Cuando se prepara para el inicio de un proyecto, es posible que ya tenga un índice de proyecto definido con la estructura de carpetas deseada a crear.
Nuestra función de importación de estructuras de carpetas ayuda a crear carpetas automáticamente y en lote, ahorrando tiempo en la configuración de un nuevo proyecto.
ℹ️ Esta función está disponible solo para administradores.
Para comenzar, haz clic en Importar estructura de carpetas en el menú Índice del proyecto del panel de acciones.
💡 Para importar una estructura de carpetas, primero debes habilitar la indexación automática de documentos.
Si la indexación automática no está habilitada, obtendrá un modal que pregunta si desea activarlo. Haga clic en Habilitar y avance al siguiente paso.
Luego se te preguntará con qué método te gustaría importar tu estructura de carpetas:
Archivo XLSX: crea una estructura de carpetas importando un archivo XLSX.
Otro proyecto: copia la estructura de carpetas de un proyecto existente.
ℹ️ Solo puedes copiar de un proyecto cuyos términos de uso hayas aceptado. Si aún no has aceptado estos términos, se te pedirá que los aceptes.
Archivo XLSX
Al seleccionar la importación desde un archivo de Excel, se te dirigirá a una nueva página.
Subiendo archivo
Arrastra y suelta o elige tu archivo XLSX con el índice del proyecto. Si aún no tienes uno, puedes descargar nuestra plantilla. Haz clic en el ícono de descarga para descargar la plantilla.
Para procesar con éxito su archivo XLSX, asegúrese de que cumple con los siguientes criterios:
La estructura está indexada
Formato XLSX
Menos de 10 MB
Utilice solo dígitos y puntos para su índice
Utilice solo una columna de índice que incluya subíndices
El índice y el nombre no pueden contener símbolos \ / : * ? " < > |
En caso de cualquier otro problema poco común, se le notificará en consecuencia.
Comprobando la estructura detectada
Una vez procesado con éxito su archivo, verifique la estructura y ajuste los datos detectados automáticamente si es necesario.
Ajustes disponibles
Los ajustes disponibles dependen de la estructura de su archivo y la presencia de otras carpetas en el proyecto. Por defecto, encontrará los siguientes ajustes:
Índice: el sistema toma el valor de la primera celda que coincide con el patrón de índice en el rango seleccionado.
💡 Se utiliza la primera hoja con datos válidos. Si se seleccionan 2 o más hojas, el sistema fusiona los índices de todas las listas. Para hacerlo con éxito, las columnas deben ser las mismas en todas las hojas seleccionadas.
Nombre: si se seleccionan varias columnas, el nombre se fusiona en uno; los valores de diferentes columnas se separan con guiones.
Importar a carpeta específica: incluye el índice de la carpeta de destino seleccionada.
💡 En este caso, la estructura de carpetas se creará dentro de la carpeta seleccionada que ya está presente en el proyecto.
Incluir índice en el nombre: añade índices a los nombres de las carpetas si es necesario. Es útil si no planeas usar la indexación automática de documentos para tu proyecto. En este caso, los documentos se ordenarán alfabéticamente según el índice incluido en el nombre.
💡 Si anteriormente has creado carpetas en tu proyecto y necesitas renombrarlas de forma masiva, utiliza la opción Fusionar carpetas. En este caso, las carpetas existentes se emparejarán por sus índices y se aplicarán los nuevos nombres del archivo de Excel. Las carpetas renombradas también se marcarán adicionalmente en la vista previa de la estructura.
Duplicados
Si su estructura importada tiene duplicados, verá un modal que ofrece tres opciones de procesamiento:
Fusionar: los archivos e índices serán fusionados.
Mantén solo lo existente: el archivo existente permanece.
Mantén ambos: el nuevo archivo se importa y se numera.
Vista previa de la estructura de carpetas
En este paso, obtendrás una vista completa de la estructura de carpetas que se creará en tu proyecto. Usa los filtros en la esquina superior derecha para revisar errores y advertencias si los hay.
💡 Los nombres de las carpetas no pueden contener los siguientes símbolos: \ / : * ? " < > | y se sustituyen automáticamente por un guion (-) mostrando un icono de advertencia. Además, cada carpeta debe tener un índice y un nombre únicos. Si se detectan conflictos, verás los mensajes de error correspondientes debajo de cada carpeta afectada.
En la vista previa, puedes:
Renombra tanto las carpetas existentes como las nuevas.
Edita el índice de las carpetas importadas.
Reconstruye el índice para eliminar cualquier hueco en el índice.
