Es gibt 2 Möglichkeiten, Projektdateien zu teilen:
Link kopieren: ermöglicht das Ansehen von Dateien durch eingeladene Teilnehmer entsprechend ihren Dokumentberechtigungen.
Datei extern teilen: ermöglicht den Zugriff auf Dateien für externe Parteien, die nicht zum Projekt eingeladen wurden.
Link kopieren
Administratoren können Dokumente schnell mit Teilnehmern innerhalb des Projekts teilen. Fahren Sie einfach mit der Maus über das zu teilende Dokument und wählen Sie Kopiere Link im Kontextmenü aus.
Sie können auch mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und Teilen und dann Link kopieren auswählen. Dies kopiert den direkten Link in Ihre Zwischenablage, den Sie dann mit jedem Teilnehmer innerhalb des Projekts teilen können.
Datei extern teilen
Diese Funktion ermöglicht es Administratoren, bestimmte Dateien sicher mit Kunden, Partnern oder Beratern außerhalb des Datenraums zu teilen, um eine effiziente Zusammenarbeit mit autorisierten Personen zu erleichtern, während die Kontrolle über den Zugriff und die Berechtigungen von geteilten Inhalten gewahrt bleibt.
💡 Das Teilen von Dateien mit externen Nutzern ist nur mit Business und Enterprise Abonnements möglich.
Um eine Datei extern zu teilen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, die Sie teilen möchten, und wählen Sie Teilen und dann Datei extern teilen aus dem Kontextmenü.
Zugriffstyp
Als nächstes geben Sie die erforderliche Zugriffsstufe an:
Jeder mit einem Link: ermöglicht jedem mit dem Link den Zugriff auf die Datei, wobei eine E-Mail-Bestätigung über einen Bestätigungscode erforderlich ist.
Eingeschränkter Zugang: ermöglicht Benutzern zu spezifizieren, welche E-Mails oder E-Mail-Domains auf die Datei zugreifen können, mit Verifizierung über einen E-Mail-Code.
💡 Nur in PDF konvertierbare Dateitypen und Excel-Dateien können extern geteilt werden.
Benutzerdefinierte Einstellungen
Sie können Einstellungen für geteilte Links anpassen, einschließlich:
Aktivieren/Deaktivieren von Ablaufdaten.
Wasserzeichen aktivieren/deaktivieren.
Aktivieren/Deaktivieren des Herunterladens im PDF- oder Originalformat.
💡 Wenn Sie ein Ablaufdatum festlegen, wird der Zugriff auf diesen Link automatisch deaktiviert, wenn das Ablaufdatum erreicht ist.
Um einen einheitlichen Ansatz für die Projekt-Wasserzeichen zu gewährleisten, wird das angewendete Muster aus den Projekteinstellungen übernommen.
💡 Administratoren können während der Erstellung eines Projekts sofort einen Link an jeden Teilnehmer senden. Dies ist eine einfache Möglichkeit, Benutzer darüber zu informieren, dass Dateien zur Überprüfung bereit sind.
Verwaltung von geteilten Links
Alle geteilten Links sind im Schnellzugriff-Menü aufgelistet, was den Benutzern einen einfachen Zugang zum Ansehen und Bearbeiten von geteilten Links ermöglicht.
Sie können alle Parameter für den Link bearbeiten, einschließlich Aktivierung und Deaktivierung, um eine vollständige Kontrolle über den Linkzugriff zu gewährleisten, während das Projekt fortschreitet.
Außerdem können Administratoren jeden der bereits vorhandenen Links kopieren, um ihn mit externen Benutzern zu teilen oder ihn per E-Mail zu versenden.
Aktivitätsverfolgung
Administratoren können Aufrufe und Aktionen (Erstellung, Löschung, Bearbeitung, Herunterladen) auf freigegebenen Links über den Berichte Abschnitt verfolgen. Unser System verfolgt sogar externe Benutzer, um sicherzustellen, dass Administratoren sehen können, wer auf den Link zugegriffen hat.
Zugriff auf gemeinsam genutzte Datei erhalten
Externe Stakeholder erhalten eine E-Mail mit einem Durchklick zu einem schnellen und einfachen Anmeldeprozess.
💡 Der Teilnehmer kann den Link aus der E-Mail oder auf jede bevorzugte Weise vom Administrator entnehmen - es ist nicht obligatorisch, den Link per E-Mail zu senden.
Die E-Mail informiert die Benutzer darüber, wer die Datei geteilt hat und welche zusätzliche Nachricht vom Administrator hinzugefügt wurde. Sie können dann zum Anmeldevorgang durchklicken.
Stakeholder müssen nur mit ihrer E-Mail-Adresse verifizieren, um auf die Datei zuzugreifen.
Im Falle, dass die Datei verschoben, gelöscht wurde oder ein Benutzer einfach keinen Zugriff auf die Datei hat, wird eine absichtlich mehrdeutige Fehlermeldung angezeigt. Dies geschieht, um keine wichtigen Informationen an einen nicht autorisierten Benutzer weiterzugeben.
Unsere Funktion Datei extern teilen bietet eine sichere und effiziente Lösung für die Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern. Indem wir den Benutzern Kontrolle über freigegebene Inhalte und Berechtigungen geben, ermöglichen wir ihnen eine effektive Zusammenarbeit und schützen gleichzeitig sensible Informationen.
Sollten Sie Fragen haben oder Hilfe bei der Nutzung dieser Funktion benötigen, zögern Sie bitte nicht, sich an unser Support-Team zu wenden. Wir sind hier, um eine reibungslose und produktive Zusammenarbeitserfahrung für Sie und Ihre externen Partner zu gewährleisten.