Sobald der Q&A-Bereich eingerichtet und aktiviert ist, können alle Einstellungen im Q&A-Einstellungen-Menü verwaltet werden.
Die folgenden Registerkarten sind in den Q&A-Einstellungen verfügbar:
Workflow: Überprüfen und Ändern der verfügbaren Q&A-Rollen im Workflow.
Q&A-Benutzer: Verwalten der Benutzer, die an der Q&A-Kommunikation beteiligt sind.
Einstellungen: Benachrichtigungssichtbarkeit und Fragenummerierungsmuster, Privatsphäre für Frage- und Antwortseite sowie Fragenlimits anpassen.
💡 Nur Volladministratoren mit der zugewiesenen Q&A-Rolle können auf diese Einstellungen zugreifen und sie verwalten.
Ändern des Q&A-Workflows
In dieser Registerkarte können Sie die Q&A-Rollen überprüfen und ändern, die ursprünglich während der Q&A-Einrichtung ausgewählt wurden. Der Workflow kann vollständig geändert werden, indem die erforderlichen Q&A-Rollen ausgewählt oder abgewählt werden.
Wenn Sie eine bestehende Rolle entfernen, haben die Benutzer, die ihr zugewiesen sind, keinen Zugriff mehr auf den Q&A-Bereich. Um ihren Zugang zu Q&A zu ermöglichen, müssen Sie ihnen eine andere Q&A-Rolle zuweisen.
Bitte beachten Sie, dass:
Wenn Sie die Rolle Question drafter entfernen, bleiben die von Benutzern mit dieser Rolle erstellten Fragen unverändert und warten auf die Einreichung durch den Question submitter.
Wenn Sie die Rolle Experte entfernen, werden die den Experten zugewiesenen Fragen nicht zugewiesen. Der Antwortkoordinator kann nicht zugewiesene Fragen beantworten.
Wenn Sie die Rolle Answer approver entfernen, bleiben eingereichte Antworten mit dem Status Awaiting approval und Answer rejected im gleichen Status. Der Antwortkoordinator kann keine Antworten auf solche Fragen einreichen. Daher empfehlen wir, alle verbleibenden Fragen zu beantworten, bevor Sie die Rolle des Answer approver entfernen. Wenn es nicht notwendig ist, Antworten auf Fragen zu geben, die auf Genehmigung warten oder deren Antwort abgelehnt wurde, dann kann der Antwortkoordinator solche Fragen schließen.
💡 Die Rolle des Answer approver ist nur mit dem Enterprise-Abonnement verfügbar.
Klicken Sie auf Speichern in der oberen rechten Ecke, um die Änderungen anzuwenden.
Ändern der Q&A-Benutzer
Im Tab Benutzer können Sie die Teilnehmer der Fragen und Antworten überprüfen und bearbeiten. Dieser Bereich ist in eine Frage- und eine Antwortseite unterteilt, und die Rollen entsprechen dem ausgewählten Workflow.
Auf der Frageseite können Sie neue Frageteams erstellen und bestehende verwalten, indem Sie auf Bearbeiten neben dem entsprechenden Team klicken. Im Bearbeitungsmodus können Sie:
Dieser Bereich ist in die Frage- und Antwortseite unterteilt.
Fahren Sie mit der Maus über den Namen des Fragen-Teams und klicken Sie auf das Stift-Symbol, um das Team umzubenennen, oder auf das Papierkorb-Symbol, um das gesamte Team und seine Mitglieder zu löschen. Fahren Sie mit der Maus über das Teamlogo, um ein Logo hochzuladen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche +Hinzufügen neben dem Rollennamen, um neue Benutzer dem Fragenteam zuzuweisen.
Bewege den Mauszeiger über den Namen einer teilnehmenden Person und klicke auf Entfernen, um die Person aus dem Fragenteam zu löschen.
Ziehen Sie die Benutzer per Drag & Drop zwischen den Rollen hin und her, um Rollen schnell neu zuzuweisen.
Sobald das gesamte Frageteam oder ausgewählte Benutzer gelöscht sind, können sie nicht mehr auf den Q&A-Bereich zugreifen. Die von gelöschten Benutzern erstellten Fragen bleiben unverändert, und andere Benutzer mit dem entsprechenden Zugriff sehen diese Fragen.
