La nouvelle archive en ligne offre une solution simple, sécurisée et économique pour l'accès aux données de projet à long terme. En éliminant le besoin de livraisons par clé USB, elle garantit que toutes les parties autorisées peuvent accéder aux informations même après la fin d'un projet, tout en répondant aux exigences de conformité et en gardant vos données à portée de main chaque fois que vous en avez besoin. Une archive en ligne est une version en nuage, en lecture seule, de votre projet. Une fois qu'un projet est archivé, son index est figé, ce qui signifie qu'aucune modification telle que la suppression, le déplacement ou le téléchargement ne peut être effectuée.
ℹ️ Disponible uniquement avec les abonnements Core et Premier
💡 En savoir plus sur toutes les options d'archivage disponibles
Archivage du projet en ligne
Pour accéder à la fonctionnalité d'archive en ligne, allez dans l'un de ces onglets dans le panneau de navigation de gauche :
Paramètres – Général, accédez à la carte Archivage, puis cliquez sur Archiver le projet.
Archivage de projet
Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant de l'état du projet et sélectionner Archivé.
Archivage de projet – carte Archive en ligne, cliquez sur Archiver le projet.
Archivage de projet
Dans la page ouverte, remplissez les informations requises pour archiver votre projet en ligne.
Durée
Décidez pendant combien d'années vous souhaitez stocker le projet en ligne en sélectionnant ou en saisissant le nombre.
💡 La durée minimale est de 3 ans, et la maximale – 10. Selon les conditions de votre abonnement, vous pouvez avoir 5 ans inclus comme alternative aux clés USB.
Lors de la sélection des années, vous pouvez voir les frais annuels et totaux ajustés dynamiquement pour une transparence totale sur les coûts applicables selon les conditions de votre abonnement. La facture sera envoyée à la personne de contact pour la facturation spécifiée dans l'onglet abonnement du compte d'entreprise.
Droits d'accès
Ici, vous pouvez ajouter des participants existants au projet et/ou inviter de nouveaux utilisateurs externes qui devraient avoir accès aux archives du projet.
Pour ajouter des participants au projet, il suffit de les trouver et de les sélectionner dans la liste déroulante.
Pour accorder des droits d'accès à des utilisateurs extérieurs à votre projet, cliquez sur Inviter des utilisateurs externes en bas du menu déroulant avec les participants existants.
⚠️ Tous les participants disposant de droits d'accès ont un accès complet et égal à tous les documents du projet, aux participants, aux paramètres, aux journaux d'activité et aux autres fonctionnalités.
Confirmation
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Archiver le projet. Dans la fenêtre modale qui apparaît, confirmez et prenez connaissance des frais, le cas échéant.
Si votre projet n'a pas été verrouillé avant l'archivage, il sera temporairement verrouillé pour préparer l'archive en ligne. Cela garantit que les données archivées restent un enregistrement fidèle et définitif du projet.
⚠️ L'archivage du projet ne peut pas être annulé. Si cela a été fait par erreur, contactez votre gestionnaire de compte ou le service client pour obtenir de l'aide.
Une fois le projet archivé, un e-mail de confirmation d'archivage est envoyé aux administrateurs de projet qui ont été ajoutés à l'archive en ligne. Les autres participants reçoivent une invitation séparée à l'archive en ligne.
Fonctionnalités du projet archivé
Lors de l'archivage du projet, celui-ci devient une archive en lecture seule avec des fonctionnalités limitées par rapport à une salle de données classique.
Tableau de bord
Le tableau de bord des archives en ligne est une page d'accueil qui fournit un aperçu rapide des détails suivants dans le panneau supérieur :
Quand le projet a été archivé.
Jusqu'à quand le projet est archivé.
Confirmation de l'archivage : un document signé d'Ideals confirmant la date et l'heure de l'archivage.
💡 Cliquez sur Cycle de vie du projet pour plus de détails sur l'historique du statut du projet et d'autres informations.
Le panneau supérieur est suivi d'un aperçu récapitulatif des documents du projet, incluant la taille de stockage et la répartition par types de documents.
Sur le côté gauche, vous pouvez trouver les rapports générés précédemment au moment de l'archivage, principalement :
Liste des participants : une liste des groupes et utilisateurs qui étaient présents dans le projet avant l'archivage.
Matrice des permissions : une liste détaillée des documents par rapport aux groupes et leur niveau de permission pour un document donné.
Discussions Q&R : toutes les questions et réponses soumises. Applicable uniquement si la section Q&R a été configurée dans le projet.
