Les catégories aident à gérer le flux de travail des Q&R et à distribuer les questions entre les experts manuellement ou automatiquement, en fonction des paramètres sélectionnés.
Création de catégories de questions
Les administrateurs de projet peuvent créer des catégories de questions lors de la configuration des Q&R et modifier ou ajouter plus de catégories à tout moment dans les paramètres des Q&R.
Vous pouvez ajouter autant de catégories que nécessaire pour répondre aux exigences de votre projet, telles que Juridique, Fiscalité, Comptabilité, Payables, Assurance, etc.
💡 Chaque nom de catégorie doit être unique et comporter jusqu'à 50 symboles.
Avec les catégories activées, les équipes de questions ne peuvent pas créer leurs questions sans choisir la catégorie correspondante.
Créer des catégories depuis la configuration Q&R
Accédez aux paramètres de Q&R et ouvrez l'onglet Utilisateurs.
💡Vous devez avoir un rôle Expert avec l'attribution automatique sélectionnée dans votre workflow pour gérer les catégories depuis l'onglet Utilisateurs.
Ici, vous pouvez d'abord sélectionner la vue de la gestion des catégories.
Dans la vue Par experts, créez une nouvelle catégorie en cliquant sur l'icône de catégorie située à côté du nom de l'utilisateur expert.
Dans la vue Par catégories, créez une nouvelle catégorie en cliquant sur le bouton +Ajouter une catégorie, en saisissant le nom de la nouvelle catégorie dans le champ de texte et en cliquant sur Entrée.
Par défaut, trois catégories sont déjà créées : Finance, Juridique et Fiscal. Vous pouvez modifier ou supprimer ces catégories de la même manière que celles que vous créez.
Il existe une catégorie spécifique pour les experts non assignés. Ajoutez des participants à cette catégorie si vous souhaitez tout de même assigner certaines questions manuellement avec le mode d'assignation automatique activé.
Créer des catégories depuis la liste des catégories
Dans la liste des fils de questions-réponses, accédez à la section Catégorie, située sous le panneau d'accès rapide, et cliquez sur l'icône en forme d'engrenage.
Dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche, vous pouvez consulter la liste de toutes les catégories, les modifier ou les supprimer, et créer une nouvelle catégorie en saisissant le nom dans le champ de texte et en cliquant sur Entrée.
Utilisation des catégories en fonction de la configuration
L'utilisabilité des catégories de questions dépend des paramètres sélectionnés du flux de travail des Q&R.
Le rôle d'expert n'est pas activé
Les catégories de questions servent d'option de filtrage supplémentaire et facilitent la navigation à travers les questions.
Le rôle d'expert est activé sans auto-attribution
Les coordinateurs de réponses peuvent manuellement attribuer ces questions aux experts respectifs ou répondre eux-mêmes.
Le rôle d'expert est activé avec auto-attribution
Toutes les questions nouvellement créées sont automatiquement attribuées aux experts de la catégorie sélectionnée. Le coordinateur de réponse peut également réattribuer la question si nécessaire.
💡 Voici quelques conseils à garder à l'esprit :
Si l'auto-attribution aux experts est désactivée, les catégories de questions sont facultatives.
Un expert peut être responsable de plusieurs catégories.
Plusieurs experts peuvent être affectés à une catégorie.
Si aucun expert n'est affecté à la catégorie, seul le coordinateur de réponse peut voir les questions dans cette catégorie.
Les experts peuvent réattribuer des questions à d'autres experts si l'administrateur a activé ce paramètre lors de la configuration.
Changement de catégories de questions
Le côté question peut changer la catégorie précédemment sélectionnée tant que la question est en statut de brouillon. Elle ne peut pas être modifiée dès que la question est soumise au côté réponse. Cependant, le coordinateur de réponse peut changer la catégorie à tout moment.
Pour changer la catégorie d'une question existante :
Ouvrez une question.
Cliquez sur la catégorie dans le coin supérieur droit des détails de la question.
Sélectionnez une nouvelle catégorie dans les valeurs déroulantes.
Pour changer la catégorie d'une ou plusieurs questions :
Sélectionnez les questions dans la liste.
Cliquez sur le menu à trois points sur le panneau supérieur.
Allez au sous-menu Changer de catégorie.
Sélectionnez une nouvelle catégorie et confirmez.
💡 Si la question est attribuée à un expert avant le changement de catégorie, elle restera attribuée à cet expert même après le changement. Le coordinateur de réponse peut manuellement réattribuer la question à un autre expert si nécessaire.