Es sind mehrere Arten von Berichten im System verfügbar. Sie haben die Möglichkeit, einen beliebigen Zeitraum zu wählen und den aggregierten Bericht für jeden Berichtstyp zu exportieren.
Wir empfehlen Ihnen, die Berichte Gruppenübersicht, Ordnerzugriff, Dateien und Ordner, Gruppen und Benutzer und Q&A-Aktivitäten zu verwenden, um die Aktivität im Datenraum in der visuellen Form von Diagrammen, Schemata und Tabellen auszuwerten. Erweiterte benutzerdefinierte Berichte stellen die Berichte Aktionsverlauf und Datennutzung dar.
Die Gruppenübersicht zeigt Ihnen die Tabellen für jede Gruppe mit allgemeinen Informationen zur Aktivität im Datenraum: eingeladene Benutzer, angemeldete Benutzer, erlaubte Dokumente und Zugriffe, Anzahl der veröffentlichten Fragen.
Nennt Gesamtzahlen für eingeladene und angemeldete Benutzer und die Anzahl der verfügbaren Dokumentenzugriffe jeder Benutzergruppe.
Sie können die gewünschten Gruppen für den Bericht auf der linken Seite wählen.
Der voreingestellte Filterzeitraum in „Gruppenübersicht“ lautet „Letzte 30 Tage“. In anderen Berichten ist der Filterzeitraum „Die ganze Zeit“ voreingestellt.
Der Ordnerzugriff zeigt Ihnen, welche Investoren die aktivsten sind und woran sie interessiert sind. Ihnen wird der prozentuale Anteil der Dokumente in den Ordnern, auf die zugegriffen wurde, im Vergleich zur Gesamtanzahl der Dokumente angezeigt.
Zeigt für die einzelnen Gruppen (mindestens 1 Benutzer in der Gruppe) den prozentualen Anteil der Dokumente an im Vergleich zu denjenigen im Datenraumbereich, auf die zugegriffen wurde.
Sie können die Ergebnisse auf verschiedene Weise filtern:
- Wenn Sie auf irgendeinen Ordner im Dokumentenbaum auf der linken Seite klicken, können Sie die zugehörige Statistik anschauen.
- Sie können die Ergebnisse nach „Zeitraum“, „Gruppen“ oder „Aktion“ filtern.
Die folgenden Aktionsparameter sind in der Zählung enthalten: Alle Aktionen, Dateiansicht, Herunterladen verschlüsselter Dateien, Herunterladen von PDF-Dateien, Herunterladen von Originaldateien und Drucken von Dateien.
Dateien und Ordner geben die Anzahl von Aktionen wieder, die in Bezug auf separate Dateien und Ordner im Raum durchgeführt wurden:
Für jede Datei oder jeden Ordner gibt es ein Kontextmenü mit zwei Optionen:
- Verlauf anzeigen (zeigt einen ausführlichen Bericht zu Ereignissen für eine bestimmte Datei in chronologischer Reihenfolge an),
- Übergeordneten Ordner öffnen (öffnet das Verzeichnis eines Dokuments im Dokumentenabschnitt des VDR).
Sie können die Ergebnisse nach „Zeitraum“, „Autor“ (Benutzer oder eine gesamte Benutzergruppe) oder „Aktion“ filtern.
Folgende Aktionsparameter sind in der Zählung enthalten: Alle Aktionen, Dateiansicht, Herunterladen verschlüsselter Dateien, Herunterladen von PDF-Dateien, Herunterladen von Originaldateien und Drucken von Dateien.
Der Bericht Gruppen und Benutzer nennt die Anzahl der Aktionen für separate Gruppen und Benutzer einschließlich der Anzahl von Aktionen und der gesamten verbrachten Zeit im Datenraum. Wählen Sie die Gruppe oder den Benutzer in der Liste, um sich die Statistik anzusehen.
Sie können die Ergebnisse nach „Zeitraum“ und „Aktion“ filtern.
Beachten Sie bitte, dass die folgenden Aktionsparameter in der Zählung enthalten sind: Alle Aktionen, Dateiansicht, Herunterladen verschlüsselter Dateien, Herunterladen von PDF-Dateien, Herunterladen von Originaldateien, Drucken von Dateien und Verbrachte Zeit.
