As assinaturas eletrônicas permitem que os administradores solicitem assinaturas seguras em documentos dos participantes do projeto – tudo sem sair da sala de dados. Isso simplifica os fluxos de trabalho e oferece suporte à conformidade em todas as transações.
💡 Apenas administradores podem enviar documentos para assinatura. Os signatários poderão acessar automaticamente um arquivo se estiverem marcados como signatário.
Disponibilidade de recursos
Apenas administradores podem solicitar assinaturas.
Apenas signatários designados podem assinar.
Não suportado na versão móvel do produto.
💡 Se um signatário abrir um link no celular, será solicitado que abra em um navegador de desktop antes de poder continuar.
Enviando um documento para assinatura
Para enviar um documento para assinatura:
Clique com o botão direito no arquivo selecionado na lista.
Vá para Compartilhar e clique em Solicitar assinatura.
💡 Os seguintes tipos de arquivo são suportados para assinaturas: PDF, DOC, DOCX, RTF, TXT. Esta opção não aparecerá se o documento tiver erros de redação.
Adicionar signatários
No modal que apareceu:
Selecione pelo menos um participante ativo do projeto para assinar o documento.
Clique em Continuar para prosseguir.
Arquivamento de projeto
💡 Os signatários não precisam receber acesso ao documento para assinar.
Posicionar campos de assinatura
Após adicionar signatários, você será redirecionado para um visualizador para posicionar os campos de assinatura.
Use a interface de arrastar e soltar para atribuir pelo menos um campo de assinatura por signatário.
Você pode:
Adicione vários campos por signatário.
Reposicionar campos.
Editar ou excluir signatários.
Quando terminar, clique em Enviar no canto inferior esquerdo.
Finalizar solicitação
Ao enviar, você terá a opção de alterar o nome do arquivo e adicionar uma mensagem.
Clique em Enviar para criar a solicitação, e você será redirecionado para a página Assinaturas, onde uma cópia em PDF do arquivo é armazenada.
💡 Esta atividade é registrada no Log de atividades, com todos os detalhes da solicitação.
Se você não conseguir ver nenhum signatário ou remover acidentalmente todos os signatários, será solicitado que adicione signatários no painel direito. Clique em Adicionar signatários e adicione os participantes necessários antes de continuar.
Assinando um documento
Apenas signatários designados podem assinar documentos. Os signatários podem acessar documentos que precisam de sua assinatura através da página Assinaturas ou de um e-mail de notificação.
Para começar a assinar, clique em Iniciar na parte superior ou clique em um campo de assinatura para começar. Use Próximo para pular entre os campos.
Desenhe sua assinatura e clique em Adicionar. Cada assinatura inclui seu nome e um carimbo de data/hora. Sua assinatura será preenchida automaticamente nos campos restantes quando você clicar nos campos de assinatura.
Depois que todos os campos estiverem assinados, clique em Finalizar na parte superior. Você retornará à página Assinaturas e uma mensagem de confirmação aparecerá. As entradas do registro de atividades rastreiam todas as ações de assinatura.
Baixando o documento finalizado
Administradores e signatários podem baixar documentos totalmente assinados em Documentos –> Assinaturas usando o atalho Baixar no lado direito da tabela
ou de dentro do próprio documento.
Usando a página de Assinaturas
A página Assinaturas está disponível para administradores por padrão ao abrir uma solicitação de assinatura, e disponível para signatários apenas se eles tiverem uma solicitação de assinatura em aberto:
Administradores veem todas as solicitações.
Outros usuários só veem documentos atribuídos a eles.
Colunas disponíveis
Nome do arquivo
Status: Assinado, Pendente, Aguardando sua assinatura, Anulado
Signatários
Enviado em data
Ações dentro de Assinaturas eletrônicas
Ação | Quem pode usar | Status | Descrição |
Copiar para | Administradores | Assinado | Mover documento assinado para a seção Documentos |
Baixar | Administradores, Signatários | Assinado | Baixar documento totalmente assinado |
Cancelar | Pendente | Cancelar solicitação e notificar todos os signatários | Ver documento |
Administradores, Signatários | Todos os status | Visualizador somente leitura. Em Pendente sua assinatura, abre o editor | 💡 Todas as ações são registradas no Log de atividades. |
Enviando um lembrete
Você pode lembrar os signatários de concluir uma solicitação de assinatura. Os lembretes estão disponíveis quando o documento está:
Pendente
Aguardando sua assinatura
Esses status significam que pelo menos um signatário (incluindo você, se você for um signatário) ainda não assinou.
Para enviar um lembrete:
Passe o mouse sobre o documento necessário para ver as ações disponíveis.
Clique em Enviar lembrete.
No modal que apareceu, você verá apenas os signatários que ainda não assinaram.
Todos os signatários que ainda não assinaram estão pré-selecionados, incluindo você, se aplicável.
Você pode escolher desmarcar qualquer pessoa se não quiser que ela receba um lembrete.
Depois de confirmar, uma notificação é enviada aos signatários selecionados – ajudando a manter tudo no caminho certo sem e-mails adicionais.
Notificações enviadas para assinaturas eletrônicas
Evento
Enviado para | Detalhes | Solicitação de assinatura recebida |
Signatários designados | Inclui link para visualizar o documento | Solicitação de assinatura cancelada |
Administrador + todos os signatários | Solicitação foi anulada | Administrador + todos os signatários |