أثناء إدارة أذونات المستندات، قد يكون من الضروري تطبيق مستويات أذونات مختلفة ليس فقط على المجلدات، بل أيضًا على أنواع ملفات معينة داخل مجلدات مختلفة.
على سبيل المثال، تحتاج إلى السماح للمستخدمين بعرض جميع ملفات PDF عبر الإنترنت فقط، ولكن السماح بتنزيل ملفات Excel الأصلية عبر جميع مجلدات المشروع. بدلاً من المرور بكل مجلد وتعيين أذونات محددة لكل ملف من هذا النوع، يمكنك القيام بذلك دفعة واحدة من خلال الأذونات – تعيين الأذونات حسب نوع الملف.
حدِّد أنواع الملفات المطلوبة.
سيعرض العداد أسفل هذا الحقل عدد الملفات من الأنواع المحددة الموجودة حاليًا في مشروعك.حدد مستوى الإذن لأنواع الملفات المحددة.
افتراضيًا، لن يتم تغيير الوصول إلى الملفات المخفية. ولكن يمكنك السماح بذلك عبر تحديد الخيار "تطبيق أيضًا على الملفات التي لا تملك حاليًا صلاحية وصول".حدِّد المجموعات التي ترغب في تغيير الأذونات لها.
انقر تطبيق.
ضع في اعتبارك أن الأذونات حسب نوع الملف تُطبَّق فقط على الملفات الموجودة حاليًا في المشروع. جميع الملفات التي تم تحميلها حديثًا سترث الأذونات من مجلداتها الأصلية، وقد تحتاج إلى تحديث أذونات مستندات المستخدمين مرة أخرى.
إذا تم العثور على أي ملف من النوع المحدد في المجلد المخفي، فسيتم تغيير الوصول إلى مجلداته الأصلية تلقائيًا إلى عرض. لن يتم تغيير مستوى الأذونات للمستندات الأخرى داخل مثل هذه المجلدات.
سيتم تخطي الملفات الموجودة في المجلدات ذات إذن Manage، لأنها تتمتع بأعلى مستوى ممكن من الأذونات. إذا رغبت في خفض الأذونات لمثل هذه الملفات، فعليك أولًا تغيير الإذن في المجلد الأصلي لها ضمن Permissions.
تعيين أذونات المستند حسب نوع الملف ينطبق على جميع الملفات من ذلك النوع عبر جميع المجلدات التي يمكن لمجموعة المشاركين المحددة الوصول إليها.
إذا كنت بحاجة إلى تغيير الأذونات لمجموعة في مجلد معين، انتقل إلى "الأذونات -> المستندات"، وحدد مجموعة، ثم وسّع المجلد المطلوب، وعدّل الأذونات لكل ملف حسب الحاجة.
الأذونات حسب نوع الملف في المستندات
في حالة تصفية المستندات حسب نوع الملف في علامة تبويب المستندات، ستظهر في قائمة النقاط الثلاثة خيار تعيين الأذونات حسب نوع الملف. عند فتح النافذة المنبثقة، سيتم اختيار أنواع الملفات المصفاة تلقائيًا مسبقًا. يمكنك تعديل الاختيار إذا لزم الأمر.
ℹ️ متاح فقط إذا كان هناك مستخدم أو مجموعة مخصّصة تم إنشاؤها.