Die Berechtigungen werden während der Gruppenerstellung zugewiesen und können später jederzeit unter der Registerkarte Dokumente oder Benutzer durch Klicken auf die Schaltfläche "Berechtigungen" überprüft/angepasst werden.
Es gibt einige Szenarien für die Übernahme von Berechtigungen, wenn es um das Hinzufügen neuer Dokumente oder die Verwaltung einer bestehenden Struktur geht.
1. Erstellen eines neuen Ordners in der vorhandenen Struktur
Im Falle einer bestehenden Ordnerstruktur wird beim Erstellen eines neuen Ordners automatisch die Berechtigung des übergeordneten Ordners übernommen.
Wenn z.B. der Ordner im Stammordner mit der Berechtigung "Keine" erstellt wurde, wird er vor den Benutzern versteckt, es sei denn, Sie ändern die Berechtigung.
2. Hochladen neuer Dokumente in den vorhandenen Ordner
Alle neu hochgeladenen Dokumente erben automatisch die Berechtigung des Ordners, in den sie hochgeladen werden.
3. Kopieren von Dokumenten im Datenraum von einem Ordner in einen anderen
Wenn Sie die Copy&Paste-Option (Kopieren und Einfügen) verwenden, erben alle kopierten Dokumente die Berechtigung des Ordners, in den sie hineinkopiert werden (unabhängig von ihrer ursprünglichen Berechtigung).
4. Verschieben von Dokumenten im Datenraum von einem Ordner in einen anderen
Beim Verschieben (Drag&Drop oder Ausschneiden und Einfügen) einer Datei/eines Ordners wird die Berechtigung des Ordners gespeichert, aus dem sie/er verschoben wurde.
Zum Beispiel haben Sie im Datenraum:
Ordner 1 mit der Berechtigung "Original herunterladen";
Ordner 2 mit der Berechtigung "Ansehen".
Wenn Sie die Dokumente verschieben (Ausschneiden und Einfügen oder Drag&Drop)
und zwar vom Ordner 1 in den Ordner 2, dann haben die verschobenen Dokumente innerhalb des Ordners die Berechtigung "Original herunterladen" mit der Zugriffsebene "Ansicht";
und zwar vom Ordner 2 in den Ordner 1, dann haben die verschobenen Dokumente nur die Berechtigung "Ansicht", während der Ordner die Berechtigung "Original herunterladen" hat.
Bitte überprüfen Sie daher die Berechtigungen für die verschobenen Dokumente, und ändern Sie diese falls erforderlich.
5. Wiederherstellen von Dateien und Ordnern aus dem Papierkorb.
Wenn die Funktion "Ausschneiden" verwendet wird, dann werden die Dokumente mit ihrer ursprünglichen Berechtigung in den gewählten Ordner eingefügt (wie es auch beim Verschieben von Dokumenten geschieht).
Wenn Sie "Wiederherstellen" wählen, wird die Datei automatisch mit der gleichen Berechtigung in den ursprünglichen übergeordneten Ordner hinzugefügt.
Falls der übergeordnete Ordner im Datenraum nicht mehr existiert, müssen Sie einen anderen Ordner in der Struktur wählen. In diesem Fall behält das wiederhergestellte Dokument seine ursprüngliche Berechtigung.