Есть 2 способа поделиться файлами проекта:

Администраторы могут быстро делиться документами с участниками в рамках проекта. Просто наведите курсор на документ, который нужно поделиться, и выберите Скопировать ссылку в контекстном меню.

Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши на файле и выбрать Поделиться , а затем Скопировать ссылку. Это скопирует прямую ссылку в ваш буфер обмена, которую вы затем сможете поделиться с любым участником проекта.

Эта функция позволяет администраторам безопасно делиться конкретными файлами с клиентами, партнерами или консультантами за пределами дата-центра, облегчая эффективное сотрудничество с авторизованными лицами, при этом сохраняя контроль над доступом и правами на общий контент.

💡 Возможность обмена файлами с внешними пользователями доступна только при Бизнес и Корпоративных подписках.

Чтобы поделиться файлом с внешними пользователями, щелкните правой кнопкой мыши на файле, которым вы хотите поделиться, и выберите Поделиться, а затем Поделиться файлом с внешними пользователями из контекстного меню.

Далее, укажите требуемый уровень доступа:

💡 Только типы файлов, конвертируемые в PDF и файлы Excel могут быть распространены внешним образом.

Вы можете настроить параметры для общих ссылок, включая:

💡 Если вы установите срок действия, доступ к этой ссылке будет автоматически отключен по достижении даты истечения срока действия.

Чтобы обеспечить единый подход к водяным знакам проекта, применяемый шаблон будет взят из настроек проекта.

💡 Администраторы могут отправить ссылку любому участнику прямо из проекта во время его создания. Это простой способ уведомить пользователей о том, что файлы готовы для проверки.

Все общедоступные ссылки перечислены в меню Быстрый доступ, обеспечивая пользователям удобный просмотр и редактирование общих ссылок.

Вы можете редактировать все параметры ссылки, включая ее активацию и деактивацию, чтобы обеспечить полный контроль над доступом к ссылке по мере продвижения проекта.

Также администраторы могут скопировать любую из уже существующих ссылок, чтобы поделиться ей с внешними пользователями или отправить ее по электронной почте.

Администраторы могут отслеживать просмотры и действия (создание, удаление, редактирование, скачивание) по общим ссылкам через раздел Отчеты. Наша система даже отслеживает внешних пользователей, обеспечивая возможность администраторам видеть, кто получил доступ к ссылке.

Внешние заинтересованные стороны получат электронное письмо со ссылкой для перехода к простому и быстрому процессу входа в систему.

💡 Участник может получить ссылку из электронной почты или любым предпочтительным способом от администратора - не обязательно отправлять ссылку по электронной почте.

Это письмо информирует пользователей о том, кто поделился файлом и о любом дополнительном сообщении, добавленном администратором. Затем они могут перейти к процессу входа в систему.

Участникам достаточно подтвердить свой адрес электронной почты, чтобы получить доступ к файлу.

В случае, если файл был перемещен, удален или пользователь просто не имеет доступа к файлу, отображается специально неоднозначное сообщение об ошибке. Это сделано для того, чтобы не давать важную информацию неавторизованным пользователям.

Наша функция Обмен файлами с внешними пользователями предлагает безопасное и эффективное решение для сотрудничества с внешними участниками. Предоставляя пользователям контроль над общим контентом и правами доступа, мы позволяем им эффективно сотрудничать, обеспечивая защиту конфиденциальной информации.

Если у вас возникнут вопросы или вам потребуется помощь в использовании этой функции, не стесняйтесь обращаться в нашу службу поддержки. Мы здесь, чтобы обеспечить бесперебойный и продуктивный опыт сотрудничества для вас и ваших внешних партнеров.