Ideals VDRでプロジェクトを効果的にセットアップすることは、安全なコラボレーション、効率的なユーザー管理、整理されたデータ共有を確保するために不可欠です。セットアップを最適化するために、以下のベストプラクティスに従ってください。
ここでは、セットアップに役立ついくつかのベストプラクティスを紹介します。
1. グループを計画して整理する
参加者を適切なグループに編成することで、セキュリティと効率的なアクセス管理の両方を維持できます。グループ作成については、以下の点を考慮してください:
グループ構造:
外部ユーザーは会社別に、内部ユーザーは部署別に分類します。このセグメント化により、関連する権限の割り当てとアクセス制御が容易になります。
法務、財務、デューデリジェンスチームなど、特定のニーズに応じてグループを使用します。
管理者ロール:
少なくとも2人の管理者を割り当てて、回復力を確保してください。これにより、1人の管理者が不在の場合でもスムーズな管理が可能になります。
管理者は特定のグループの管理を監督できます。
表示設定:
プロジェクト内で他のユーザーを表示するかどうかを決定します。ユーザーの公開を制限したり、チームメンバー間の可視性を有効にしてコラボレーションを促進したりするために、表示設定をカスタマイズできます。
グループレベルでの権限:
権限はグループ全体に適用され、個々のユーザーには適用されません。後で問題が発生しないよう、グループの設定はアクセス要件に合わせて行う必要があります。
役割に基づいてグループを構成し、職務や プロジェクトフェーズに応じてアクセスを付与します。
一括ユーザー招待:
ユーザーを一括招待するには、Excelファイル経由またはメールアドレスのコピー&ペーストを使用します。これにより時間を節約し、ユーザーを迅速に追加できます。
グループの権限レベルを設定:
グループ(管理者、ユーザー、カスタムなど)に基づいて権限を割り当てます。Ideals VDRの8つの利用可能な権限レベル(アクセス不可、表示、ダウンロード、アップロード、管理など)を使用して、グループレベルで権限を調整します。
無効化された状態のグループ
グループを非アクティブ状態で作成します。その後、プロジェクトの準備が整い次第、グループをアクティブ化します。参加者には必要に応じてメール招待が送信されます。
ユーザーのNDA承認を追跡:
ドキュメントにアクセスする前に、ユーザーにクリックラップNDAへの同意を求めます。誰が同意したかを追跡し、記録保持のために署名済みNDAをエクスポートします。
2. VDRにファイルとフォルダを追加する
データを効率的にアップロードして整理することは、プロジェクトをスムーズに開始するための鍵となります。以下のヒントを参考にしてください:
アップロード方法:
ドラッグアンドドロップ機能を使用して、ファイルを素早くアップロードできます。
大量のファイルについては、サードパーティのクラウドストレージ(例:OneDrive、SharePoint)の使用を検討してください。
一括ファイル名変更を使用:
必要に応じて、一括でファイル名を変更し、一貫性を保ち、手動エラーを回避します。
ローカルフォルダーを同期:
デスクトップアプリを使用して、初期データ投入と継続的な更新の両方でローカルフォルダをVDRと同期します。これにより、大規模プロジェクトの管理が簡素化されます。
アップロードの確認と検証:
アップロード後、ファイルが正しいフォルダに入っていること、およびドキュメント名が一貫していることを再確認してください。
カスタマイズ可能な列と並べ替えを活用して、ファイル管理を効率化し、コンテンツの追跡を容易にします。
3. 権限とアクセス制御を設定する
適切な権限は、プロジェクトファイルへのアクセス、閲覧、編集を誰が行えるかを管理する上で非常に重要です。ベストプラクティスには以下が含まれます:
グループベースの権限を使用:
グループレベルで権限を割り当てることで、一貫性を確保し、管理作業の負担を軽減できます。この方法では、各グループに対して一度アクセス権を定義すれば、すべてのメンバーに適用されます。
View as機能を使用して権限を確認してください。
階層的な権限を活用する:
アクセス許可が継承される仕組みについて、親フォルダからサブフォルダやファイルへどのように引き継がれるかに注意してください。
フォルダをアクセス管理に設定すると、すべてのサブフォルダとファイルがこの権限を継承しますが、これは常に理想的とは限りません。必要に応じて、フォルダまたはファイルレベルの権限を調整してください。
特殊なファイルタイプの計画:
動画やマルチメディアコンテンツなどの特定のファイルには、より詳細な権限オプション(例:表示、オリジナル、管理)があります。ファイルの種類を確認し、各ファイルの機密性を反映するように権限を適宜調整してください。
階層型アクセス(例:閲覧、ダウンロード、管理)をユーザーロールに基づいて使用します。
機密性の高い文書については、不正アクセスやデータ漏洩を防ぐため、アクセス権限を制限してください。
特定のグループに対して、一部のファイルをアクセス不可に設定することを検討してください。特に、文書が機密情報である場合や、そのグループの役割に関係がない場合は重要です。
