La biffure est une action d’enlever le texte ou certaines zones du document qui contiennent des informations importantes ou confidentielles. Le contenu biffé s’affiche aux utilisateurs en tant que noirci et est donc masqué.

Il est important de noter que seuls les administrateurs complets et les utilisateurs qui ont le niveau d’accès Charger au fichier sélectionné sont autorisés à effectuer la biffure.

La biffure peut être appliquée aux fichiers PDF ainsi qu’aux fichiers des formats ci-dessous :

TXT | DOC | DOCX | PPT | PPTX | RTF | HTM | HTML | MHT | JPG | JPEG | JPE | GIF | BMP | PNG | SVG | TIF | TIFF | DWG | XML

Pour effectuer la biffure, faites un clic droit sur un document et cliquez sur Biffer dans le menu déroulant.

Il y a deux modes de biffure : Rechercher et biffer et Biffer la zone.

Il est à noter que les pièces jointes au Q&A ne peuvent pas être biffées. Nous recommandons d’enlever tout contenu confidentiel de ces fichiers avant de les charger dans la salle de données.

Cette option permet de sélectionner et de biffer n’importe quelle zone du document, y compris les images, le texte ou des paragraphes et des pages entiers. Pour biffer une zone du document :

Cette option permet de chercher et de biffer des mots ou des phrases dans l’ensemble du document. Pour trouver et marquer un texte en particulier :

Vous pouvez également utiliser les raccourcis pour chercher : ctrl+F dans Windows ou command+F dans macOS ;

Il est important de noter que la recherche s’effectue à l’aide du système de reconnaissance optique des caractères dans tous les documents et son exactitude dépend de la qualité du document original. Nous vous recommandons vivement d’examiner toutes les marques de biffure pour vous assurer que le système a trouvé toutes les correspondances et les a marquées correctement.

Vous pouvez vérifier les correspondances en utilisant la navigation sur le panneau de droite à avant de cliquer sur Marquer pour biffure ou après l’avoir fait.

Sur ce panneau-là, vous pouvez naviguer entre toutes les marques de biffure et cliquer sur elles pour voir leur place exacte dans le document.

Pour supprimer une marque de biffure, cliquer sur la croix près d’elle sur le panneau de droite.

Vous pouvez également cliquer sur n’importe quelle marque de biffure dans le document et modifier sa taille ou la supprimer en appuyant le bouton de la corbeille.

Une fois vous avez examiné toutes les marques de biffure, cliquez sur Appliquer pour mettre en place les changements.

Vous pouvez faire un brouillon et appliquer de nouvelles marques dans un document biffé à tout moment.

Il est à indiquer qu’une fois la biffure appliquée :

Utilisez l’option Sauvegarder comme brouillon pour continuer de biffer le document plus tard et/ou laisser vos collègues examiner vos marques de biffure avant de les appliquer.

Si le document sélectionné contient déjà des brouillons de biffure, cliquez sur Biffer le brouillon pour biffer le document ainsi qu’examiner et appliquer les changements.

Seuls les administrateurs complets et les utilisateurs possédant l’autorisation Charger ont accès aux brouillons de biffure. Les utilisateurs qui possèdent un niveau d’accès inférieur ne pourront voir les changements qu’après qu’ils auront été appliqués.

Si vous n’avez plus besoin de biffer le document ou voulez supprimer tous les brouillons de biffure, cliquez sur Supprimer le brouillon.

Vous pouvez également appliquer des marques de biffure ou supprimer les brouillons de biffure depuis le menu contextuel.

Seuls les administrateurs complets peuvent supprimer la biffure ou télécharger la version non biffée du document.

Pour supprimer la biffure, sélectionnez le fichier et cliquez sur Supprimer la biffure dans le menu contextuel.

REMARQUE :

Une fois vous confirmez l’action et supprimer la biffure, le contenu qui était jusque là biffé deviendra disponible aux utilisateurs qui ont accès au fichier. Les brouillons de biffure sauvegardés, s’il y en a dans les documents sélectionnés, seront également supprimés. Cette action ne peut pas être annulée, mais vous pouvez biffer les documents de nouveau si nécessaire.

Pour télécharger la version non biffée du document, cliquez sur l’option correspondante dans le menu contextuel.

Aussi, vous pouvez supprimer la biffure et télécharger la version non biffée des documents en masse s’il y a des documents biffés parmi les dossiers et les fichiers sélectionnés.

Des filtres complémentaires sont disponibles aux administrateurs complets et aux utilisateurs possédant l’autorisation Charger.

Le filtre Biffure comprend les options suivantes : Appliqué, Ébauché, Appliqué et a un nouveau brouillon, Aucun.

En fonction de votre choix, les documents correspondants s’afficheront :

Si vous avez besoin de vérifier tous les documents qui contiennent des brouillons de biffure, utilisez les filtres Ébauché et Appliqué et a un nouveau brouillon ainsi que cliquez sur chaque document pour voir son brouillon de biffure.

Les administrateurs complets peuvent garder la trace de toutes les actions effectuées par rapport aux fichiers biffés dans la section Sur les fichiers et dossiers du rapport Historique des actions.

Pour voir les détails d’une action, placez le curseur sur l’icône « … ».