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すべてのプロジェクト参加者はグループに招待されます。グループ設定では、役割、機能へのアクセス、ドキュメント権限、その他の設定を定義します。

💡 新しいグループを作成し、その設定を定義できるのはプロジェクト管理者のみです。

グループの作成を開始するには、「参加者」タブに移動し、上部パネルの「グループを作成」をクリックして、以下の手順に従ってください。

最初のステップでは、次のことを行う必要があります。

完了したら、「次へ」をクリックします。

このステップはユーザーおよびカスタムの役割にのみ表示されます。管理者の役割ではデフォルトですべてのドキュメントに完全にアクセスできるため、ドキュメント権限の設定はスキップされます。

ここでは、このグループ内の参加者がプロジェクトのドキュメントにアクセスするための詳細な権限を設定できます。

デフォルトでは、すべてのドキュメントへのアクセスは「アクセスなし」に設定されています。

グループ作成時に、プロジェクト内に存在する場合、他の非管理者グループから権限をコピーすることもできます。

選択したグループの権限が新しいグループにプリセットされ、必要に応じて編集できます。この機能は、特定のファイルやフォルダーを除き、共通のドキュメントセットに対して同じレベルのアクセスが必要な複数のグループを設定する場合に役立ちます。

完了したら、「次へ」をクリックします。

ここでは、次の設定を行います。

グループの参加者がいつプロジェクトにアクセスできるかを決定します。

トグルを使用してグループのアクセス状態を定義します。

アクセスがオフになっている場合、有効化されるまで参加者はプロジェクトを開くことができません。

アクセスが有効になっている場合、開始日と終了日の横にある鉛筆アイコンをクリックすることで、開始と終了のタイミングを任意で設定できます。

終了日が設定されている場合、その日に達するとアクセスは自動的に削除されます。

グループの編集時に、いつでもアクセス設定を更新できます。

さらに、次の設定を行うことができます。

必要なメールアドレスを入力し、リストから招待言語を選択するだけです。

このステップは任意のため、後で参加者を招待することもできます。

💡 ユーザーがすでにIdealsに登録されている場合、招待時に選択した言語にかかわらず、招待はそのユーザーの希望する言語で送信されます。

「作成」をクリックしてグループ設定を完了します。

グループ作成後はいつでも、グループ設定の編集、新しい参加者の追加、特定の参加者の削除や無効化を行うことができます。