定期的に権限を確認する:
ユーザー権限を定期的に監査し、プロジェクトのニーズに引き続き合致しているかを確認してください。ユーザーやコンテンツが変更された場合は、それに応じて権限を調整してください。
グループ別およびドキュメント別ビューを使用して、どのユーザーまたはグループが特定のドキュメントやフォルダーにアクセスできるかを簡単に追跡できます。
アクセス許可の継承:
ファイルやフォルダーの移動時には、アクセス許可を移動先フォルダーから継承するように設定することをお勧めします。ただし、必要に応じて現在の設定を保持するオプションも用意されています。
4. セキュリティ機能を使用してデータを保護する
セキュリティを強化し、機密データを保護するためのいくつかのツールを提供しています:
二要素認証(2FA)を有効にする:
すべてのユーザーに2FAによる本人確認を要求することで、セキュリティレイヤーを追加します。
文書に透かしを入れる:
自動透かしを有効にします。透かしには、メールアドレス、プロジェクト名、IPアドレスなどの個人情報を含めることができます。
ダウンロードと印刷を制限する:
機密文書については、ダウンロードと印刷のオプションを無効にしてください。これにより、文書がVDRの管理された環境内に確実に保持されます。
特定のIPまたはドメインへのアクセスを制限する:
高セキュリティ環境では、特定のIPまたは承認されたドメインへのアクセス制限を検討してください。これにより、信頼されたネットワーク上のユーザーのみにエントリを制限できます。
NDAによる安全な文書共有:
クリックラップNDAを実装し、ユーザーがデータにアクセスする前に必ず同意する必要があるようにします。これにより、すべての参加者が機密保持と法的義務を認識することが保証されます。
5. フォルダ構造を整理する
適切に整理されたフォルダ構造により、ユーザーは必要なドキュメントを簡単に見つけることができ、機密データが保護されます。以下のベストプラクティスに従ってください:
プロジェクトのフェーズまたは機能別にフォルダをグループ化する:
VDRを主要なプロジェクトフェーズ(例:デューデリジェンス、法務、財務)または機能領域(例:契約、コンプライアンス)に基づいたトップレベルフォルダで構成してください。
特定のトピックにはサブフォルダを使用する:
各フェーズまたは機能の下にサブフォルダを作成して、文書をさらに整理します(例:法務の下に、契約、知的財産、規制のサブフォルダを作成)。
フォルダーレベルで権限を適用する:
コンテンツの種類とユーザーロールに基づいて、フォルダへのアクセスを制限します。機密性の高いフォルダ(例:法務、機密情報)には、より厳格な権限を設定する必要があります。
フォルダー構造のインポート:
既存のプロジェクト構造(例:Excelチェックリストから)がある場合は、フォルダ構造のインポート機能を使用して時間を節約できます。
6. レポートとダッシュボードでユーザーアクティビティとエンゲージメントを監視する
プロジェクトアクティビティを常に把握し、コンプライアンスとセキュリティを確保します:
ダッシュボード:
ダッシュボードを使用して、取引の健全性のスナップショットを取得します
アクティビティログとドキュメント概要:
アクティビティログを使用して、ドキュメントの閲覧、ダウンロード、その他のインタラクションを追跡します。不規則なアクティビティの兆候がないか、ユーザーの行動を監視します。
ドキュメント概要を使用して、適切なファイルを確実に操作できます
エンゲージメントマトリックス:
ユーザーがドキュメントとどのようにやり取りしているか(誰がファイルを閲覧、ダウンロード、印刷しているか)を追跡します。これにより、どのコンテンツが最も重要か、またはさらなる注意が必要かを特定できます。
サブスクリプションレポート:
主要なプロジェクトレポートを購読して、ストレージ使用量、ユーザーアクティビティなどの自動更新を受け取りましょう。
7. プロジェクトをクローズしてアーカイブする
プロジェクトが完了したら、すべてのデータが安全に保存されていることを確認してください:
プロジェクトデータのバックアップ:
プロジェクトを閉じる前に、すべてのコンテンツのバックアップを作成してください。プロジェクトファイルをダウンロードするか、追加のセキュリティのために暗号化されたUSBアーカイブを注文してください。
アーカイブコンテンツ:
将来の参照やコンプライアンスのために、プロジェクトをアーカイブすることを検討してください。アーカイブに含めるコンテンツをカスタマイズし、すべてのドキュメント、特定のグループ、または特定のフォルダーから選択できます。
ごみ箱:
ごみ箱を使用して、削除されたファイルを管理します。必要に応じて削除されたコンテンツを復元したり、完全に削除してアクセスできないようにすることができます。
これらのベストプラクティスに従うことで、プロジェクトが適切に整理され、安全で効率的であることを保証し、プロジェクトのライフサイクル全体を通じてスムーズなコラボレーションを促進し、機密情報を保護することができます。