La gestión de versiones de documentos mejora la administración de tus documentos al ofrecer flexibilidad, control total sobre el historial de versiones y una gestión eficiente del almacenamiento sin cargos adicionales. Esto garantiza una colaboración fluida y mayor transparencia, facilitando el mantenimiento de documentos actualizados y precisos dentro de tu proyecto.
💡La versión actual del documento es la única que cuenta para tu almacenamiento total; las versiones anteriores se almacenan sin costo adicional.
La gestión de versiones de documentos está habilitada de forma predeterminada. Los administradores del proyecto pueden desactivarla en la configuración de documentos.
Subir nuevas versiones
Nuestro sistema admite el control de versiones de documentos para los siguientes formatos de archivo:
PDF | TXT | DOC | DOCX | XLS | CSV | XLSX | XLSM | PPT | PPTX | RTF | HTM | HTML | XML | JPG | JPEG | JPE | GIF | BMP | PNG | SVG | TIF | TIFF | DWG
Para subir una nueva versión:
Haz clic derecho en el documento que deseas actualizar.
Selecciona Editar en el menú contextual.
Selecciona Subir nueva versión del menú desplegable.
Elige el nuevo documento de tu dispositivo local y procede con la carga.
Una vez que se agregue una nueva versión, aparecerá un indicador visual junto al documento que mostrará el número de todas las versiones asociadas.
Puedes subir hasta 50 versiones a un documento.
💡 Solo los administradores y los participantes con Permiso para gestionar permisos pueden subir, ver, descargar y restaurar versiones de documentos.
Ver historial de versiones
Puedes seguir fácilmente el historial de versiones haciendo clic en el icono del contador de versiones junto a un documento. Aquí verás el historial completo de versiones, incluyendo:
Autor
Fecha de carga
Tamaño de archivo
💡 Los participantes con permisos de carga y permisos inferiores solo pueden acceder a la versión actual y no podrán ver versiones anteriores.
Gestionar versiones
Para gestionar las versiones de un documento, abre el modo de Historial de versiones haciendo clic en el icono del indicador de versión junto a un documento. Selecciona una versión y haz clic en los tres puntos para realizar las siguientes acciones:
Ver
Descargar
Hacer actual (Puedes volver a una versión anterior en cualquier momento seleccionando esta opción)
Eliminar (Las versiones eliminadas del modo historial no se pueden restaurar)
💡Solo los administradores y los participantes con permiso de gestión pueden eliminar versiones anteriores.
La versión actual no se puede eliminar desde el modo Historial de versiones. Si deseas eliminar la versión actual, sal del modo Historial de versiones y elimina el documento. Si decides restaurar el documento desde la Papelera de reciclaje, se restaurarán todas las versiones asociadas.
Control de cambios
Un registro de auditoría automático captura todos los cambios de versión. Puedes rastrear estos cambios utilizando el informe de Registro de actividad y aplicando los siguientes filtros de acción:
Nueva versión añadida
Eliminación de versión
Restaurando versión anterior
Notificaciones
Se le notificará sobre las nuevas versiones subidas según sus preferencias de notificaciones por correo electrónico.