O recurso de publicação de documentos permite que administradores revisem e censurem documentos antes de disponibilizá-los aos usuários, independentemente de suas permissões. Os administradores também podem configurar definições de acesso para garantir que informações confidenciais sejam protegidas. Novos uploads permanecem não publicados por padrão, permitindo verificação e ajustes antes da distribuição.
ℹ️ Disponível nos seguintes planos de assinatura: Core, Premier, Enterprise e Pro a partir de 2024.
Habilitando e desabilitando a publicação
Este recurso está desabilitado por padrão em todos os novos projetos. Para habilitar e começar a usar a publicação de documentos:
Vá para Configurações → Projeto → aba Documentos.
Clique no botão de alternância ao lado de Publicação.
⚠️ Todos os novos documentos enviados por administradores e usuários com permissões de Upload ou Gerenciar após o recurso ser ativado ficam então não publicados por padrão.
Desabilitar este recurso tornará todos os documentos não publicados visíveis aos participantes do projeto de acordo com suas permissões. Uma mensagem de confirmação aparecerá se houver documentos não publicados ao desabilitar o recurso.
Publicação e despublicação de documentos
Quando a publicação está habilitada no projeto:
A coluna Status aparece na aba Documentos, indicando se o arquivo ou pasta está publicado ou não.
Apenas administradores podem publicar ou despublicar documentos, e ver todos os documentos não publicados.
Usuários com permissões de Upload ou Gerenciar podem visualizar apenas seus próprios documentos não publicados e mantêm o acesso, a menos que sua permissão seja definida como Sem acesso.
Anexos de P&R são publicados por padrão.
Para publicar ou despublicar documentos:
Selecione um ou mais itens na lista de documentos.
Clique em Publicar ou Despublicar no menu de contexto ou no painel superior.
* As opções disponíveis dependem dos status dos itens selecionados.
Ao publicar pela primeira vez, você precisará confirmar a ação na janela modal. Você pode clicar em "Não mostrar novamente" para evitar futuras solicitações de confirmação.
Depois que o documento é publicado, ele fica disponível com base nas permissões do usuário.
⚠️ Para publicar um documento dentro de uma pasta não publicada, você será obrigado a publicar a pasta pai também.
Acesso rápido: Não publicado
Os administradores podem acessar e revisar todos os documentos não publicados na aba dedicada em Acesso rápido – Não publicados.
Status de publicação vs outros recursos
Movendo ou copiando documentos:
Mover/copiar um documento publicado para um local não publicado o torna não publicado.
Mover/copiar um documento não publicado para um local publicado mantém seu status.
Documentos copiados para outro projeto sempre ficam despublicados.
Versionamento de documentos: adicionar uma nova versão ou restaurar uma versão anterior mantém o status de publicação do documento.
Compartilhamento via link externo: documentos não publicados não podem ser compartilhados externamente.
Lixeira: documentos restaurados sempre ficam despublicados.