💡 Un journal d'activité détaillé reste disponible dans l'archive en ligne pour consulter les événements historiques et nouveaux après l'archivage du projet.
Sur la partie principale de l'écran, vous verrez une liste des participants de l'archive en ligne avec la possibilité d'en ajouter rapidement de nouveaux.
Documents
Tous les participants aux archives en ligne peuvent accéder à tous les documents du projet, y compris ceux non publiés et ceux supprimés dans la corbeille, le cas échéant.
⚠️ Si vous ne souhaitez pas révéler les documents supprimés, assurez-vous que la corbeille est vidée avant d'archiver le projet. S'il reste des documents supprimés, la corbeille sera présente dans le panneau de navigation principal pour tous les participants. La suppression depuis la corbeille n'est pas possible dans le projet archivé.
Toute modification de l'index du projet est interdite, et plusieurs actions avec les documents ne sont pas disponibles dans l'archive en ligne. Vous trouverez un résumé dans le tableau ci-dessous.
Action | Disponibilité |
Voir | ✔️ |
Imprimer | ✔️ |
Télécharger | ✔️ |
Copier les fichiers vers d'autres projets actifs | ✔️ |
Ajouter, modifier et supprimer des notes | ✔️ |
Exporter l'index du projet | ✔️ |
Télécharger | ❌ |
Supprimer | ❌ |
Publier/dépublier | ❌ |
Caviarder/annuler le caviardage, modifier le brouillon | ❌ |
Copier dans le projet | ❌ |
Se déplacer | ❌ |
Téléverser une nouvelle version | ❌ |
Renommer | ❌ |
Extraire l'archive | ❌ |
Renommer en masse | ❌ |
Importer la structure de dossiers | ❌ |
Reconstruire l'index | ❌ |
Ajouter, modifier et supprimer des étiquettes | ❌ |
Partager des fichiers en externe | ❌ |
Demander des signatures électroniques | ❌ |
Participants
Dans l'onglet participants, vous pouvez trouver la liste de tous les participants de l'archive en ligne et :
Ajouter des participants : cliquez sur le bouton, saisissez les adresses e-mail et cliquez sur Inviter.
Renvoyer l'invitation : cliquez sur le bouton correspondant en ligne avec le participant ou sur le panneau supérieur après avoir sélectionné un ou plusieurs participants dans la liste.
Supprimer les participants existants : cliquez sur le bouton correspondant en ligne avec le participant ou sur le panneau supérieur après avoir sélectionné un ou plusieurs participants dans la liste.
Rapports
La section des rapports offre un journal d'activité complet pour une transparence totale. Ce journal détaillé couvre toute l'activité du projet depuis sa création et continue de suivre toutes les activités en cours des participants actuels de l'archive en ligne. Le journal d'activité peut être envoyé par e-mail ou exporté vers un fichier Excel si nécessaire.
Modifier les paramètres personnels et de projet.
Dans le menu des paramètres, vous pouvez vérifier et mettre à jour les paramètres suivants :
Général : consultez et gérez le statut de votre projet, copiez le lien du projet et vérifiez l'emplacement de stockage de votre projet.
Branding: téléchargez un logo, changez la couleur du thème et l'arrière-plan de la page de connexion pour refléter la marque de votre entreprise.
Étiquettes : consultez les étiquettes de documents disponibles qui ont été configurées et utilisées pendant la phase active du projet.
Filigranes: décidez quand afficher les filigranes; modifiez la couleur, l'opacité, la position et les détails inclus des filigranes.
Filigranes: décidez quand afficher les filigranes; modifiez la couleur, l'opacité, la position et les détails inclus des filigranes.
Sécurité: fournir un accès de support si nécessaire; renforcer la sécurité en activant la vérification en deux étapes et la vérification par e-mail, restreindre l'accès par domaines de messagerie et adresses IP.
Fermez vos projets depuis votre appareil dès que nécessaire. Une fois fermés, nous enverrons un email de confirmation aux administrateurs.
Pour le projet archivé, vous pouvez toujours créer une archive téléchargeable ou commander des clés USB. Étant donné que certaines fonctionnalités ne sont pas pertinentes pour les projets archivés, les préférences d'archivage diffèrent légèrement de celles disponibles pour les projets actifs. Vous disposerez des options suivantes :
Documents et journal d'activité
Uniquement les documents
Dossiers sélectionnés
💡 S'il y a des pièces jointes ou des documents de Q&R dans la corbeille, vous pouvez choisir de les inclure. Pour les données historiques, consultez la section Tableau de bord – Rapports.