Links externos permitem que administradores compartilhem com segurança arquivos específicos com clientes, parceiros ou consultores fora do projeto, facilitando a colaboração eficiente com indivíduos autorizados enquanto mantêm controle sobre o acesso e permissões do conteúdo compartilhado.
O principal benefício deste recurso é que esses usuários não precisam ser convidados para o projeto e não precisam registrar uma conta no Ideals para acessar esses arquivos.
💡 O compartilhamento de arquivos externamente está disponível apenas com assinaturas Premier e Enterprise.
Criando links externos
Para criar um link externo:
Clique com o botão direito no arquivo que você gostaria de compartilhar.
Selecione Compartilhar e depois Criar link externo.
💡 Apenas tipos de arquivo conversíveis para PDF e arquivos Excel podem ser compartilhados externamente.
No modal que apareceu, selecione suas preferências.
Tipo de acesso:
Qualquer um com um link: permite que qualquer pessoa com o link acesse o arquivo, exigindo verificação de e-mail por meio de um código de confirmação.
Acesso limitado: permite que os usuários especifiquem quais emails ou domínios de email podem acessar o arquivo, com verificação via código de email.
Data de expiração: defina a data de expiração para a validade do link. Por padrão, está definida para 90 dias. O link será automaticamente desabilitado quando a data de expiração for atingida.
Notificações: ative as notificações sobre atividade de links com a frequência desejada:
Instantaneamente: seja notificado imediatamente a cada visita.
Diariamente pela manhã: receba um resumo da atividade de links às 8:00 da manhã das últimas 24 horas.
Diariamente à tarde: receba um resumo da atividade de links às 16:00 das últimas 24 horas.
Semanal: receba um resumo da atividade de links às segundas-feiras às 8:00 da manhã dos últimos 7 dias.
ℹ️ Os resumos diários e semanais são enviados apenas se houver alguma atividade nas últimas 24 horas e nos últimos 7 dias, respectivamente. Apenas o criador do link é notificado sobre a atividade.
Marcas d'água: aplicar marcas d'água na visualização online e nas versões PDF baixadas. Para garantir uma abordagem uniforme às marcas d'água do projeto, o padrão aplicado será retirado das configurações do projeto.
Permissões de download: permitir download como PDF ou no formato original.
Depois de revisar e selecionar todas as configurações necessárias, clique em Criar.
Você será direcionado para a segunda tela, onde poderá enviar um link imediatamente para quaisquer e-mails especificados.
Gerenciando links externos
Todos os links externos criados podem ser encontrados no menu Documentos no painel de navegação à esquerda – Links externos.
Você pode editar todos os parâmetros do link, incluindo habilitar e desabilitar, para garantir total controle sobre o acesso ao link conforme o projeto avança.
Os administradores podem copiar qualquer um dos links já existentes para compartilhá-los com usuários externos ou enviá-los por email.
Além disso, para um documento com um link externo já existente, você pode acessar rapidamente essas opções no menu Compartilhar:
Copiar link externo
Editar link externo se houver um link ou Ver links externos se houver mais de um.
Copiar link externo também está disponível em outro item do menu de contexto: Copiar link – Compartilhamento externo.
Acessando links compartilhados
As partes interessadas externas recebem o link por e-mail ou qualquer outro canal escolhido pelo administrador.
Se o link foi enviado do projeto, o e-mail automático os informa sobre quem compartilhou o arquivo e inclui uma mensagem adicional se adicionada pelo administrador. Eles podem então clicar para prosseguir ao fluxo de login.
As partes interessadas precisam apenas verificar seu endereço de e-mail com um código para acessar o arquivo.
Stakeholders que não aceitaram previamente os Termos de Uso e a Política de Privacidade da Ideals precisarão marcar a caixa para concordar antes de poderem visualizar o arquivo.
Se o arquivo for movido, excluído ou o acesso for restrito, uma mensagem de erro genérica é exibida para evitar a divulgação de informações.
Insights
A página de insights fornece análises essenciais para documentos compartilhados via links externos, ajudando administradores a acompanhar o engajamento e uso. Para acessar os insights, clique em Ver insights na página Links externos.
Aqui você pode acompanhar as seguintes métricas principais:
Páginas visualizadas, total de visitas, downloads, visitantes únicos e tempo total/médio de visualização.
Tempo de visualização página por página para identificar seções de alto interesse.
Lista de visitantes, número de visitas, páginas visualizadas e última atividade.
Você pode usar os seguintes filtros para focar em dados específicos:
Restringir resultados de atividade em um período escolhido.
Alterne entre diferentes links, se aplicável.
Selecione a versão de um link específico, se aplicável.
Filtre por visitantes individuais ou domínios específicos para rastrear a atividade de usuários específicos.