Auf der Antwortseite gibt es 3 verfügbare Rollen: Antwortkoordinator, Experte und Antwortgenehmiger, die je nach ausgewähltem Q&A-Workflow vorhanden sein werden.
Wenn es eine neue Rolle ohne zugewiesene Benutzer gibt, klicken Sie auf Zuweisen, um Benutzer hinzuzufügen.
Wenn Sie einem Benutzer eine andere Person zuweisen oder ihn aus dem Q&A‑Bereich löschen müssen, fahren Sie mit der Maus über seinen Namen und klicken Sie auf Entfernen.
💡 Mindestens ein Benutzer sollte jeder Q&A-Rolle zugewiesen sein. Jeder Benutzer kann jeweils einer Q&A-Rolle zugewiesen werden.
Klicken Sie auf Speichern in der oberen rechten Ecke, um die Änderungen anzuwenden.
Erfahren Sie mehr über das Ändern von Q&A-Rollen für Benutzer.
Ändern der Fragenkategorien
Wenn die Expertenrolle im erweiterten Workflow aktiviert ist, können Sie zwischen der manuellen Zuweisung von Fragen und der automatischen Zuweisung wählen.
Manuelle Zuweisung bedeutet, dass der Answer-Koordinator die Fragen manuell, direkt aus einem Thread, den Experten zuweisen muss und die Kategorien nicht aktiviert werden.
Auto-Zuweisung bedeutet, dass die Kategorien aktiviert werden und die Fragen, die einer bestimmten Kategorie zugeordnet sind, automatisch an die jeweiligen Expertinnen und Experten weitergeleitet werden.
Wenn die automatische Zuweisung aktiviert ist, können Sie Kategorien direkt im Tab „Benutzer“ der Q&A-Einrichtung verwalten und neue Kategorien erstellen.
In dieser Registerkarte können Sie bestehende Fragenkategorien umbenennen oder entfernen und neue hinzufügen.
Die Ansicht Nach Experten ermöglicht es Ihnen, Benutzer zunächst der Expertenrolle hinzuzufügen und anschließend eine Kategorie zu erstellen, für die sie verantwortlich sind.
Um eine neue Fachkraft hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche +Hinzufügen neben der Zeile für die Rolle „Experte“. Um eine neue Kategorie hinzuzufügen, klicken Sie auf das Kategoriesymbol neben dem Namen des Expertenbenutzers.
Kategorien von dieser Ansicht aus verwalten:
Weisen Sie Experten Kategorien zu und erstellen Sie neue Kategorien, indem Sie auf das Kategorien-Symbol neben dem Namen des Expert*innenkontos klicken.
Um eine Kategorie zu löschen, fahren Sie in der Liste mit der Maus über ihren Namen und klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.
Ändern Sie die Kategorie oder entfernen Sie ihre Zuordnung zu einem Experten, indem Sie auf das Stiftsymbol neben dem Kategorienamen klicken und das Häkchen entfernen.
In der Ansicht Nach Kategorien können Sie zuerst die Kategorien hinzufügen und anschließend die entsprechenden Experten zuweisen.
Standardmäßig sind bereits drei Kategorien angelegt: Finanzen, Recht und Steuern. Sie können diese Kategorien genauso bearbeiten oder löschen wie die von Ihnen erstellten.
Es gibt eine eigene Kategorie für nicht zugewiesene Experten. Fügen Sie Teilnehmer zu dieser Kategorie hinzu, wenn Sie weiterhin einige Fragen manuell zuweisen möchten, während der Auto-Zuweisungsmodus aktiviert ist.
Kategorien von dieser Ansicht aus verwalten:
Um eine neue Kategorie hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche +Kategorie hinzufügen, geben Sie den Namen der neuen Kategorie in das Texteingabefeld ein und drücken Sie die Taste Eingabe.
Um eine vorhandene Kategorie zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über ihren Namen in der Liste und klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die Kategorie umzubenennen. Drücken Sie Enter, um die Änderungen an dieser Kategorie zu speichern.
Um eine Kategorie zu löschen, fahren Sie in der Liste mit der Maus über ihren Namen und klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.
