Existen 8 niveles de permisos, con dos subniveles para archivos Excel.
Todos los permisos se asignan de acuerdo con el principio jerárquico descendente: todos los permisos de nivel superior heredan los permisos de nivel inferior.
Los administradores pueden gestionar los permisos de los usuarios y conceder o eliminar diferentes niveles de acceso a los documentos de su proyecto en cualquier momento. Los permisos se asignan a nivel de grupo, y no pueden ser cambiados para usuarios particulares dentro de un mismo grupo.
ℹ️ Los niveles de permiso son aplicables solo a carpetas y tipos de archivos soportados y pueden estar limitados dependiendo del tipo de archivo.
Niveles de permiso
Sin acceso
Los usuarios no pueden ver una carpeta o un archivo listado en el proyecto.
💡 La carpeta raíz (el nombre de tu proyecto) no tiene acceso por defecto para mantener tus documentos ocultos y seguros frente a la compartición no intencionada al subirlos. Puedes asignar diferentes niveles de permiso a los documentos de nivel inferior dentro de la raíz en cualquier momento.
Cerca
Los usuarios pueden ver los archivos en un navegador, pero solo parte del archivo será visible. La zona de la pantalla donde el usuario coloca el cursor es visible, mientras que el resto del archivo está enmascarado con una cerca.
La parte principal del documento está protegida por una "cerca". Además, hay marcas de agua en él. Esta característica es única y evita la copia de toda la página a través de ataques de captura de cámara.
Vista
Un usuario puede ver archivos protegidos por marcas de agua en un navegador. La vista de cerca puede ser habilitada/deshabilitada por el usuario (la función será útil para trabajar en lugares públicos o concurridos).
Además, existe la posibilidad de elegir uno de los permisos de vista para archivos Excel:
Fórmulas activadas: permite a los usuarios ver fórmulas en documentos Excel.
Fórmulas desactivadas: hace que las fórmulas sean invisibles para los usuarios.
Encriptado
Los usuarios pueden descargar una versión encriptada del archivo:
Para documentos de MS Office (DOC | DOCX | XLS | XLSX | XLSM | PPT | PPTX): se descargará la versión especial IRM-encriptada para permitir trabajar con el archivo nativo pero protegido (los usuarios necesitarán autenticarse para abrir el documento). Además, es posible asignar uno de los dos modos de acceso para Excel:
Fórmulas activadas: los usuarios pueden ver fórmulas en documentos Excel, aplicar sus propias fórmulas, usar macros, editar el documento y guardar los cambios. Sin embargo, está deshabilitado copiar y hacer capturas de pantalla.
Fórmulas desactivadas: las fórmulas son invisibles para los usuarios. Están deshabilitadas la edición y el análisis de datos. También están deshabilitados copiar, guardar cambios y hacer capturas de pantalla.
Para documentos PDF y otros formatos convertibles: los usuarios podrán descargar PDF con protección de contraseña. Se solicitará al usuario que introduzca los detalles de inicio de sesión y un código SMS (si la verificación en dos pasos está habilitada). Se requiere conexión a Internet para abrir el documento. El PDF encriptado también está protegido por marcas de agua. El acceso al PDF encriptado puede ser restringido cambiando el permiso o desactivando un usuario. Además, puedes rastrear cualquier evento de visualización o descarga de archivos en Informes.
Los usuarios pueden descargar e imprimir documentos en formato PDF con marcas de agua. El evento de descarga se registra en los informes. Sin embargo, no hay protección de contraseña ni seguimiento de las interacciones posteriores con el PDF descargado.
Original
Los usuarios pueden descargar documentos en el formato original. Los administradores pueden rastrear el evento de descarga pero no la interacción posterior con el documento descargado. No es posible revocar el acceso al documento original descargado.
Subir
Los usuarios pueden subir nuevos documentos a la carpeta con este permiso, y realizar todas las acciones que permiten los permisos de acceso inferior.
Gestionar
Los usuarios pueden eliminar, mover, copiar, renombrar, redactar, y extraer documentos de archivos dentro de la carpeta con este permiso. También permite añadir etiquetas a los documentos si esta función está habilitada en el proyecto.