Hay 2 formas de compartir archivos de proyecto:

Los administradores pueden compartir rápidamente documentos con los participantes dentro del proyecto. Simplemente pase el cursor sobre el documento que se va a compartir y seleccione Copiar enlace en el menú de acceso rápido.

También puedes hacer clic derecho en el archivo y seleccionar Compartir y luego Copiar enlace. Esto copia el enlace directo a tu portapapeles, que luego puedes compartir con cualquier participante dentro del proyecto.

Esta función permite a los administradores compartir de manera segura archivos específicos con clientes, socios o consultores fuera de la sala de datos, facilitando la colaboración eficiente con individuos autorizados, mientras se mantiene el control sobre el acceso y los permisos del contenido compartido.

💡 Compartir archivos externamente está disponible solo con las suscripciones de Business y Enterprise.

Para compartir un archivo externamente, haga clic derecho en el archivo que desea compartir y seleccione Compartir y luego Compartir archivo externamente del menú contextual.

A continuación, especifica el nivel de acceso requerido:

💡 Solo los tipos de archivos convertibles a PDF y los archivos de Excel se pueden compartir externamente.

Puedes personalizar la configuración para los enlaces compartidos, incluyendo:

💡 Si estableces una fecha de vencimiento, el acceso a este enlace se desactivará automáticamente cuando se alcance la fecha de expiración.

Para garantizar un enfoque uniforme para las marcas de agua del proyecto, el patrón aplicado se tomará de la configuración del proyecto.

💡 Los administradores pueden enviar un enlace a cualquier participante de inmediato desde el proyecto durante su creación. Esta es una forma fácil de notificar a los usuarios que los archivos están listos para su revisión.

Todos los enlaces compartidos se enumeran en el menú de Acceso rápido, proporcionando a los usuarios un fácil acceso para ver y editar los enlaces compartidos.

Puede editar todos los parámetros del enlace, incluyendo habilitarlo y deshabilitarlo, para asegurar un control total sobre el acceso al enlace a medida que avanza el proyecto.

Además, los administradores pueden copiar cualquiera de los enlaces ya existentes para compartirlo con usuarios externos o enviarlo por correo electrónico.

Los administradores pueden rastrear vistas y acciones (creación, eliminación, edición, descarga) en enlaces compartidos a través de la sección Informes. Nuestro sistema incluso rastrea a los usuarios externos, asegurando que los administradores puedan ver quién ha accedido al enlace.

Los interesados externos recibirán un correo electrónico con un enlace a un flujo de inicio de sesión rápido y fácil.

💡 El participante puede tomar el enlace del correo electrónico o de cualquier manera preferible por parte del administrador, no es obligatorio enviar el enlace por correo electrónico.

El correo electrónico informa a los usuarios de quién ha compartido el archivo y cualquier mensaje adicional agregado por el administrador. Luego pueden hacer clic para pasar al flujo de inicio de sesión.

Los interesados solo necesitan verificar con su dirección de correo electrónico para acceder al archivo.

En el caso de que el archivo se haya movido, eliminado o un usuario simplemente no tenga acceso al archivo, se muestra un mensaje de error deliberadamente ambiguo. Esto es para no dar información vital a ningún usuario no autorizado.

Nuestra característica Compartir archivo externamente ofrece una solución segura y eficiente para colaborar con partes interesadas externas. Al proporcionar a los usuarios control sobre el contenido compartido y los permisos, les empoderamos para colaborar de manera efectiva mientras protegen la información sensible.

Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda para utilizar esta función, no dude en ponerse en contacto con nuestro equipo de soporte. Estamos aquí para garantizar una experiencia de colaboración fluida y productiva para usted y sus socios externos.