Una lista de verificación es una herramienta esencial en la fase de due diligence. Ayuda a la empresa adquiriente a asegurarse de que toda la información necesaria esté disponible para la toma de decisiones, mientras que permite a la empresa objetivo organizar y presentar documentos críticos. Tradicionalmente gestionadas mediante archivos de Excel compartidos por correo electrónico, las listas de verificación suelen generar ineficiencias, como confusión de versiones y actualizaciones redundantes.
La función de lista de verificación de debida diligencia elimina estos desafíos al permitir que los administradores carguen, editen y gestionen sus listas directamente dentro del proyecto. Esta centralización fomenta la colaboración fluida, actualizaciones en tiempo real y una mayor confianza en el proceso.
Beneficios clave
Integración perfecta de listas de verificación: sube tus listas de verificación XLSX existentes al proyecto sin necesidad de conversión, preservando los flujos de trabajo familiares.
Colaboración en tiempo real: realiza ediciones directamente en el proyecto, asegurando que todos los involucrados trabajen con la versión más reciente.
Gestión centralizada: mantén una única fuente de verdad para la lista de verificación, eliminando la necesidad de volver a subir archivos o compartir archivos externamente.
Control granular: asigna permisos de Visualización o Edición a grupos de usuarios específicos, garantizando una colaboración segura.
Seguimiento integral: realiza un seguimiento de todas las acciones, como ediciones, cargas y descargas, para garantizar la transparencia y la responsabilidad.
Uso de la lista de verificación de diligencia debida
Habilitar acceso a la lista de verificación
Los administradores pueden habilitar la funcionalidad de la lista de verificación de debida diligencia para otros participantes al crear un nuevo grupo o editar uno existente. La configuración correspondiente se encuentra en la sección de Gestión de proyectos.
Los permisos de funciones determinan qué grupos pueden acceder a la lista de verificación. Por defecto, está deshabilitado y los grupos sin permisos habilitados no pueden ver la sección de la lista de verificación en el proyecto.
Sube y gestiona listas de verificación
Los administradores y otros participantes con permisos de Edición pueden crear varias listas de verificación dentro del proyecto. Para subir la primera lista de verificación, haz clic en Elegir archivo.
Para agregar más de una lista de verificación, haz clic en el ícono de más junto a la pestaña de tu lista de verificación actual.
Se pueden volver a cargar nuevas versiones de la lista de verificación en cualquier momento para esa lista específica.
Las listas de verificación se pueden descargar en formato Excel, conservando todas las actualizaciones realizadas dentro del proyecto.
Compartir listas de verificación
Para compartir listas de verificación con otros grupos y asignar permisos específicos, haz clic en Compartir en la esquina superior derecha de la pantalla.
Selecciona los grupos con los que deseas compartir la lista de verificación.
Elige los permisos de la lista de verificación para los grupos seleccionados:
Ver: los usuarios pueden ver la lista de verificación pero no pueden hacer cambios.
Editar: los usuarios pueden editar directamente, así como descargar, subir una nueva versión o eliminar una existente.
Elige escribir un mensaje o instrucciones para los destinatarios seleccionados.
Una vez completado, haz clic en Compartir para confirmar.
Los destinatarios serán notificados por correo electrónico, incluyendo el nombre de la lista de verificación y tu mensaje si lo agregas.
Para modificar los permisos ya configurados, haz clic en cualquiera de los grupos junto al botón Compartir.
Aparecerá una ventana emergente que mostrará a todos los participantes con acceso y sus permisos correspondientes.
Aquí puedes seleccionar en el menú desplegable de permisos correspondiente a un grupo. Los cambios se aplican y se guardan automáticamente.
Editar lista de verificación
Los participantes con permisos de Edición pueden actualizar las listas de verificación directamente dentro del proyecto. Una vez que hayas subido una lista de verificación, puedes editar ciertas partes del archivo de Excel. Para comenzar, haz clic en Editar en el panel superior.
ℹ️ Para evitar conflictos, la edición paralela está deshabilitada, lo que garantiza que solo un usuario pueda hacer cambios a la vez.
En el modo de edición, puedes encontrar varias opciones en la barra de herramientas, así como otras funciones básicas que se utilizan comúnmente en las hojas de cálculo de Excel.
Las siguientes acciones están disponibles al editar la lista de verificación directamente en el proyecto:
Editar el texto en las celdas.
Copiar y pegar contenido.
Edición de estilos de texto: fuente, color, alineación.
Editando el formato de la celda: número, texto, enlace, fecha.
Seleccionar valores de lista desplegable si tu Excel incluye opciones predefinidas en la lista desplegable.
Redimensionar columnas y filas.
Agregar o eliminar nuevas columnas y filas.
Insertar enlaces: añade cualquier enlace externo o selecciona directamente un documento del proyecto.
Una vez que hayas terminado, asegúrate de hacer clic en Guardar. Los cambios serán visibles de inmediato para todos los usuarios autorizados.
Seguimiento de la actividad de la lista de verificación
Cada acción relacionada con la lista de verificación se rastrea y registra en el Registro de actividad, incluyendo:
Subida y descarga de listas de verificación.
Se realizaron ediciones (no se detallan los cambios específicos).
Compartir o modificar los permisos de la lista de verificación.
Esto garantiza total transparencia y responsabilidad durante el proceso de debida diligencia.