Les liens externes permettent aux administrateurs de partager en toute sécurité des fichiers spécifiques avec des clients, partenaires ou consultants extérieurs au projet, facilitant une collaboration efficace avec des personnes autorisées tout en maintenant le contrôle sur l'accès et les permissions du contenu partagé.
Le principal avantage de cette fonctionnalité est que ces utilisateurs n'ont pas besoin d'être invités au projet et n'ont pas besoin de créer un compte avec Ideals pour accéder à ces fichiers.
💡 Le partage de fichiers en externe est disponible uniquement avec les abonnements Premier et Enterprise.
Création de liens externes
Pour créer un lien externe :
Faites un clic droit sur le fichier que vous souhaitez partager.
Sélectionnez Partager puis Créer un lien externe.
💡 Seuls les types de fichiers convertibles en PDF et les fichiers Excel peuvent être partagés en externe.
Dans la fenêtre modale qui apparaît, sélectionnez vos préférences.
Type d'accès :
Toute personne avec un lien: permet à toute personne possédant le lien d'accéder au fichier, nécessitant une vérification par e-mail via un code de confirmation.
Accès limité: permet aux utilisateurs de spécifier quels e-mails ou domaines de messagerie peuvent accéder au fichier, avec vérification via un code de messagerie.
Date d'expiration : définissez la date d'expiration pour la validité du lien. Par défaut, elle est fixée à 90 jours. Le lien sera automatiquement désactivé lorsque la date d'expiration sera atteinte.
Notifications : activez les notifications sur l'activité des liens avec la fréquence souhaitée :
Instantanément : soyez notifié immédiatement à chaque visite.
Quotidiennement le matin : recevez un résumé de l'activité des liens à 8h00 pour les dernières 24 heures.
Quotidiennement l'après-midi : recevez un résumé de l'activité des liens à 16h00 pour les dernières 24 heures.
Hebdomadaire : recevez un résumé de l'activité des liens le lundi à 8h00 pour les 7 derniers jours.
ℹ️ Les résumés quotidiens et hebdomadaires ne sont envoyés que s'il y a eu de l'activité au cours des dernières 24 heures et des 7 derniers jours, respectivement. Seul le créateur du lien est notifié de l'activité.
Filigranes : appliquer des filigranes lors de la visualisation en ligne et des versions PDF téléchargées. Pour garantir une approche uniforme des filigranes du projet, le motif appliqué sera tiré des paramètres du projet.
Autorisations de téléchargement : permettre le téléchargement au format PDF ou dans le format original.
Une fois que vous avez examiné et sélectionné tous les paramètres requis, cliquez sur Créer.
Vous serez dirigé vers le deuxième écran, où vous pourrez envoyer un lien immédiatement à tous les e-mails spécifiés.
Gestion des liens externes
Tous les liens externes créés peuvent être trouvés dans le menu Documents du panneau de navigation de gauche – Liens externes.
Vous pouvez modifier tous les paramètres du lien, y compris l'activer et le désactiver, pour garantir un contrôle total sur l'accès au lien au fur et à mesure de l'avancement du projet.
Les administrateurs peuvent copier n'importe lequel des liens déjà existants pour les partager avec des utilisateurs externes ou les envoyer par e-mail.
De plus, pour un document avec un lien externe déjà existant, vous pouvez accéder rapidement à ces options dans le menu Partager :
Copier le lien externe
Modifier le lien externe s'il y a un lien ou Voir les liens externes s'il y en a plus d'un.
La copie de lien externe est également disponible dans un autre élément du menu contextuel : Copier le lien – Partage externe.
Accès aux liens partagés
Les parties prenantes externes reçoivent le lien par e-mail ou par tout autre canal choisi par l'administrateur.
Si le lien a été envoyé depuis le projet, l'e-mail automatique les informe de qui a partagé le fichier et inclut un message supplémentaire s'il a été ajouté par l'administrateur. Ils peuvent ensuite cliquer pour accéder au processus de connexion.
Les parties prenantes n'ont qu'à vérifier leur adresse e-mail avec un code pour accéder au fichier.
Les parties prenantes qui n'ont pas précédemment accepté les Conditions d'utilisation et la Politique de confidentialité d'Ideals devront cocher la case pour accepter avant de pouvoir consulter le fichier.
Si le fichier est déplacé, supprimé ou si l'accès est restreint, un message d'erreur générique s'affiche pour empêcher la divulgation d'informations.
Informations
La page d'informations fournit des analyses clés pour les documents partagés via des liens externes, aidant les administrateurs à suivre l'engagement et l'utilisation. Pour accéder aux informations, cliquez sur Voir les informations dans la page Liens externes.
Ici, vous pouvez suivre les indicateurs clés suivants :
Pages vues, visites totales, téléchargements, visiteurs uniques et temps de visualisation total/moyen.
Temps de visualisation page par page pour identifier les sections à fort intérêt.
Liste des visiteurs, nombre de visites, pages consultées et dernière activité.
Vous pouvez utiliser les filtres suivants pour vous concentrer sur des données spécifiques :
Restreindre les résultats d'activité sur une période choisie.
Basculer entre différents liens si applicable.
Sélectionnez une version spécifique du lien si applicable.
Filtrez par visiteurs individuels ou domaines spécifiques pour suivre l'activité d'utilisateurs particuliers.
