¿Qué es una lista de verificación de diligencia debida?
Una lista de verificación es una herramienta esencial en la fase de diligencia debida. Ayuda a la empresa adquirente a asegurarse de que toda la información requerida esté disponible para la toma de decisiones, al tiempo que permite a la empresa objetivo organizar y presentar documentos críticos. Tradicionalmente gestionadas a través de archivos de Excel compartidos por correo electrónico, las listas de verificación a menudo crean ineficiencias, como confusión de versiones y actualizaciones redundantes.
La función de lista de verificación de diligencia debida elimina estos desafíos al permitir que los administradores carguen, editen y gestionen sus listas de verificación directamente dentro del proyecto. Esta centralización fomenta la colaboración fluida, actualizaciones en tiempo real y una mayor confianza en el proceso.
Beneficios clave de la función de lista de verificación de VDR
Integración perfecta de listas de verificación: sube tus listas de verificación XMSL existentes al VDR sin conversión, preservando los flujos de trabajo familiares.
Colaboración en vivo: Realiza ediciones en tiempo real directamente dentro del VDR, asegurando que todos los interesados estén trabajando con la última versión.
Gestión centralizada: Mantén una única fuente de verdad para la lista de verificación, eliminando la necesidad de volver a cargar o compartir archivos externos.
Control granular: Asigna permisos de Solo visualización o Edición a grupos de usuarios específicos, asegurando una colaboración segura.
Seguimiento integral: Todas las acciones, como ediciones, cargas y descargas, se registran en el registro de auditoría para transparencia y responsabilidad.
Cómo utilizar la función de lista de verificación de diligencia debida
Paso 1: Habilitar el acceso a la función de lista de verificación
Los administradores pueden habilitar la funcionalidad para otros participantes al configurar grupos. Encontrarás la configuración en la sección de Gestión de Proyectos.
Los permisos determinan qué grupos pueden acceder a la función de lista de verificación. Por defecto, la función está deshabilitada, y los grupos sin permisos habilitados no pueden ver la sección.
Paso 2: Añadir, crear y gestionar listas de verificación
Los administradores y otros participantes con los permisos adecuados pueden crear múltiples listas de verificación dentro del proyecto.
Comparte listas de verificación con otros grupos y asigna permisos específicos:
Solo visualización: Los usuarios pueden ver la lista de verificación pero no pueden hacer cambios.
Editar: Los usuarios pueden editar directamente, así como descargar y subir una nueva versión.
Paso 3: Colaborar eficientemente
Los participantes con permisos de Edición pueden actualizar listas de verificación directamente dentro del VDR. Específicamente, los permisos de Edición permiten a los participantes editar, descargar y subir nuevas versiones.
Los cambios se guardan en tiempo real y son visibles inmediatamente para todos los usuarios autorizados.
Para prevenir conflictos, la edición paralela está deshabilitada, asegurando que solo un usuario pueda hacer cambios a la vez.
Los administradores pueden compartir la lista de verificación cuando sea necesario utilizando el botón Compartir en la parte superior derecha de la pantalla.
Te encontrarás con un modal con varias opciones:
Seleccione los grupos con los que desea compartir la lista de verificación.
Elija los permisos de la lista de verificación para los grupos seleccionados.
Opte por escribir un mensaje o instrucciones para los destinatarios seleccionados.
Una vez completado, presione Compartir para confirmar la selección.
Los destinatarios serán notificados sobre la lista de verificación por correo electrónico. Este correo electrónico notifica al participante que has compartido una lista de verificación con ellos y proporciona instrucciones claras sobre cómo acceder a ella. Si proporcionaste un mensaje o instrucciones adicionales, esto también se incluye en el correo electrónico.
Paso 4: Cómo editar
Una vez que hayas subido una lista de verificación, querrás editar ciertas partes del archivo de Excel. Primero presiona el icono de Editar en la esquina superior derecha.
Luego haga clic en la celda que necesita editar (A), use la barra de edición arriba para escribir en la celda (b), y confirme o descarte su edición según sea necesario (C).
Paso 5: Descargar y volver a subir listas de verificación
Las listas de verificación se pueden descargar en formato Excel, conservando todas las actualizaciones realizadas dentro del VDR.
Las nuevas versiones de la lista de verificación pueden ser subidas nuevamente en cualquier momento por usuarios con permisos de Edición para esa lista de verificación específica.
Permisos de edición
Para modificar los permisos ya configurados, haz clic en los grupos que deseas editar. Puedes encontrarlos en la parte superior derecha de la pantalla, junto al botón Share.
Se mostrará un modelo que muestra a todos los participantes con acceso y sus permisos relevantes.
Aquí puede seleccionar del menú desplegable de permisos correspondiente a un grupo. Los cambios se aplican y guardan automáticamente.
Registro de auditoría y acciones de la lista de verificación
Cada acción relacionada con la lista de verificación se rastrea, incluyendo:
Cargando y descargando listas de verificación.
Ediciones realizadas (los cambios específicos no se detallan).
Compartir o modificar permisos para la lista de verificación.
Esto garantiza total transparencia y responsabilidad durante el proceso de diligencia debida.
¿Por qué usar la función de lista de verificación de VDR?
Esta función reduce las ineficiencias y frustraciones comúnmente experimentadas en los flujos de trabajo de M&A. Al centralizar y simplificar la gestión de listas de verificación, mejora la comunicación, minimiza errores y asegura que todos los interesados estén alineados.