Dès que la section Q&R est configurée et activée dans le projet, tous ses paramètres peuvent être gérés dans le menu des paramètres Q&R.
Les onglets suivants sont disponibles dans les paramètres Q&R :
Flux de travail : examinez et modifiez les rôles Q&R disponibles dans le flux de travail.
Utilisateurs Q&R : gérez les utilisateurs impliqués dans la communication Q&R.
Préférences : ajustez la visibilité des notifications et le modèle de numérotation des questions, la confidentialité des côtés question et réponse, ainsi que les limites de questions.
💡 Seuls les administrateurs complets avec le rôle Q&R attribué peuvent accéder et gérer ces paramètres.
Modification du flux de travail Q&R
Dans cet onglet, vous pouvez examiner et modifier les rôles Q&R qui ont été initialement choisis lors de la configuration de la Q&R. Le flux de travail peut être entièrement modifié en sélectionnant ou en désélectionnant les rôles Q&R requis.
Si vous supprimez un rôle existant, les utilisateurs qui lui sont attribués n'auront plus accès à la section Q&R. Pour leur permettre d'accéder à la Q&R, vous devez leur attribuer un autre rôle Q&R.
Veuillez garder à l'esprit que :
Si vous supprimez le rôle de Rédacteur de questions, alors les questions créées par les utilisateurs avec ce rôle resteront inchangées, en attente de soumission par le Soumetteur de questions.
Si vous supprimez le rôle Expert, les questions attribuées aux experts deviendront non attribuées. Le coordinateur des réponses peut répondre aux questions non attribuées.
Si vous supprimez le rôle Approbateur de réponses, alors les réponses soumises avec le statut En attente d'approbation et Réponse rejetée resteront dans le même statut. Le coordinateur des réponses ne pourra pas soumettre de réponses à de telles questions. Par conséquent, nous recommandons de répondre à toutes les questions restantes avant de supprimer le rôle d'Approbateur de réponses. S'il n'est pas nécessaire de fournir des réponses aux questions en attente d'approbation ou avec une réponse rejetée, alors le Coordinateur des réponses peut fermer de telles questions.
💡 Le rôle Approbateur de réponses n'est disponible qu'avec l'abonnement Entreprise uniquement.
Cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit pour appliquer les modifications.
Modification des utilisateurs Q&R
Dans l'onglet Utilisateurs, vous pouvez consulter et modifier les participants à la Q&R. Cette section est divisée en côté Questions et côté Réponses, et les rôles correspondent au flux de travail sélectionné.
Du côté question, vous pouvez créer de nouvelles équipes de questions et gérer celles existantes en cliquant sur Modifier à côté de l'équipe correspondante. En mode édition, vous pouvez :
Cette section est divisée en côté Question et côté Réponse.
Survolez le nom de l'équipe et cliquez sur l'icône crayon pour renommer l'équipe, ou cliquez sur l'icône corbeille pour supprimer l'équipe et ses membres. Survolez le logo de l'équipe pour en télécharger un.
Cliquez sur le bouton +Ajouter à côté du nom du rôle pour assigner de nouveaux utilisateurs à l'équipe de questions.
Passez la souris sur le nom d'un participant et cliquez sur Supprimer pour retirer l'utilisateur de l'équipe de la question.
Faites glisser et déposez les utilisateurs entre les rôles pour une réaffectation rapide des rôles.
Une fois que toute l'équipe de questions ou certains utilisateurs sont supprimés, ils ne peuvent plus accéder à la section Q&R. Les questions créées par les utilisateurs supprimés resteront inchangées, et les autres utilisateurs ayant l'accès correspondant verront ces questions.
Du côté réponse, il y a 3 rôles disponibles : Coordinateur des réponses, Expert et Approbateur des réponses, qui seront présents en fonction du flux de travail Q&R sélectionné.
Si un nouveau rôle n'a pas d'utilisateurs attribués, cliquez sur Attribuer pour ajouter des utilisateurs.
Si vous devez réaffecter un utilisateur ou le supprimer de la section Questions et réponses, survolez le nom de l'utilisateur et cliquez sur Supprimer.
💡 Au moins un utilisateur doit être attribué à chaque rôle Q&R. Chaque utilisateur peut être attribué à un rôle Q&R à la fois.
Cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit pour appliquer les modifications.
En savoir plus sur la modification des rôles Q&R pour les utilisateurs.
Modification des catégories de questions
Si le rôle Expert est activé dans le workflow avancé, vous pouvez choisir entre l'attribution manuelle des questions et l'attribution automatique.
L'attribution manuelle signifie que le coordinateur de réponses devra attribuer les questions aux experts manuellement, directement depuis un fil de discussion, et les catégories ne seront pas activées.
L'attribution automatique signifie que les catégories seront activées, et les questions assignées à une catégorie spécifique seront automatiquement acheminées vers les experts concernés.
Lorsque l'attribution automatique est activée, vous pouvez gérer et créer de nouvelles catégories directement depuis l'onglet Utilisateurs de la configuration Q&R.
Dans cet onglet, vous pouvez renommer ou supprimer les catégories de questions existantes et en ajouter de nouvelles.