Der Bericht Q&A-Aktivitäten gibt die Diagramme mit der Anzahl der Threads, Beiträge und Anhänge einer bestimmten Gruppe wieder, die Sie für Ihren Bericht auf der linken Bildschirmseite manuell wählen können. In der Voreinstellung zeigt diese Grafik einen Bericht über die Aktivität der Benutzergruppen.
Beachten Sie, dass Sie Q&A-Koordinatoren von der Zählung ausschließen können, indem Sie auf die entsprechende Filterschaltfläche neben der Schaltfläche „Zeitraum“ klicken.
Aktionsverlauf dient der Nachverfolgung der Aktionen spezifischer Benutzer oder der Aktionsgruppen mit ausführlichen Informationen.
Es gibt 4 Optionen zum Ansehen der Ereignisse in Abhängigkeit von der Art des Ereignisses, an dem Sie interessiert sind: Über Dateien und Ordner, Über Benutzer und Gruppen, Über Berechtigungen, Alle Aktionen.
„Über Dateien und Ordner“ zeigt die mit Dateien/Ordnern durchgeführten Aktionen an, mit der Möglichkeit, die Daten nach bestimmten Ordnern/Dateien zu filtern (zu wählen aus dem Baum auf der linken Seite). Sie können Filter anwenden, um die Berichte anzuordnen: Zeitraum, Aktion, Gruppen, Benutzer (nur aktiv, wenn die Gruppe bereits gewählt ist).
Um die Details anzuzeigen, führen Sie den Mauszeiger über das Symbol „...“
„Über Benutzer und Gruppen“ zeigt die durchgeführten benutzer- bzw. gruppenbezogenen Aktionen an mit der Möglichkeit, die Daten nach bestimmten Ordnern/Dateien zu filtern (zu wählen aus der Liste auf der linken Seite) und nach Zeitraum, Aktion, Gruppen und Benutzern (nur aktiv, wenn die Gruppe bereits gewählt ist).
Benutzer in der Liste „Gruppen und Benutzer“ auf der linken Seite sind die Zielbenutzer, während der Autor der Aktionen in der Aktionsliste auf der rechten Seite angezeigt wird.
„Über Berechtigungen“ zeigt die Aktionen mit Berechtigungen an. Sie können die Ergebnisse nach Dateien und Ordnern, Zeitraum, Zielgruppen, Autor Gruppe) und Benutzern filtern.
„Alle Aktionen“ zeigt alle Aktionen im Datenraum an. Hier sind Filter des Typs Zeitraum, Autor (Gruppe), Benutzer und Aktion verfügbar.
„Aktionen mit Berichten“ sind in der Voreinstellung ausgeschaltet, um die Benutzer nicht zu verwirren, aber wenn Sie kontrollieren müssen, wie die Berichte von Ihren Assistenten geprüft wurden, können Sie die Option gerne einschalten.
Der Aktionsverlaufsbericht ist auch insofern nützlich, als er die detaillierten Benutzeraktionen angibt, insbesondere wenn Benutzer die Excel-, Word- oder PDF-Dateien oder sonstige konvertierte Dokumenttypen ansehen, sehen Sie den Viewer-Typ (z.B. iDeals Excel Viewer), den Ansichtsmodus (z.B. Gitteransicht), die Anzahl der angesehenen Seiten und die zum Ansehen jeder Seite aufgewendete Zeit.
Die Login-Aktionen enthalten die IP-Adresse des Benutzers in den Details.
Datennutzung
Der Datennutzungsbericht gibt die Menge der hochgeladenen Daten, die Menge der aus dem Papierkorb gelöschten Daten und die resultierenden Speicherbedarf am Ende des definierten Zeitraums an.
Sie können auch eine separat angegebene Anzahl von Seiten und Binärdateien (MB) in diesen hochgeladenen Daten finden.
Um den ausführlichen Bericht anzusehen, exportieren Sie ihn bitte als Arbeitsblatt.
Beachten Sie, dass der Standardzeitraum vom Beginn bis zum Ende des vorherigen Kalendermonats definiert ist.
Der Datennutzungsbericht steht nur umfassenden Administratoren zur Verfügung.