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Versionamento de documentos

Como enviar, gerenciar e rastrear versões de documentos

Atualizado há mais de 4 meses

💡A versão atual do documento é a única que conta para o seu armazenamento total — versões anteriores são armazenadas sem custo adicional.

A versão do documento é ativada por padrão. Os administradores do projeto podem desativá-la na guia Documentos dentro de Configurações do projeto.

Carregar novas versões

Nosso sistema suporta versionamento de documentos para os seguintes formatos de arquivo:

PDF | TXT | DOC | DOCX | XLS | CSV | XLSX | XLSM | PPT | PPTX | RTF | HTM | HTML | XML | MHT | JPG | JPEG | JPE | GIF | BMP | PNG | SVG | TIF | TIFF | DWG

Para enviar uma nova versão:

  1. Clique com o botão direito no documento que você deseja atualizar

  2. Selecione Adicionar nova versão no menu de contexto

  3. Escolha o novo documento do seu dispositivo local e prossiga com o upload

Assim que uma nova versão for adicionada, um indicador visual mostrando o número de todas as versões associadas aparecerá ao lado do documento.

Você pode enviar até 50 versões para um documento.

💡 Somente administradores e participantes com permissões de Upload e Gerenciamento podem fazer upload, visualizar, baixar e restaurar versões de documentos.

Ver histórico de versões

Você pode facilmente rastrear o histórico de versões clicando no ícone do contador de versões ao lado de um documento. Aqui, você verá o histórico completo de versões, incluindo:

  • Autor

  • Data de envio

  • Tamanho do arquivo

💡 Participantes com permissões de Download e inferiores podem acessar apenas a versão atual e não poderão visualizar versões anteriores.

Gerenciar versões

Para gerenciar versões de documentos, abra o modo de histórico de versões clicando no ícone do indicador de versão ao lado de um documento. Selecione uma versão e clique ... para abrir um menu de contexto onde você pode realizar as seguintes ações:

  • Visualizar

  • Baixar

  • Tornar atual (Você pode reverter para uma versão anterior a qualquer momento selecionando esta opção)

  • Excluir (Versões excluídas do modo histórico não podem ser restauradas)

💡Somente administradores e participantes com permissão de Gerenciar podem excluir versões anteriores.

A versão atual não pode ser excluída do modo Histórico de Versões. Se você deseja excluir a versão atual, saia do modo Histórico de Versões e exclua o documento. Se você decidir restaurar o documento da Lixeira, todas as versões associadas serão restauradas.

Controlar alterações

Um registro de auditoria automático captura todas as alterações de versão. Você pode rastrear essas alterações usando o relatório Activity log e aplicando os seguintes filtros de ação:

  • Nova versão adicionando

  • Exclusão de versão

  • Restauração da versão anterior

Notificações

Você será notificado sobre novas versões carregadas de acordo com suas preferências de notificações por email.

A Versão de Documentos aprimora o gerenciamento de documentos ao oferecer flexibilidade, controle total sobre o histórico de versões e gerenciamento eficiente de armazenamento sem custos adicionais. Isso garante colaboração contínua e maior transparência, facilitando a manutenção de documentos atualizados e precisos dentro do seu projeto.

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