ℹ️ Le statut de préparation est applicable uniquement aux projets sous abonnement Premier qui inclut une période de préparation illimitée. Il est également disponible pendant la période d'essai. Les projets sous d'autres conditions d'abonnement ont par défaut le statut En ligne comme statut initial. En savoir plus sur tous les statuts de projet possibles.
Dans cet article, nous aborderons les aspects clés des phases de préparation et de mise en service, en nous concentrant sur la façon dont vous pouvez bénéficier de la période de préparation illimitée.
Phase de préparation
C'est le statut par défaut pour les projets nouvellement créés, permettant une configuration interne avant que la collaboration externe ne commence. Aucune facturation n'est déclenchée dans cette phase si votre abonnement inclut une période de préparation illimitée.
Pendant la phase de préparation :
Les utilisateurs ayant le même domaine que les administrateurs de projet et les domaines de consultants peuvent être invités sans restrictions, gratuitement.
Les administrateurs peuvent activer manuellement le projet, ou il sera automatiquement basculé en mode En direct lors de l'invitation d'utilisateurs externes.
💡 Lors du changement de statut, la facturation démarre automatiquement à moins que la période d'essai ne soit pas encore terminée.
Domaines de consultant
Les domaines de consultant sont des domaines de messagerie spécifiés dans les paramètres du projet qui ne sont pas traités comme des utilisateurs externes. Cela signifie que les utilisateurs avec ces domaines peuvent participer à un projet sans déclencher un changement de statut de Préparation à En direct. Cette fonctionnalité aide les organisations à collaborer avec des consultants tout en maintenant le contrôle sur le moment où un projet est officiellement lancé.
Pour ajouter des domaines de consultant, naviguez vers Paramètres généraux du projet.
Cliquez sur Ajouter des domaines de consultants sous le menu déroulant d’état.
Saisissez les domaines de messagerie des consultants qui ne doivent pas être considérés comme des utilisateurs externes.
Cliquez sur Ajouter.
💡 Vous pouvez mettre à jour la liste des domaines de consultant à tout moment. Pour plus de commodité, vous pouvez également ajouter ou modifier des domaines depuis la page Participants en utilisant un bouton correspondant dans la boîte d'information.
Invitation d'utilisateurs externes
Lors de l'invitation de participants externes dont les domaines ne correspondent pas aux domaines d'administrateur ou de consultant, le statut du projet passera automatiquement à En ligne. Si des utilisateurs externes sont détectés, vous verrez une boîte d'information correspondante vous informant du changement de statut et de l'activation de la facturation.
En poursuivant avec l'invitation, vous obtiendrez une boîte de dialogue de confirmation supplémentaire pour décider de la marche à suivre :
Lancer le projet et commencer la facturation : les participants externes sont invités, le statut du projet passe à En cours, et la facturation commence.
Rester en préparation et ajouter de nouveaux domaines de consultant : les domaines des utilisateurs externes sont ajoutés à la liste des domaines de consultant, et le statut du projet reste inchangé.
ℹ️ Pendant la période d'essai, il n'y a pas de confirmation supplémentaire et le projet est lancé automatiquement lors de l'invitation d'utilisateurs externes.
Phase en direct
Ce statut indique que la collaboration avec les participants externes a commencé, et que la facturation est activée. Il est activé lorsqu'un utilisateur externe est invité ou lorsqu'un administrateur change manuellement le statut.
Pendant la phase active :
La collaboration complète avec les utilisateurs externes est activée ; les administrateurs peuvent configurer plusieurs groupes d'utilisateurs et partager des documents.
Les administrateurs peuvent revenir à Préparation depuis En direct uniquement avant l'émission de la première facture.
Activation du projet
Lorsque vous êtes prêt à lancer votre projet, allez dans Paramètres puis dans l'onglet Projet – Général.
Naviguez vers la section Activation.
Cliquez sur Lancer le projet.
Alternativement, cliquez sur le menu déroulant de statut et sélectionnez le statut En direct.
Retour à la préparation
Vous pourriez avoir besoin de revenir à votre période de préparation. Si vous êtes en période d'essai et souhaitez bénéficier de la fonctionnalité de préparation illimitée, assurez-vous de maintenir votre projet en phase de préparation. S'il est En direct, vous pouvez le remettre dans le menu déroulant de statut en sélectionnant le statut Préparation. Pendant cette transition, les utilisateurs externes sont désactivés pour empêcher toute collaboration jusqu'à ce que le projet soit réactivé.
⚠️ Il est possible de revenir à la phase de préparation uniquement pendant la période d'essai ou avant la première facture émise. Si le lancement du projet a été fait par erreur, veuillez contacter votre gestionnaire de compte dès que possible pour éviter la facturation.
Tous les participants avec des domaines différents de ceux des administrateurs ou des consultants seront désactivés lors du retour au statut de préparation.
Points clés
En bref, Préparation est destinée à la configuration sans collaboration externe ni facturation, tandis que En direct ouvre le projet pour une utilisation complète et démarre la facturation.
| Phase de préparation | Phase en direct |
Disponibilité | Uniquement pendant l'essai ou sous abonnement Premier avec période de préparation illimitée incluse | Par défaut pour tous les autres types d'abonnement |
Objectif | Configuration du projet interne | Collaboration active avec des participants externes |
Facturation | Non déclenché | Démarre automatiquement lors du changement de statut |
Accéder | Seuls les utilisateurs internes avec un domaine admin ou des domaines de consultant | Les utilisateurs externes peuvent être invités et collaborer |