El permiso Encriptado permite descargar archivos encriptados que están marcados con una marca de agua y protegidos con contraseña. Esto significa que los usuarios deben autorizarse usando sus credenciales de Ideals para abrir los archivos encriptados descargados. Es imprescindible contar con una conexión a internet.
Habilitar las descargas cifradas garantiza el acceso seguro a archivos sensibles, manteniendo la confidencialidad y minimizando los riesgos asociados con la distribución no autorizada de archivos. Además, cada visualización de archivos cifrados se registra en el registro de actividad.
El acceso a un archivo cifrado descargado puede ser revocado en cualquier momento. Los usuarios perderán el acceso si son desactivados o eliminados, o si sus permisos se cambian a Sin acceso o Cercado.
En este caso, cuando un usuario intenta abrir un archivo cifrado previamente descargado, recibirá un mensaje sobre permisos insuficientes.
⚠️ Tan pronto como el proyecto se cierre, se perderá el acceso a todos los archivos cifrados descargados.
Archivos de MS Office
Los documentos de MS Word, MS Excel y MS PowerPoint se descargan con cifrado IRM.
El usuario puede trabajar con estos documentos en su formato nativo, pero los usuarios no pueden realizar las siguientes acciones:
Guarda cualquier cambio. Los usuarios pueden guardar cambios localmente en archivos de Excel, pero no se aplicarán al archivo original en la sala de datos.
Haz copias del contenido.
Insertar imágenes u objetos (archivos de Word y PowerPoint).
Trabajo con archivos cifrados
Crear tablas dinámicas (archivos de Excel).
Toma capturas de pantalla. Cualquier intento de tomar una captura de pantalla o grabar la pantalla resultará en una pantalla en negro o solo mostrará el fondo detrás del archivo.
Compartir pantalla. IRM oscurece automáticamente el contenido del documento si detecta software o entornos que podrían permitir compartir pantalla o grabar, como:
Infraestructura de Escritorio Virtual (VDI)
Software de Escritorio Remoto
Aplicaciones para compartir pantalla
💡 Esto es con la excepción de MS Excel, donde se permite guardar debido al trabajo con fórmulas complejas. Sin embargo, estos cambios guardados no se aplicarán al archivo original.
Restricciones específicas para archivos de Excel cifrados
Los archivos de Excel cifrados incluyen permisos específicos que controlan las acciones disponibles. El nivel de acceso depende de si el archivo tiene activados los permisos de “Formulas on” o “Formulas off”.
Independientemente de los permisos de la fórmula, en un archivo de Excel cifrado es posible:
Usa los filtros creados por el autor del documento.
Ver columnas ocultas.
Si un usuario utiliza macros, aparecerá un error si la macro intenta realizar una acción que no está permitida por los permisos del usuario.
Fórmulas activadas
Cuando se habilita este permiso, un usuario puede realizar las siguientes acciones:
Ver y aplicar fórmulas (incluidas las suyas propias).
Usa las macros existentes en el archivo (si las hay).
Edita el documento localmente.
💡 Copiar y tomar capturas de pantalla siguen deshabilitados.
Formulas desactivadas
Cuando este permiso está habilitado, las capacidades del usuario son mucho más limitadas. Los usuarios no pueden realizar las siguientes acciones:
Guarda cualquier cambio.
Usa las funciones de análisis de datos
Edita el documento de cualquier manera.
No se requieren complementos adicionales para trabajar con documentos cifrados con IRM, solo debe estar instalado MS Office.
ℹ️ Obtenga más información sobre posibles errores al abrir archivos cifrados con IRM si enfrenta alguna dificultad.
Otros tipos de archivos
Los documentos de otros tipos de archivos compatibles se descargan como PDF cifrado.
Sus versiones en PDF son producidas por los conversores de Ideals y están protegidas contra la edición.
Para trabajar con archivos PDF cifrados, es necesario instalar el Plugin FileOpen y abrirlo mediante Adobe Reader.
💡 Solo el usuario que descargó el archivo cifrado puede abrirlo con sus credenciales. Ningún otro usuario podrá abrirlo con sus datos de inicio de sesión.