Зовнішні посилання дозволяють адміністраторам безпечно ділитися конкретними файлами з клієнтами, партнерами або консультантами поза межами проекту, сприяючи ефективній співпраці з авторизованими особами при збереженні контролю над доступом та дозволами для спільного контенту.
Основна перевага цієї функції полягає в тому, що таких користувачів не потрібно запрошувати до проекту і їм не потрібно реєструвати обліковий запис в Ideals для доступу до цих файлів.
💡 Зовнішній обмін файлами доступний лише з підписками Premier та Enterprise.
Створення зовнішніх посилань
Щоб створити зовнішнє посилання:
Клацніть правою кнопкою миші на файл, яким ви хочете поділитися.
Виберіть Поділитися, а потім Створити зовнішнє посилання.
💡 Тільки типи файлів, що конвертуються в PDF та файли Excel можуть бути поширені зовнішньо.
У відкритому модальному вікні виберіть свої налаштування.
Тип доступу:
Будь-хто з посиланням: дозволяє будь-кому з посиланням отримати доступ до файлу, потребує перевірки електронної пошти за допомогою коду підтвердження.
Обмежений доступ: дозволяє користувачам вказувати, які електронні листи або домени електронної пошти можуть отримати доступ до файлу, з підтвердженням за допомогою коду з електронного листа.
Дата закінчення терміну дії: встановіть дату закінчення терміну дії для валідності посилання. За замовчуванням встановлено 90 днів. Посилання буде автоматично відключено після досягнення дати закінчення терміну дії.
Сповіщення: увімкніть сповіщення про активність посилань з бажаною частотою:
Миттєво: отримуйте сповіщення негайно при кожному відвідуванні.
Щодня вранці: отримуйте стислий дайджест активності посилань о 8:00 ранку за останні 24 години.
Щодня після обіду: отримуйте стислий дайджест активності посилань о 16:00 за останні 24 години.
Щотижня: отримуйте узагальнений дайджест активності посилань у понеділки о 8:00 ранку за останні 7 днів.
ℹ️ Щоденні та щотижневі дайджести надсилаються лише за умови наявності активності за останні 24 години та останні 7 днів відповідно. Лише створювач посилання отримує сповіщення про активність.
Водяні знаки: застосування водяних знаків при перегляді онлайн та завантажених PDF-версій. Для забезпечення єдиного підходу до водяних знаків проекту, застосований шаблон буде взято з налаштувань проекту.
Дозволи на завантаження: дозволяють завантажувати у форматі PDF або в оригінальному форматі.
Після того, як ви переглянули та вибрали всі необхідні налаштування, натисніть Створити.
Вас буде перенаправлено на другий екран, де ви зможете одразу надіслати посилання на будь-які вказані електронні адреси.
Керування зовнішніми посиланнями
Усі створені зовнішні посилання можна знайти в меню Документи на лівій навігаційній панелі – Зовнішні посилання.
Ви можете редагувати всі параметри посилання, включаючи його активізацію та деактивізацію, щоб забезпечити повний контроль над доступом до посилання в міру розвитку проекту.
Адміністратори можуть скопіювати будь-які з уже існуючих посилань, щоб поділитися ними з зовнішніми користувачами або надіслати електронною поштою.
Крім того, для документа з уже існуючим зовнішнім посиланням ви можете швидко отримати доступ до цих параметрів у меню Поділитися:
Копіювати зовнішнє посилання
Редагувати зовнішнє посилання, якщо є одне посилання, або Переглянути зовнішні посилання, якщо їх більше одного.
Копіювання зовнішнього посилання також доступне в іншому пункті контекстного меню: Копіювати посилання – Зовнішній доступ.
Доступ до спільних посилань
Зовнішні зацікавлені сторони отримують посилання через електронну пошту або будь-який інший канал, обраний адміністратором.
Якщо посилання було надіслано з проекту, автоматичний електронний лист інформує їх про те, хто поділився файлом, і включає додаткове повідомлення, якщо воно було додано адміністратором. Потім вони можуть перейти до процесу входу в систему.
Зацікавленим сторонам потрібно лише підтвердити свою електронну адресу за допомогою коду, щоб отримати доступ до файлу.
Зацікавлені сторони, які раніше не приймали Умови використання та Політику конфіденційності Ideals, повинні будуть поставити галочку для підтвердження згоди, перш ніж зможуть переглянути файл.
Якщо файл переміщено, видалено або доступ обмежено, відображається загальне повідомлення про помилку для запобігання розкриттю інформації.
Аналітика
Сторінка аналітики надає ключові дані для документів, які поширюються через зовнішні посилання, допомагаючи адміністраторам відстежувати залученість та використання. Щоб отримати доступ до аналітики, натисніть Переглянути аналітику на сторінці Зовнішні посилання.
Тут ви можете відстежувати наступні ключові показники:
Переглянуті сторінки, загальна кількість відвідувань, завантаження, унікальні відвідувачі та загальний/середній час перегляду.
Час перегляду сторінка за сторінкою для визначення розділів з високим інтересом.
Список відвідувачів, кількість відвідувань, переглянуті сторінки та остання активність.
Ви можете використовувати наступні фільтри для фокусування на конкретних даних:
Звузити результати активності за обраний період.
Перемикайтеся між різними посиланнями, якщо це застосовно.
Виберіть версію конкретного посилання, якщо це застосовно.
Фільтруйте за окремими відвідувачами або конкретними доменами, щоб відстежувати активність певних користувачів.
