Cuando se prepara para el inicio de un proyecto, es posible que ya tenga un índice de proyecto definido con la estructura de carpetas deseada a crear.
Nuestra función de importación de estructura de carpetas ayuda a crear automáticamente carpetas en masa a partir del archivo Excel proporcionado, ahorrando tiempo en la configuración de un nuevo proyecto.
ℹ️ Esta función está disponible solo para administradores.
Para comenzar, haga clic en Importar estructura de carpetas en el menú +Nuevo en el panel de acción o en la página de inicio de documentos si su proyecto aún no tiene documentos.
💡 Para importar una estructura de carpetas, primero debes habilitar la indexación automática de documentos.
Si la indexación automática no está habilitada, obtendrá un modal que pregunta si desea activarlo. Haga clic en Habilitar y avance al siguiente paso.
1. Subir archivo
Arrastra y suelta o elige tu archivo XLSX con el índice del proyecto. Si aún no tienes uno, puedes descargar nuestra plantilla. Haz clic en el icono de descarga para comenzar a descargar la plantilla.
Para procesar con éxito su archivo XLSX, asegúrese de que cumple con los siguientes criterios:
La estructura está indexada
Formato XLSX
Menos de 10 MB
Utilice solo dígitos y puntos para su índice
Utilice solo una columna de índice que incluya subíndices
El Índice y el Nombre no pueden contener los símbolos \ / : * ? " < > |
En caso de cualquier otro problema poco común, se le notificará en consecuencia.
2. Verificar la estructura detectada
Una vez procesado con éxito su archivo, verifique la estructura y ajuste los datos detectados automáticamente si es necesario.
Ajustes disponibles
Los ajustes disponibles dependen de la estructura de su archivo y la presencia de otras carpetas en el proyecto. Por defecto, encontrará los siguientes ajustes:
Índice: el sistema toma el valor de la primera celda que coincide con el patrón de índice en el rango seleccionado.
💡 Se utiliza la primera hoja con datos válidos. Si se seleccionan 2 o más hojas, el sistema fusiona los índices de todas las listas. Para hacerlo con éxito, las columnas deben ser las mismas en todas las hojas seleccionadas.
Nombre: si se seleccionan varias columnas, el nombre se fusiona en uno; los valores de diferentes columnas se separan con guiones.
Importar a carpeta específica: incluye el índice de la carpeta de destino seleccionada.
💡 En este caso, la estructura de carpetas se creará dentro de la carpeta seleccionada que ya está presente en el proyecto.
Incluir índice en el nombre: añade índices a los nombres de las carpetas si es necesario. Útil si no planeas usar indexación automática de documentos para tu proyecto. En este caso, los documentos se ordenarán alfabéticamente de acuerdo con el índice incluido en el nombre.
💡 Si anteriormente has creado carpetas en tu proyecto y necesitas renombrarlas en masa, utiliza la opción Fusionar carpetas. En este caso, las carpetas existentes se emparejarán por sus índices, y se aplicarán los nuevos nombres del archivo Excel. Las carpetas renombradas se marcarán adicionalmente en la vista previa de la estructura.
Duplicados
Si su estructura importada tiene duplicados, verá un modal que ofrece tres opciones de procesamiento:
Fusionar: los archivos e índices serán fusionados.
Mantén solo lo existente: el archivo existente permanece.
Mantén ambos: el nuevo archivo se importa y se numera.
3. Previsualiza la estructura de tu carpeta
En este paso, obtienes una visión completa de la estructura de carpetas que se creará en tu proyecto.
💡 Los nombres de las carpetas no pueden contener los siguientes símbolos: \ / : * ? " < > | y se reemplazan automáticamente con un guión (-) mostrando un icono de advertencia.
Además, cada carpeta debe tener un índice y un nombre únicos. Si se encuentran conflictos, verás mensajes de error correspondientes debajo de cada carpeta en cuestión.
En la vista previa, puedes:
Renombra tanto las carpetas existentes como las nuevas.
Editar índice de las carpetas importadas.
Reconstruye el índice para eliminar cualquier hueco en el índice.
Eliminar carpetas importadas.
Una vez que revises todo, haz clic en Importar y espera a que se creen y/o renombren las carpetas. Por lo general, solo toma unos momentos.
Si hay algún problema, se le notificará a través de un mensaje emergente. Para corregir cualquier error, haga clic en la acción de llamada Corregir errores dentro del mensaje emergente. Esto te llevará de vuelta al paso de vista previa.
