Kategorien helfen bei der Verwaltung des Q&A-Workflows und verteilen Fragen manuell oder automatisch zwischen Experten, abhängig von den ausgewählten Einstellungen.
Erstellen von Fragenkategorien
Projektadministratoren können während der Q&A-Einrichtung Fragenkategorien erstellen und jederzeit in den Q&A-Einstellungen ändern oder weitere Kategorien hinzufügen.
Sie können beliebig viele Kategorien hinzufügen, die Ihren Projektanforderungen entsprechen, wie zum Beispiel Recht, Steuern, Buchhaltung, Verbindlichkeiten, Versicherungen usw.
💡 Jeder Kategoriename muss eindeutig sein und bis zu 50 Symbole haben.
Mit den aktivierten Kategorien können Fragenteams ihre Fragen nicht erstellen, ohne die entsprechende Kategorie auszuwählen.
Kategorien aus der Q&A-Einrichtung erstellen
Gehe zu den Q&A-Einstellungen und öffne den Tab Benutzer.
💡Sie müssen in Ihrem Workflow eine Expertenrolle mit ausgewählter automatischer Zuweisung haben, um Kategorien auf der Registerkarte „Benutzer“ verwalten zu können.
Hier können Sie zunächst die Ansicht der Kategorienverwaltung auswählen.
In der Ansicht Nach Experten erstellen Sie eine neue Kategorie, indem Sie auf das Kategorien-Symbol neben dem Namen des Experten klicken.
In der Ansicht Nach Kategorien erstellen Sie eine neue Kategorie, indem Sie auf die Schaltfläche +Kategorie hinzufügen klicken, den Namen der neuen Kategorie in das Texteingabefeld eingeben und die Eingabetaste drücken.
Standardmäßig sind bereits drei Kategorien angelegt: Finanzen, Recht und Steuern. Sie können diese Kategorien genauso bearbeiten oder löschen wie die von Ihnen erstellten.
Es gibt eine eigene Kategorie für nicht zugewiesene Experten. Fügen Sie Teilnehmer zu dieser Kategorie hinzu, wenn Sie auch bei aktiviertem Auto-Zuweisungsmodus noch einige Fragen manuell zuweisen möchten.
Erstellen von Kategorien aus der Kategorienliste
Gehe in der Liste der Fragen & Antworten zum Bereich „Kategorie“, der sich unter dem Bereich „Schnellzugriff“ befindet, und klicke auf das Zahnrad-Symbol.
Im erscheinenden Pop-up-Fenster können Sie die Liste aller Kategorien überprüfen, sie bearbeiten oder löschen und eine neue Kategorie erstellen, indem Sie den Namen in das Texteingabefeld eingeben und auf Enter klicken.
Nutzung von Kategorien abhängig von der Einrichtung
Die Benutzerfreundlichkeit von Fragenkategorien hängt von den ausgewählten Einstellungen des Q&A-Workflows ab.
Expertenrolle ist nicht aktiviert
Fragenkategorien dienen als zusätzliche Filteroption und erleichtern die Navigation durch die Fragen.
Expertenrolle ist aktiviert ohne automatische Zuweisung
Antwortkoordinatoren können solche Fragen manuell den jeweiligen Experten zuweisen oder selbst beantworten.
Expertenrolle ist aktiviert mit automatischer Zuweisung
Alle neu erstellten Fragen werden automatisch den Experten der ausgewählten Kategorie zugewiesen. Der Antwortkoordinator kann die Frage auch bei Bedarf neu zuweisen.
💡 Hier sind einige Tipps zu beachten:
Wenn die automatische Zuweisung an Experten deaktiviert ist, sind Fragenkategorien optional.
Ein Experte kann für mehrere Kategorien verantwortlich sein.
Mehrere Experten können einer Kategorie zugewiesen werden.
Wenn kein Experte der Kategorie zugewiesen ist, kann nur der Antwortkoordinator Fragen in dieser Kategorie sehen.
Experten können Fragen an andere Experten weiterleiten, wenn der Administrator diese Einstellung bei der Einrichtung erlaubt hat.
Ändern von Fragenkategorien
Die Fragenseite kann die zuvor ausgewählte Kategorie ändern, während die Frage im Entwurfsstatus ist. Sie kann nicht geändert werden, sobald die Frage an die Antwortseite gesendet wurde. Der Antwortkoordinator kann jedoch jederzeit die Kategorie ändern.
Um die Kategorie einer bestehenden Frage zu ändern:
Öffnen Sie eine Frage.
Klicken Sie auf die Kategorie in der oberen rechten Ecke der Frage Details.
Wählen Sie eine neue Kategorie aus den Dropdown-Werten.
Um die Kategorie für eine oder mehrere Fragen zu ändern:
Wählen Sie die Fragen in der Liste aus.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü in der oberen Leiste.
Gehen Sie zum Untermenü Kategorie ändern.
Wählen Sie eine neue Kategorie und bestätigen Sie.
💡 Wenn die Frage vor der Kategorieänderung einem Experten zugewiesen wurde, bleibt sie auch nach der Änderung diesem Experten zugewiesen. Der Antwortkoordinator kann die Frage bei Bedarf manuell einem anderen Experten zuweisen.