在 Ideals VDR 中有效地设置项目对于确保安全的协作、高效的用户管理和有序的数据共享至关重要。请遵循以下最佳实践以优化您的设置。
在这里，我们介绍一些最佳实践来帮助您进行设置。
1. 计划和组织您的小组
将参与者组织到适当的组中有助于维护安全性和高效的访问管理。对于创建组，请考虑以下几点：
集团结构:
将外部用户按公司和内部用户按部门分开。这种细分使分配相关权限和控制访问变得更容易。
根据具体需求使用组，例如法律、财务或尽职调查团队。
管理员角色:
分配至少两名管理员以确保弹性管理。如果一名管理员不可用，这将允许顺利管理。
管理员可以监督某些群组的管理。
可见性设置:
决定用户是否应该在项目中看到其他用户。您可以自定义可见性以限制用户曝光，或通过启用团队成员之间的可见性来促进协作。
组级别的权限：
权限适用于整个组，而不是单个用户。组设置应与访问需求保持一致，以避免后续的复杂情况。
根据角色对组进行结构化，因此访问权限是根据工作职能或项目阶段授予的。
批量用户邀请:
批量邀请用户通过Excel 文件或复制粘贴电子邮件地址。这可以节省时间并确保用户快速添加。
为群组设置权限级别:
根据组（例如，Admin，User，Custom）分配权限。使用 Ideals VDR 的8 个可用权限级别（例如，无访问权限、查看、下载、上传、管理）在组级别调整权限。
具有停用状态的组
创建处于停用状态的群组。然后在项目准备就绪时激活它们。参与者将根据需要收到电子邮件邀请。
跟踪用户NDA接受情况：
要求用户在访问文档之前接受点击式保密协议。跟踪谁已接受并导出已签署的保密协议以便记录保存。
2. 将文件和文件夹填充到您的VDR中
高效上传和组织您的数据是项目顺利启动的关键。请考虑以下提示：
上传方法:
使用拖放功能快速上传文件。
对于大量文件，考虑使用第三方云存储（例如OneDrive， SharePoint）。
使用批量文件重命名：
如有必要，批量重命名文件，以保持一致性并避免人工错误。
同步本地文件夹:
使用桌面应用程序将您的本地文件夹与VDR同步，以便进行初始填充和持续更新。这简化了大型项目的管理。
审核和验证上传:
上传后，请仔细检查文件是否在正确的文件夹中，并确保文档名称一致。
利用可定制列和排序来简化文件管理，并更轻松地跟踪内容。
3. 配置权限和访问控制
适当的权限对于控制谁可以访问、查看和编辑项目文件至关重要。最佳实践包括：
使用基于组的权限：
在组级别分配权限，以确保一致性并减少管理工作量。这样，您只需为每个组定义一次访问权限，并将其应用于所有成员。
使用以...查看功能来验证权限。
利用分层权限：
注意权限继承如何从父文件夹传递到子文件夹和文件。
如果您将文件夹设置为管理访问，则所有子文件夹和文件将继承此权限，这可能并不总是理想的。如有需要，请调整文件夹或文件级别的权限。
特殊文件类型的计划：
某些文件，如视频或多媒体内容，具有更多细化的权限选项（例如，查看、原始、管理）。请查看文件类型并相应调整权限，以反映每个文件的敏感性。
根据用户角色使用分级访问（例如，查看、下载、管理）。
对于高度敏感的文件，限制权限以防止未经授权的访问或数据泄露。
考虑将某些文件设置为无访问权限，特别是当文档是机密的或与他们的角色无关时。
定期审查权限:
定期审核用户权限，以确保它们仍然符合项目需求。随着用户或内容的变化，相应地调整权限。
使用按组和按文档视图，可以轻松跟踪哪些用户或组可以访问特定的文档或文件夹。
权限继承:
在文件或文件夹移动过程中，建议您决定权限应继承自目标文件夹。但如果需要，您也可以选择保留当前设置。
4. 使用安全功能保护数据
我们提供多种工具来增强安全性并保护敏感数据：
启用双因素认证 (2FA):
通过要求所有用户使用双因素认证（2FA）验证身份，增加一层额外的安全性。
水印文档:
启用自动水印。水印可以包含个性化信息，如电子邮件、项目名称和IP地址。
限制下载和打印：
对于敏感文件，禁用下载和打印选项。这确保文件保持在VDR的受控环境中。
限制对特定IP或域的访问：
对于高安全性环境，考虑限制访问特定 IP或授权域。这将限制只有受信任网络上的用户才能进入。
通过保密协议安全共享文件:
实施一个点击式保密协议，用户必须在访问任何数据之前接受。这确保所有参与者都了解保密性和法律义务。
5. 组织您的文件夹结构
一个组织良好的文件夹结构可以确保用户轻松找到所需的文档，并保护敏感数据。请遵循以下最佳实践：
按项目阶段或功能对文件夹进行分组:
根据关键项目阶段（例如，尽职调查、法律、财务）或功能领域（例如，合同、合规）来构建您的VDR顶级文件夹。
为特定主题使用子文件夹：
在每个阶段或功能下创建子文件夹以进一步组织文档（例如，在Legal下，创建Contracts、IP、Regulatory的子文件夹）。
在文件夹级别应用权限：
限制对文件夹的访问，根据内容类型和用户角色。敏感文件夹（例如法律、机密）应有更严格的权限。
文件夹结构导入：
如果您有现有的项目结构（例如来自 Excel 清单），请使用我们的导入文件夹结构功能以节省时间。
6. 使用报告和仪表板监控用户活动和参与度
保持对项目活动的关注，以确保合规性和安全性：
仪表板：
使用仪表板获取交易健康状况的快照
活动日志和文档概览：
使用活动日志来跟踪文档查看、下载和其他互动。监控用户行为以发现异常活动的迹象。
使用文档概述以确保与正确的文件互动
参与矩阵:
跟踪用户如何与文档交互——谁在查看、下载和打印文件。这有助于识别哪些内容最重要或需要进一步关注。
订阅报告:
订阅关键项目报告以自动接收关于存储使用情况、用户活动等的更新。
7. 关闭并存档项目
当您的项目完成时，请确保所有数据都被安全保存：
备份项目数据:
在关闭项目之前，创建所有内容的备份。下载项目文件或订购加密的USB存档以获得额外的安全性。
存档内容:
考虑将项目存档以供将来参考或合规使用。自定义存档中包含的内容，可以选择所有文档、特定组或特定文件夹。
回收站:
使用回收站来管理已删除的文件。您可以在需要时恢复已删除的内容，或永久删除以确保其不可访问。
通过遵循这些最佳实践，您可以确保项目组织良好、安全高效，促进顺利协作，并在项目生命周期内保护敏感信息。