugreifen können.
Unbegrenzt: Einladungen werden versendet, sobald Teilnehmer hinzugefügt werden.
Deaktiviert: Teilnehmer erhalten keine Einladungen, bis sie aktiviert sind.
Spezifische Daten: Abhängig vom Startdatum werden die Teilnehmer entweder sofort oder zum angegebenen Datum und Uhrzeit aktiviert. Sie können optional ein Enddatum festlegen, so dass diese Teilnehmer bei Bedarf automatisch deaktiviert werden.
2-Stufen-Verifizierung: Benutzer müssen ihre Identität mit einem zweiten Faktor bestätigen, wenn sie sich in Ihr Projekt einloggen.
Erlaubte IP-Adressen: Geben Sie die zutreffenden IP-Adressen oder Bereiche an, um den Zugriff auf das Projekt zu ermöglichen. Sobald aktiviert, geben Sie einfach eine IP-Adresse oder einen Bereich pro Zeile in das Textfeld ein.
Fragen und Antworten
Wenn Fragen und Antworten aktiviert sind im Projekt, haben Sie einen zusätzlichen Schritt während der Einladung von Teilnehmern. Hier können Sie die Rolle und Benachrichtigungen über die neue Aktivität der Teilnehmer in Fragen und Antworten definieren.
💡 Die Einstellungen für Fragen und Antworten gelten für jeden Teilnehmer, der im ersten Schritt hinzugefügt wurde, nicht auf Gruppenebene.
Teilnehmer in großen Mengen hinzufügen
Wir empfehlen diese Funktion zu verwenden, wenn Sie große Mengen von Teilnehmern auf einmal zu mehreren Gruppen hinzufügen möchten.
Um Teilnehmer in großen Mengen hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen – Teilnehmer in großen Mengen.
💡 Sie müssen Ihre Gruppen erstellen, bevor Sie diese Funktion nutzen können.
Nach dem Klicken bietet die Funktion Anweisungen, wie Sie vorgehen sollen:
Eine Vorlage erhalten: Laden Sie die Vorlage von diesem Bulk-Einladungsbildschirm herunter.
Vorlage ausfüllen: Öffnen Sie die Datei und bearbeiten Sie sie nach Bedarf, siehe unten für weitere Details.
Datei importieren: Sobald Sie fertig sind, speichern Sie die Datei, ziehen Sie sie per Drag-and-Drop oder laden Sie sie hoch.
Bearbeiten der Vorlage für Masseneinladungen
Sobald Sie die Vorlage geöffnet haben, geben Sie die Details der Teilnehmer in die entsprechenden Spalten ein.
Um die Datei erfolgreich zu importieren, stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Richtlinien befolgen:
Email und Gruppe, mit einem *, sind erforderlich. Die Gruppennamen müssen mit denen in Ihrem Projekt übereinstimmen.
Wir empfehlen Ihnen, die Gruppennamen aus der Dropdown-Liste auszuwählen, da sie aus Ihrem Projekt exportiert wurden und daher übereinstimmen.
Telefonnummern müssen nur Ziffern enthalten und sollten im internationalen Format vorliegen, z.B. +441234567890.
Datei importieren
Sobald die Datei wie erforderlich bearbeitet und gespeichert wurde, kann sie per Drag-and-Drop oder über die Schaltfläche Datei auswählen importiert werden.
Nach dem Import der Datei und vor der Einladung selbst werden alle potenziellen Teilnehmer aufgelistet.
Alle aufgelisteten Felder können bearbeitet werden.
Fehler (rot) werden gekennzeichnet und verhindern, dass Einladungen versendet werden.
Warnungen (gelb) werden gekennzeichnet, um auf ein kleines Problem hinzuweisen, das möglicherweise behoben werden muss.
Die E-Mails und Gruppen sind aus der Vorlage vorausgefüllt, zusammen mit weiteren Informationen, wie Vor- und Nachname, Firma, Jobtitel usw. Administratoren können die beabsichtigten Einladungsempfänger überprüfen, Fehler beheben und Einladungen bestätigen.