Le versioning de documents améliore votre gestion documentaire en offrant de la flexibilité, un contrôle total sur l'historique des versions, et une gestion efficace du stockage sans frais supplémentaires. Cela garantit une collaboration fluide et une transparence accrue, facilitant ainsi le maintien de documents à jour et précis au sein de votre projet.
💡La version actuelle du document est la seule qui compte dans votre stockage global – les versions précédentes sont stockées sans frais supplémentaires.
Le versioning des documents est activé par défaut. Les administrateurs de projet peuvent le désactiver dans les paramètres des documents.
Télécharger de nouvelles versions
Notre système prend en charge le versioning de documents pour les formats de fichiers suivants :
PDF | TXT | DOC | DOCX | XLS | CSV | XLSX | XLSM | PPT | PPTX | RTF | HTM | HTML | XML | JPG | JPEG | JPE | GIF | BMP | PNG | SVG | TIF | TIFF | DWG
Pour télécharger une nouvelle version :
Faites un clic droit sur le document que vous souhaitez mettre à jour.
Sélectionnez Modifier dans le menu contextuel.
Sélectionnez Télécharger une nouvelle version dans le menu déroulant.
Choisissez le nouveau document depuis votre appareil local et procédez au téléchargement.
Une fois qu'une nouvelle version est ajoutée, un indicateur visuel montrant le nombre de toutes les versions associées apparaîtra à côté du document.
Vous pouvez télécharger jusqu'à 50 versions d'un document.
💡 Seuls les administrateurs et les participants disposant des autorisations de gestion peuvent télécharger, consulter, télécharger et restaurer les versions de documents.
Afficher l'historique des versions
Vous pouvez facilement suivre l'historique des versions en cliquant sur l'icône du compteur de versions à côté d'un document. Ici, vous verrez l'historique complet des versions, incluant :
Auteur
Date de téléchargement
Taille du fichier
💡 Les participants avec des permissions de téléchargement et inférieures ne peuvent accéder qu'à la version actuelle et ne pourront pas consulter les versions précédentes.
Gérer les versions
Pour gérer les versions de document, ouvrez le mode Historique des versions en cliquant sur l'icône d'indicateur de version à côté d'un document. Sélectionnez une version et cliquez sur les trois points pour effectuer les actions suivantes :
Voir
Télécharger
Rendre actuel (Vous pouvez revenir à une version antérieure à tout moment en sélectionnant cette option)
Supprimer (Les versions supprimées du mode historique ne peuvent pas être restaurées)
💡Seuls les administrateurs et les participants avec l'autorisation Gérer peuvent supprimer les versions précédentes.
La version actuelle ne peut pas être supprimée depuis le mode Historique des versions. Si vous souhaitez supprimer la version actuelle, quittez le mode Historique des versions et supprimez le document. Si vous décidez de restaurer le document depuis la Corbeille, toutes les versions associées seront restaurées.
Suivi des modifications
Un journal d'audit automatique capture tous les changements de version. Vous pouvez suivre ces changements en utilisant le rapport Journal d'activité et en appliquant les filtres d'action suivants :
Nouvelle version ajoutant
Suppression de version
Restauration de la version précédente
Notifications
Vous serez informé des nouvelles versions téléchargées selon vos préférences de notifications par e-mail.