Une liste de contrôle est un outil essentiel dans la phase de diligence raisonnable. Elle aide l'entreprise acquéreuse à s'assurer que toutes les informations nécessaires sont disponibles pour la prise de décision, tout en permettant à l'entreprise cible d'organiser et de présenter les documents critiques. Traditionnellement gérées via des fichiers Excel partagés par e-mail, les listes de contrôle créent souvent des inefficacités, comme la confusion des versions et les mises à jour redondantes.
La fonctionnalité de liste de vérification de diligence raisonnable élimine ces défis en permettant aux administrateurs de télécharger, modifier et gérer leurs listes directement au sein du projet. Cette centralisation favorise une collaboration rationalisée, des mises à jour en temps réel et une confiance accrue dans le processus.
Avantages clés
Intégration transparente des listes de contrôle : téléchargez vos listes de contrôle XLSX existantes dans le projet sans conversion, en préservant les flux de travail familiers.
Collaboration en direct : effectuez des modifications en temps réel directement dans le projet, garantissant que toutes les parties prenantes travaillent avec la dernière version.
Gestion centralisée : maintenir une source unique de vérité pour la liste de contrôle, éliminant ainsi le besoin de téléchargements répétés ou de partage de fichiers externes.
Contrôle granulaire : attribuez des autorisations de Consultation ou de Modification à des groupes d'utilisateurs spécifiques, garantissant une collaboration sécurisée.
Suivi complet : suivez toutes les actions, telles que les modifications, les téléchargements et les téléversements pour la transparence et la responsabilité.
Utilisation de la liste de vérification de diligence raisonnable
Activer l'accès à la liste de contrôle
Les administrateurs peuvent activer la fonctionnalité de liste de vérification de diligence raisonnable pour d'autres participants lors de la création d'un nouveau groupe ou de la modification d'un groupe existant. Le paramètre correspondant se trouve dans la section Gestion de projet.
Les autorisations de fonctionnalité déterminent quels groupes peuvent accéder à la liste de contrôle. Par défaut, elle est désactivée, et les groupes sans autorisations activées ne peuvent pas voir la section liste de contrôle dans le projet.
Télécharger et gérer les listes de contrôle
Les administrateurs et autres participants disposant des autorisations de Modification peuvent créer plusieurs listes de contrôle au sein du projet. Pour télécharger la première liste de contrôle, cliquez sur Choisir un fichier.
Pour ajouter plus d'une liste de contrôle, cliquez sur l'icône plus à côté de l'onglet de votre liste de contrôle actuelle.
De nouvelles versions de la liste de contrôle peuvent être téléchargées à tout moment pour cette liste de contrôle spécifique.
Les listes de contrôle peuvent être téléchargées au format Excel, en conservant toutes les mises à jour effectuées dans le projet.
Partager les listes de contrôle
Pour partager des listes de contrôle avec d'autres groupes et attribuer des autorisations spécifiques, cliquez sur Partager en haut à droite de l'écran.
Sélectionnez les groupes avec lesquels vous souhaitez partager la liste de contrôle.
Choisissez les autorisations de liste de contrôle pour les groupes sélectionnés :
Affichage : les utilisateurs peuvent voir la liste de contrôle mais ne peuvent pas apporter de modifications.
Modifier : les utilisateurs peuvent modifier directement, ainsi que télécharger, charger une nouvelle version ou supprimer une version existante.
Choisissez d'écrire un message ou des instructions pour les destinataires sélectionnés.
Une fois terminé, cliquez sur Partager pour confirmer.
Les destinataires seront notifiés par e-mail, incluant le nom de la liste de contrôle et votre message si vous en ajoutez un.
Pour modifier les autorisations déjà configurées, cliquez sur l'un des groupes à côté du bouton Partager.
Une fenêtre modale apparaîtra affichant tous les participants ayant accès et leurs permissions correspondantes.
Ici, vous pouvez sélectionner à partir du menu déroulant des permissions correspondant à un groupe. Les modifications sont appliquées et enregistrées automatiquement.
Modifier la liste de contrôle
Les participants disposant des autorisations Modifier peuvent mettre à jour les listes de contrôle directement dans le projet. Une fois que vous avez téléchargé une liste de contrôle, vous pouvez modifier certaines parties du fichier Excel. Pour commencer, cliquez sur Modifier dans le panneau supérieur.
ℹ️ Pour éviter les conflits, la modification en parallèle est désactivée, garantissant qu'un seul utilisateur peut apporter des modifications à la fois.
Dans le mode d'édition, vous pouvez trouver diverses options sur la barre d'outils, ainsi que d'autres fonctionnalités de base couramment utilisées dans les feuilles de calcul Excel.
Les actions suivantes sont disponibles lors de l'édition directe de la liste de contrôle dans le projet :
Modification du texte dans les cellules.
Copier et coller du contenu.
Modification des styles de texte : police, couleur, alignement.
Modification du format de cellule : nombre, texte, lien, date.
Sélection des valeurs dans les listes déroulantes si votre Excel comprend des options prédéfinies dans des listes déroulantes.
Redimensionnement des colonnes et des lignes.
Ajout ou suppression de nouvelles colonnes et lignes.
Insertion de liens : ajoutez n'importe quel lien externe ou sélectionnez directement un document du projet.
Une fois terminé, assurez-vous de cliquer sur Enregistrer. Les modifications deviennent immédiatement visibles pour tous les utilisateurs autorisés.
Suivi de l'activité des listes de contrôle
Chaque action liée à la liste de contrôle est suivie et enregistrée dans le Journal d'activité, notamment :
Téléchargement et téléversement des listes de contrôle.
Modifications effectuées (les changements spécifiques ne sont pas détaillés).
Partage ou modification des autorisations pour la liste de contrôle.
Cela garantit une transparence et une responsabilité totales pendant le processus de diligence raisonnable.