外部链接允许管理员与项目外的客户、合作伙伴或顾问安全地共享特定文件，促进与授权人员的高效协作，同时保持对共享内容的访问权限和许可的控制。
此功能的主要优势在于，这些用户无需被邀请加入项目，也无需在 Ideals 注册账户即可访问这些文件。
💡 外部文件共享功能仅适用于Premier 和 Enterprise 订阅。
创建外部链接
要创建外部链接：
右键单击您想要共享的文件。
选择共享，然后选择创建外部链接。
💡 只有 PDF 可转换文件类型和 Excel 文件可以对外共享。
在出现的模态框中，选择您的偏好设置。
访问类型：
任何拥有链接的人：允许任何拥有链接的人访问文件，需要通过确认码进行电子邮件验证。
有限访问：使用户能够指定哪些电子邮件或电子邮件域可以访问该文件，通过电子邮件代码进行验证。
过期日期：设置链接有效期的到期日期。默认设置为90天。到达过期日期时，链接将自动禁用。
通知：启用链接活动通知，设置所需频率：
即时：每次访问时立即获得通知。
每日早晨：在上午8:00获取过去24小时链接活动的摘要摘要。
每日下午：在下午4:00获取过去24小时链接活动的摘要摘要。
每周：在每周一上午8:00获取过去7天链接活动的摘要汇总。
ℹ️ 每日和每周摘要仅在过去24小时和过去7天内有活动时才会发送。只有链接创建者会收到活动通知。
水印：在在线查看和下载的PDF版本上应用水印。为确保项目水印的统一方法，应用的模式将从项目设置中获取。
下载权限：允许以PDF格式或原始格式下载。
一旦您已审查并选择了所有必需的设置，请点击创建。
您将被引导到第二个屏幕，在那里您可以立即向任何指定的电子邮件地址发送链接。
管理外部链接
所有创建的外部链接都可以在左侧导航面板的文档菜单中找到 – 外部链接。
您可以编辑链接的所有参数，包括启用和禁用它，以确保随着项目的进展，对链接访问有完全的控制。
管理员可以复制任何现有链接，以便与外部用户共享或通过电子邮件发送。
此外，对于已有外部链接的文档，您可以在共享菜单中快速访问这些选项：
复制外部链接
编辑外部链接（如果只有一个链接）或查看外部链接（如果有多个链接）。
复制外部链接也可以在另一个上下文菜单项中使用：复制链接 – 外部共享。
访问共享链接
外部利益相关者通过电子邮件或管理员选择的任何其他渠道接收链接。
如果链接是从项目发送的，自动邮件会告知他们是谁分享了文件，如果管理员添加了附加消息，邮件中也会包含该消息。然后他们可以点击进入登录流程。
利益相关者只需使用验证码验证其电子邮件地址即可访问文件。
如果文件被移动、删除或访问受限，将显示通用错误消息以防止信息泄露。
洞察
洞察页面为通过外部链接共享的文档提供关键分析数据，帮助管理员跟踪参与度和使用情况。要访问洞察，请在外部链接页面上点击查看洞察。
在这里您可以跟踪以下关键指标：
页面浏览量、总访问量、下载量、独立访客数以及总计/平均浏览时间。
逐页查看时间以识别高兴趣部分。
访客列表、访问次数、浏览页面和最后活动。
您可以使用以下筛选器来专注于特定数据：
缩小选定时间段内的活动结果。
如果适用，请在不同链接之间切换。
如果适用，请选择特定链接的版本。
按个人访客或特定域名筛选，以跟踪特定用户的活动。