Eliminar carpetas importadas.
Una vez que revises todo, haz clic en Crear y espera a que se creen y/o cambien de nombre las carpetas. Por lo general, toma solo unos momentos.
Si surge algún problema, se te notificará mediante un mensaje emergente (toast). Para corregir cualquier error, haz clic en Corregir errores dentro del mensaje del tostador. Esto te llevará de vuelta al paso de vista previa.
Otro proyecto
Al seleccionar este método de importación, se te pedirá que elijas el proyecto de origen y la carpeta de destino si es necesario.
Proyecto de origen
Selecciona el proyecto requerido en el menú desplegable. Una vez seleccionado, el sistema cargará la estructura del proyecto de origen y la verás en pantalla debajo del campo de entrada.
En el menú desplegable, también puedes buscar un proyecto si tienes muchos.
Carpetas para importar
Para continuar, selecciona las carpetas que deseas importar. Puedes importar toda la estructura de carpetas seleccionando la casilla del proyecto o solo carpetas específicas.
Carpeta de destino
Puedes seleccionar dónde deseas importar tu estructura en tu proyecto. Si no se selecciona la carpeta de destino, la estructura se creará en la carpeta raíz.
Haz clic en Siguiente para previsualizar tu estructura antes de la importación.
Resolución de problemas
No podrás continuar con la importación hasta que se resuelvan todos los errores. Asegúrate de abordar todos los problemas antes de enviar la estructura de carpetas. Si sigues esta guía de solución de problemas, podrás resolver los problemas comunes de importación de carpetas y asegurarte de que la estructura de carpetas esté correctamente configurada en tu proyecto.
Errores comunes
El índice ya está en uso
Problema: el número de índice que has especificado ya está asignado a otra carpeta.
Solución: elige un número de índice único para cada carpeta para evitar conflictos. Cada carpeta en tu estructura debe tener su propio índice distinto.
No se encontró ninguna carpeta principal
Problema: falta la carpeta principal de una carpeta secundaria, lo que significa que la jerarquía de carpetas está rota.
Solución: asegúrate de que cada carpeta hija esté asignada a una carpeta principal y de que el número de índice de la carpeta principal esté especificado correctamente.
Advertencias comunes
Cambiado desde el valor anterior
Problema: el nombre de la carpeta se ha renombrado automáticamente debido a conflictos o datos faltantes.
Solución: si falta el nombre de la carpeta o no es válido, el sistema lo cambiará basándose en el índice proporcionado. Puedes editar el nombre manualmente si es necesario.
Falta el nombre de la carpeta, así que se usará su índice en su lugar
Problema: el nombre de una carpeta está en blanco, por lo que el sistema utiliza automáticamente el número de índice de la carpeta como su nombre.
Solución: asegúrate de que cada carpeta tenga un nombre significativo para evitar confusiones. Si no se proporciona un nombre, se usará el número de índice de forma predeterminada.
El nombre de la carpeta no puede superar los 255 símbolos, por lo que la parte excedente se recortó automáticamente
Problema: el nombre de la carpeta supera el límite permitido de caracteres.
Solución: acorta el nombre de la carpeta para asegurarte de que no supere el límite de 255 caracteres. Cualquier carácter excedente se recortará automáticamente.
Símbolos no válidos eliminados
Problema: el nombre de la carpeta contiene caracteres no válidos que no están permitidos en el sistema, por ejemplo, símbolos especiales.
Solución: el sistema reemplazará automáticamente los caracteres no válidos por guiones (-). Revisa los nombres de tus carpetas y elimina cualquier carácter que pueda estar causando problemas.
Corrección de errores y advertencias
El número de errores y advertencias se mostrará en la parte inferior de la página. Asegúrate de revisarlos y resolver cualquier problema antes de continuar con la importación.
Puedes pasar el cursor sobre la información emergente junto a una carpeta para ver más detalles sobre el error o la advertencia. Esto proporciona información adicional para ayudarte a resolver el problema.
Consejos adicionales
Eliminación de carpetas
Puedes eliminar las carpetas añadidas recientemente, incluidas aquellas con errores y advertencias. Sin embargo, las carpetas existentes no se pueden eliminar una vez añadidas a la estructura.
Reconstruyendo índice
Si encuentras problemas de indexación, puedes usar la función Reconstruir índice. Esto corregirá automáticamente la numeración de las carpetas y restaurará la secuencia.
⚠️ El proceso de reconstrucción del índice es irreversible. Si necesitas deshacer los cambios, debes volver al paso anterior o editar los índices manualmente.