Die Einstellungen für Dokumentbenachrichtigungen stehen jedem Benutzer im Benachrichtigungen-Menü zur Verfügung und können jederzeit angepasst werden.
Projektadministratoren können Dokumentbenachrichtigungen für ihre Benutzer während der Einladung aktivieren und diese jederzeit später auf der Benutzerkarte oder für ausgewählte Teilnehmer in der Masse ändern.
Benachrichtigungen für Teilnehmer in der Masse ändern
Um die Einstellungen für Dokumentbenachrichtigungen für einen oder mehrere Teilnehmer zu ändern:
Zielenutzer oder -gruppen auswählen und mit der rechten Maustaste auf einen von ihnen klicken.
Wählen Sie Benachrichtigungseinstellungen ändern aus.
Wählen Sie die Häufigkeit im Dropdown-Menü:
Nie
Alle 30 Minuten
Stündlich
Täglich am Morgen
Täglich am Abend
Wenn eine Gruppe ausgewählt ist, werden die Benachrichtigungseinstellungen für alle ihre Teilnehmer aktualisiert.
ℹ️ Benachrichtigungen, die auf "Täglich am Morgen" oder "Täglich am Abend" eingestellt sind, werden jeweils um 8 Uhr morgens oder 8 Uhr abends entsprechend den vom Benutzer ausgewählten Zeitzoneneinstellungen in Persönliche Informationen versendet.
Wann Benachrichtigungen gesendet werden
Die E-Mail-Benachrichtigungen werden entsprechend der ausgewählten Häufigkeit in den folgenden Szenarien versendet.
Neue Dokumente wurden im angegebenen Zeitrahmen hochgeladen (nach Aktivierung der Einstellung).
Zum Beispiel ist die gewählte Häufigkeit "Stündlich". Jede Stunde überprüft das System, ob es Änderungen gegeben hat und benachrichtigt die Benutzer gegebenenfalls. Wenn innerhalb der letzten Stunde keine Uploads erfolgt sind, wird keine Benachrichtigung generiert.
Neue Dokumente wurden dem Benutzer zugänglich gemacht, d.h. ihre Berechtigung wurde von "Kein Zugriff" auf eine höhere geändert.
Zum Beispiel haben Sie einen Ordner vor den Benutzern versteckt, während Sie an der Anordnung der Dokumente darin arbeiten. Nachdem Sie den Benutzern erlauben, diesen Ordner zu sehen, werden sie über neue Dokumente informiert, unabhängig vom Datum, an dem sie hochgeladen wurden.
Neue Dokumente wurden kopiert oder verschoben von einem versteckten Ordner in den erlaubten und ererbten Berechtigungen des Zielordners.
Zum Beispiel haben die Benutzer Zugriff auf Ordner A, aber nicht auf Ordner B. Sie müssen einige Dokumente aus Ordner B teilen und sie zu Ordner A hinzufügen. Dies wird als neuer Upload betrachtet und die Benutzer werden über diese Ergänzungen informiert.
💡 Alternativ können Projektadministratoren Benachrichtigungen senden über jedes Dokument vom Dokumenten-Tab aus, wenn nötig.