Wenn die Kategorie gelöscht wurde, erhalten bestehende Fragen, die mit dieser Kategorie erstellt wurden, die Eigenschaft Keine Kategorie zugewiesen anstelle des Kategorienamens.
Erfahren Sie mehr über Fragenkategorien und deren Verwendung.
Ihre Einstellungen ändern
Erweiterte E-Mail-Benachrichtigungen
Q&A-Nachrichtendetails in E-Mail-Benachrichtigungen anzeigen. Standardmäßig sind alle sensiblen Informationen in E-Mail-Benachrichtigungen verborgen. Aktivieren Sie diese Einstellung, damit Benutzer eine schnelle Fragenübersicht direkt aus ihrem Posteingang haben können.
Sichtbarkeit von Informationen:
Zeigen Sie Frageteamnamen den Experten an. Standardmäßig können Experten nur sehen, dass die Frage von einem Q&A-Teilnehmer stammt. Die aktivierten Einstellungen ermöglichen es den Experten, die Namen der Frageteams zu sehen, die die Frage gestellt haben.
Anonymität der Antwortseite
Wenn diese Option aktiviert ist, sehen die Teilnehmenden auf der Frageseite Aliase anstelle der echten Namen der Teilnehmenden auf der Antwortseite. Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert.
Automatische Fragenindexierung:
Hier können Sie die Ansicht der Fragen-Thread-Liste auswählen:
Zufällige ID: alphabetisch-numerische ID, die allen Fragen zugewiesen wird und es unmöglich macht, die Gesamtzahl der Fragen zu verfolgen.
Sequentielle Nummerierung: numerische ID, die den Fragen in der Reihenfolge ihrer Erstellung zugewiesen wird.
💡 Wenn du die Q&A-Indizierung von zufälliger ID auf fortlaufende Nummerierung umstellst, werden alle Fragen entsprechend neu nummeriert.
Fragenlimits
Hier können Sie die Fragenlimits für bestehende Fragenteams überprüfen und bearbeiten. Um Fragenlimits zu aktivieren, schalten Sie den Schalter ein.
So legen Sie ein Fragenlimit für bestimmte Teams fest:
Wählen Sie einen Zeitraum aus den Dropdown-Werten aus.
Geben Sie die Anzahl der Fragen ein, entweder insgesamt oder spezifiziert für jede Priorität.
Optional können Sie die Einstellung aktivieren, um Fragen an den ausgewählten Tagen zu beschränken.
Die Option "All time" hat keinen Zeitrahmen, so dass das Einreichen neuer Fragen gesperrt wird, sobald das angegebene Limit erreicht ist.
Um ein bestehendes Fragenlimit zu entfernen, wählen Sie im Dropdown-Menü „Kein Limit“ aus. Sie können Limits für alle Fragenteams auch deaktivieren, indem Sie den Schalter ausschalten.
Klicken Sie auf Speichern in der oberen rechten Ecke, um die Änderungen anzuwenden.
Ein Fragenlimit für das Team festlegen.
Ändern der Fragenlimits
In dieser Registerkarte können Sie die Fragenlimits für bestehende Frageteams überprüfen und bearbeiten.
Um ein Fragenlimit festzulegen:
Wählen Sie einen Zeitraum aus den Dropdown-Werten aus.
Geben Sie die Anzahl der Fragen ein, entweder insgesamt oder für jede Priorität einzeln.
Aktivieren Sie optional die Einstellung, um Fragen an den ausgewählten Tagen zu verweigern.
Die Option „Gesamter Zeitraum“ hat keinen festgelegten Zeitrahmen, daher wird das Einreichen neuer Fragen gesperrt, sobald das angegebene Limit erreicht ist.
Um ein bestehendes Fragenlimit zu entfernen, wählen Sie Kein Limit im Dropdown-Menü.
💡 Fragenlimits können auch beim Erstellen eines neuen Frageteams festgelegt und für das spezifische Team in der Registerkarte Q&A-Benutzer angepasst werden.
Klicken Sie auf Speichern in der oberen rechten Ecke, um die Änderungen anzuwenden.
Erfahren Sie mehr über Team-Fragenlimits.