Lors de la gestion des permissions de document, il peut être nécessaire d'appliquer différents niveaux de permission non seulement aux dossiers mais aussi aux types de fichiers spécifiques dans divers dossiers.
Par exemple, vous devez permettre aux utilisateurs de visualiser uniquement tous les fichiers PDF en ligne mais permettre le téléchargement des fichiers Excel originaux dans tous les dossiers du projet. Au lieu de passer par chaque dossier et de définir des permissions spécifiques à chaque fichier, vous pouvez le faire en masse dans Permissions – Définir les permissions par type de fichier.
Sélectionnez les types de fichiers requis.
Le compteur sous ce champ indiquera combien de fichiers des types sélectionnés sont actuellement présents dans votre projet.Sélectionnez le niveau de permission pour les types de fichiers spécifiés.
Par défaut, l'accès aux fichiers cachés ne sera pas modifié. Mais vous pouvez le permettre en cochant l'option "Appliquer également aux fichiers qui n'ont actuellement aucun accès".Sélectionnez les groupes pour lesquels vous souhaitez modifier les permissions.
Cliquez sur Appliquer.
Gardez à l'esprit que les permissions par type de fichier ne s'appliquent qu'aux fichiers actuellement existants dans le projet. Tous les fichiers nouvellement téléchargés vont hériter des permissions de leurs dossiers parents, et vous pourriez avoir besoin de mettre à jour à nouveau les permissions des documents des utilisateurs.
Si un fichier du type sélectionné se trouve dans le dossier caché, l'accès à ses dossiers parents sera automatiquement modifié en Vue. Le niveau de permission pour les autres documents dans ces dossiers ne sera pas modifié.
Les fichiers situés dans des dossiers avec la permission Gérer seront ignorés, car ils ont le niveau de permission le plus élevé possible. Si vous souhaitez réduire les permissions de ces fichiers, vous devez d'abord changer la permission de leur dossier parent dans Permissions.
Permissions par type de fichier dans Documents
En cas de filtrage des documents par type de fichier dans l'onglet Documents, une option pour Définir les permissions par type de fichier sera présente dans le menu des trois points. Lors de l'ouverture de la fenêtre modale, les types de fichiers filtrés sont automatiquement pré-sélectionnés. Vous pouvez ajuster la sélection si nécessaire.
ℹ️ Disponible uniquement s'il existe au moins un utilisateur ou groupe personnalisé créé.