Dès que la section Q&R est configurée et activée dans le projet, tous ses paramètres peuvent être gérés dans le menu des paramètres Q&R.
Les onglets suivants sont disponibles dans les paramètres Q&R :
Flux de travail : examinez et modifiez les rôles Q&R disponibles dans le flux de travail.
Utilisateurs Q&R : gérez les utilisateurs impliqués dans la communication Q&R.
Limites de questions : définissez les limites des questions posées par l'équipe de questions spécifique.
Catégories : gérez les catégories de questions disponibles.
Autres : ajustez la visibilité des informations et le modèle de numérotation des questions.
💡 Seuls les administrateurs complets avec le rôle Q&R attribué peuvent accéder et gérer ces paramètres.
Modification du flux de travail Q&R
Dans cet onglet, vous pouvez examiner et modifier les rôles Q&R qui ont été initialement choisis lors de la configuration de la Q&R. Le flux de travail peut être entièrement modifié en sélectionnant ou en désélectionnant les rôles Q&R requis.
Si vous supprimez un rôle existant, les utilisateurs qui lui sont attribués n'auront plus accès à la section Q&R. Pour leur permettre d'accéder à la Q&R, vous devez leur attribuer un autre rôle Q&R.
Veuillez garder à l'esprit que :
Si vous supprimez le rôle de Rédacteur de questions, alors les questions créées par les utilisateurs avec ce rôle resteront inchangées, en attente de soumission par le Soumetteur de questions.
Si vous supprimez le rôle Expert, les questions attribuées aux experts deviendront non attribuées. Le coordinateur des réponses peut répondre aux questions non attribuées.
Si vous supprimez le rôle Approbateur de réponses, alors les réponses soumises avec le statut En attente d'approbation et Réponse rejetée resteront dans le même statut. Le coordinateur des réponses ne pourra pas soumettre de réponses à de telles questions. Par conséquent, nous recommandons de répondre à toutes les questions restantes avant de supprimer le rôle d'Approbateur de réponses. S'il n'est pas nécessaire de fournir des réponses aux questions en attente d'approbation ou avec une réponse rejetée, alors le Coordinateur des réponses peut fermer de telles questions.
💡 Le rôle Approbateur de réponses n'est disponible qu'avec l'abonnement Entreprise uniquement.
Cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit pour appliquer les modifications.
Modification des utilisateurs Q&R
Cette section est divisée en côté Question et côté Réponse.
Du côté question, vous pouvez créer de nouvelles équipes de questions et gérer celles existantes en cliquant sur Modifier à côté de l'équipe correspondante. En mode édition, vous pouvez :
Supprimer toute l'équipe de questions en cliquant sur le bouton Supprimer l'équipe.
Ajouter de nouveaux utilisateurs à l'équipe ou les supprimer. Cliquez sur Modifier dans la section des membres de l'équipe, sélectionnez de nouveaux utilisateurs et/ou désélectionnez ceux qui doivent être supprimés de l'équipe.
Changer les rôles Q&R des membres de l'équipe si le Rédacteur de questions et le Soumetteur de questions sont tous deux activés du côté question.
Définir une limite de questions pour l'équipe.
Une fois que toute l'équipe de questions ou certains utilisateurs sont supprimés, ils ne peuvent plus accéder à la section Q&R. Les questions créées par les utilisateurs supprimés resteront inchangées, et les autres utilisateurs ayant l'accès correspondant verront ces questions.
Du côté réponse, il y a 3 rôles disponibles : Coordinateur des réponses, Expert et Approbateur des réponses, qui seront présents en fonction du flux de travail Q&R sélectionné.
Si un nouveau rôle n'a pas d'utilisateurs attribués, cliquez sur Attribuer pour ajouter des utilisateurs.
Si des utilisateurs sont déjà attribués, cliquez sur Modifier et sélectionnez ou désélectionnez des utilisateurs spécifiques.
Si l'attribution automatique aux experts est activée, vous pouvez ajouter ou supprimer des catégories de questions tout en attribuant des utilisateurs au rôle d'Expert.
💡 Au moins un utilisateur doit être attribué à chaque rôle Q&R. Chaque utilisateur peut être attribué à un rôle Q&R à la fois.
Cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit pour appliquer les modifications.
En savoir plus sur la modification des rôles Q&R pour les utilisateurs.
Modification des limites de questions
Dans cet onglet, vous pouvez examiner et modifier les limites de questions pour les équipes de questions existantes.
Pour définir une limite de questions :
Sélectionnez une durée dans les valeurs déroulantes.
Entrez le nombre de questions, soit au total, soit spécifié pour chaque priorité.
Optionnellement, activez le paramètre pour Refuser les questions les jours sélectionnés.
L'option "Tout le temps" n'a pas de cadre temporel, donc la soumission de nouvelles questions sera verrouillée dès que la limite spécifiée est atteinte.
Pour supprimer une limite de questions existante, sélectionnez Pas de limite dans le menu déroulant.
💡 Les limites de questions peuvent également être définies lors de la création d'une nouvelle équipe de questions et ajustées pour l'équipe spécifique dans l'onglet Utilisateurs Q&R.
Cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit pour appliquer les modifications.
En savoir plus sur les limites de questions par équipe.
Modification des catégories de questions
Dans cet onglet, vous pouvez renommer ou supprimer les catégories de questions existantes et en ajouter de nouvelles.
Dès que les modifications sont enregistrées :
Un nouveau nom de catégorie apparaîtra automatiquement à côté des questions existantes créées avec un ancien nom de catégorie.
Si la catégorie a été supprimée, les questions existantes créées avec cette catégorie obtiendront la propriété Aucune catégorie attribuée au lieu du nom de la catégorie.
💡 Si l'attribution automatique aux experts est activée, les catégories peuvent être examinées et ajustées dans l'onglet Utilisateurs Q&R lors de l'attribution des utilisateurs au rôle d'Expert.
Cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit pour appliquer les modifications.
En savoir plus sur les catégories de questions et leur utilisation.
Autres
Dans cet onglet des paramètres Q&R, vous pouvez modifier :
Visibilité des informations :
Afficher les détails des messages Q&R dans les notifications par e-mail. Par défaut, toutes les informations sensibles sont cachées dans les notifications par e-mail. Activez ce paramètre pour permettre aux utilisateurs d'avoir un aperçu rapide de la question directement depuis leur boîte de réception.
Afficher les noms des équipes de questions aux experts. Par défaut, les experts ne peuvent voir que la question est d'un participant Q&R. L'activation de ce paramètre permet aux experts de voir les noms des équipes de questions qui ont posé la question.
Indexation automatique des questions :
ID aléatoire : ID alphanumérique attribué à toutes les questions qui rend impossible le suivi du nombre total de questions.
Numérotation séquentielle : ID numérique attribué aux questions dans l'ordre de création.
