As assinaturas eletrônicas permitem que administradores solicitem assinaturas seguras em documentos dos participantes do projeto — tudo sem sair da sala de dados. Isso simplifica os fluxos de trabalho e apoia a conformidade em todas as transações.
💡 Apenas administradores podem enviar documentos para assinatura. Os signatários terão acesso automático a um arquivo se estiverem marcados como assinantes.
Disponibilidade
Somente administradores podem solicitar assinaturas.
Somente os signatários designados podem assinar.
Não suportado na versão móvel do produto.
💡 Se um signatário abrir um link no celular, ele será solicitado a abri-lo em um navegador de desktop antes de poder continuar.
Enviando um documento para assinatura
Etapa 1: Abrir arquivo e enviar para assinatura
Administradores podem clicar com o botão direito em um documento conversível para PDF (PDF, DOC, DOCX, RTF ou TXT) e selecionar Solicitar assinatura.
💡 Esta opção não aparecerá se o documento tiver erros de redação.
Etapa 2: Adicionar signatários
No modal, selecione pelo menos um participante ativo do projeto para assinar o documento.
Clique em Continuar para prosseguir.
💡 Os signatários não precisam receber acesso ao documento para assinar.
Etapa 3: Posicionar campos de assinatura
Use a interface de arrastar e soltar para atribuir pelo menos um campo de assinatura por signatário.
Você pode:
Adicionar vários campos por assinante
Reposicionar campos
Editar ou excluir signatários
Quando terminar, clique em Enviar.
Etapa 4: Finalizar solicitação
Você terá a opção de adicionar um nome de arquivo e uma mensagem (até 300 caracteres).
Clique em Enviar para criar a solicitação e você será redirecionado para a página Assinaturas, onde uma cópia em PDF do arquivo está armazenada.
Esta atividade é registrada no Log de atividades, com todos os detalhes da solicitação.
Se você não conseguir ver nenhum signatário ou remover acidentalmente todos os signatários, você será solicitado a Adicionar signatários no painel direito.
Clique em Adicionar signatários e adicione os participantes necessários antes de continuar.
Assinando um documento
Somente os signatários designados podem assinar documentos.
Passo 1: Abra o documento
Os signatários podem acessar documentos que precisam de sua assinatura através da página Assinaturas ou de um e-mail de notificação.
Etapa 2: Iniciar assinatura
Clique em Iniciar na parte superior ou clique em um campo de assinatura para começar. Use Próximo para navegar entre os campos.
Passo 3: Adicione sua assinatura
Desenhe sua assinatura e clique em Adicionar. Cada assinatura inclui seu nome e um registro de data e hora. Sua assinatura será preenchida automaticamente nos campos restantes quando você clicar nos campos de assinatura.
Etapa 4: Finalizar
Depois que todos os campos estiverem assinados, clique em Concluir na parte superior. Você retornará à página Assinaturas, e uma mensagem de confirmação aparecerá. As entradas do registro de atividades rastreiam todas as ações de assinatura.
Baixando o documento finalizado
Administradores e signatários podem baixar documentos totalmente assinados em Documentos > Assinaturas usando o atalho de Download no lado direito da tabela:
Ou de dentro do próprio documento:
Usando a página de Assinaturas
A página de Assinaturas está disponível para administradores por padrão ao abrir uma solicitação de assinatura, e disponível para signatários apenas se eles tiverem uma solicitação de assinatura em aberto:
Administradores veem todas as solicitações
Outros usuários só veem documentos atribuídos a eles
As colunas incluem:
Nome do arquivo
Status (Assinado, Pendente, Pendente sua assinatura, Anulado)
Signatários
Enviado em data
Ações disponíveis dentro de Assinaturas Eletrônicas:
Ação | Quem pode usar | Status | Descrição |
Copiar para | Administradores | Assinado | Mover documento assinado para a seção Documentos |
Baixar | Administradores, Signatários | Assinado | Baixar documento totalmente assinado |
Cancelar | Administradores | Pendente | Cancelar solicitação e notificar todos os signatários |
Ver documento | Administradores, Signatários | Todos os status | Visualizador somente leitura. Em Pendente de sua assinatura, abre o editor |
💡 Todas as ações são registradas no Registro de atividades.
Enviar um lembrete
Você pode lembrar os signatários para completar uma solicitação de assinatura. Veja como:
1. Verificar o status do documento
Os lembretes estão disponíveis quando o documento está:
Pendente
Pendente de sua assinatura
Esses status significam que pelo menos um signatário (incluindo você, se for um signatário) ainda não assinou.
2. Passe o cursor para revelar a opção de lembrete
Quando você passar o cursor sobre o documento, verá uma opção Enviar lembrete.
3. Clique para abrir o modal de lembrete
Este modal listará apenas os signatários que ainda não assinaram.
Todos os signatários que ainda precisam assinar estão pré-selecionados, incluindo você, se for o caso.
Você pode optar por desmarcar qualquer pessoa se não quiser que ela receba um lembrete.
4. Enviar o lembrete
Depois de confirmar, uma notificação é enviada aos signatários selecionados – ajudando a manter as coisas em andamento sem e-mails adicionais.
Notificações enviadas para Assinaturas Eletrônicas
Evento | Enviado para | Detalhes |
Solicitação de assinatura recebida | Signatários designados | Inclui link para visualizar o documento |
Solicitação de assinatura cancelada | Administrador + todos os signatários | Solicitação anulada |
Documento totalmente assinado | Administrador + todos os signatários | Confirma a conclusão e contém um link para visualizar o documento |
Lembrete sobre documento enviado para assinatura | Signatários mediante solicitação do Administrador | Inclui link para visualizar o documento |
O recurso de assinaturas eletrônicas permite gerenciar assinaturas de forma rápida e segura, ajudando você a manter a conformidade e a eficiência. Se tiver dúvidas ou precisar de ajuda, entre em contato com nossa equipe de suporte — estamos felizes em ajudar.