La vue Par experts vous permet d'abord d'ajouter des utilisateurs au rôle d'expert, puis de créer une catégorie dont ils seront responsables.
Pour ajouter un nouvel expert, cliquez sur le bouton +Ajouter situé à côté de la ligne du rôle Expert. Pour ajouter une nouvelle catégorie, cliquez sur l'icône de catégorie à côté du nom de l'utilisateur expert.
Gestion des catégories depuis cette vue :
Attribuez des catégories aux experts et créez de nouvelles catégories en cliquant sur l'icône de catégorie à côté du nom de l'utilisateur expert.
Pour supprimer une catégorie, survolez son nom dans la liste et cliquez sur l'icône de la corbeille.
Modifiez la catégorie ou désassignez-la d'un expert en cliquant sur l'icône crayon à côté du nom d'une catégorie et en décochant la case.
La vue Par catégories vous permet d'ajouter d'abord les catégories, puis d'affecter les experts correspondants.
Par défaut, trois catégories sont déjà créées : Finance, Juridique et Fiscal. Vous pouvez modifier ou supprimer ces catégories de la même manière que celles que vous créez.
Il existe une catégorie spécifique pour les experts non assignés. Ajoutez des participants à cette catégorie si vous souhaitez encore assigner manuellement certaines questions avec le mode d'assignation automatique activé.
Gestion des catégories depuis cette vue :
Pour ajouter une nouvelle catégorie, cliquez sur le bouton +Ajouter une catégorie, saisissez le nom de la nouvelle catégorie dans le champ de saisie de texte et appuyez sur Entrée.
Pour modifier une catégorie existante, survolez son nom dans la liste et cliquez sur l'icône crayon pour la renommer. Cliquez sur Entrée pour enregistrer les modifications apportées à cette catégorie.
Pour supprimer une catégorie, survolez son nom dans la liste et cliquez sur l'icône de la corbeille.
Si la catégorie a été supprimée, les questions existantes créées avec cette catégorie obtiendront la propriété Aucune catégorie attribuée au lieu du nom de la catégorie.
En savoir plus sur les catégories de questions et leur utilisation.
Modifier vos préférences
Notifications e-mail étendues
Afficher les détails des messages Q&R dans les notifications par e-mail. Par défaut, toutes les informations sensibles sont cachées dans les notifications par e-mail. Activez ce paramètre pour permettre aux utilisateurs d'avoir un aperçu rapide de la question directement depuis leur boîte de réception.
Visibilité des informations :
Afficher les noms des équipes de questions aux experts. Par défaut, les experts ne peuvent voir que la question est d'un participant Q&R. L'activation de ce paramètre permet aux experts de voir les noms des équipes de questions qui ont posé la question.
Anonymat du côté réponse
Si cette option est activée, les participants du côté question verront des alias à la place des vrais noms des participants du côté réponse. Ce paramètre est désactivé par défaut.
Indexation automatique des questions :
Ici, vous pouvez sélectionner la vue de la liste des fils de questions :
ID aléatoire : ID alphanumérique attribué à toutes les questions qui rend impossible le suivi du nombre total de questions.
Numérotation séquentielle : ID numérique attribué aux questions dans l'ordre de création.
💡 Si vous modifiez l'indexation des Q&R de l'identifiant aléatoire à la numérotation séquentielle, toutes les questions seront renumérotées en conséquence.
Limites de questions
Ici, vous pouvez consulter et modifier les limites de questions pour les équipes de questions existantes. Pour activer les limites de questions, activez le bouton bascule.
Pour définir une limite de questions pour des équipes spécifiques :
Sélectionnez une durée dans les valeurs déroulantes.
Entrez le nombre de questions, soit au total, soit spécifié pour chaque priorité.
Vous pouvez également activer le paramètre pour restreindre les questions aux jours sélectionnés.
L'option "Tout le temps" n'a pas de cadre temporel, donc la soumission de nouvelles questions sera verrouillée dès que la limite spécifiée est atteinte.
Pour supprimer une limite de questions existante, sélectionnez Aucune limite dans le menu déroulant. Vous pouvez également désactiver les limites pour toutes les équipes de questions en désactivant le bouton bascule.
Cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit pour appliquer les modifications.
Définir une limite de questions pour l'équipe.
Modification des limites de questions
Dans cet onglet, vous pouvez examiner et modifier les limites de questions pour les équipes de questions existantes.
Pour définir une limite de questions :
Sélectionnez une plage de temps dans les valeurs du menu déroulant.
Entrez le nombre de questions, soit au total, soit spécifié pour chaque priorité.
Optionnellement, activez le paramètre pour Refuser les questions les jours sélectionnés.
L'option « Tout le temps » n'a pas de plage horaire, donc la soumission de nouvelles questions sera bloquée dès que la limite spécifiée sera atteinte.
Pour supprimer une limite de questions existante, sélectionnez Pas de limite dans le menu déroulant.
💡 Les limites de questions peuvent également être définies lors de la création d'une nouvelle équipe de questions et ajustées pour l'équipe spécifique dans l'onglet Utilisateurs Q&R.
Cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit pour appliquer les modifications.
En savoir plus sur les limites de questions par équipe.