プロジェクトでQ&Aセクションが設定され、有効化されると、すべての設定はQ&A設定メニューで管理できます。
Q&A設定では、以下のタブが利用できます:
💡 完全な管理者でQ&Aロールが割り当てられているユーザーのみが、これらの設定にアクセスして管理できます。
Q&Aワークフローの変更
このタブでは、Q&Aセットアップ時に最初に選択されたQ&Aロールを確認および変更できます。必要なQ&Aロールを選択または選択解除することで、ワークフローを完全に変更できます。
既存のロールを削除すると、そのロールに割り当てられているユーザーはQ&Aセクションにアクセスできなくなります。Q&Aへのアクセスを有効にするには、別のQ&Aロールを割り当てる必要があります。
以下の点にご留意ください：
質問作成者ロールを削除すると、このロールを持つユーザーが作成した質問は変更されず、質問提出者による提出を待つ状態のままになります。
エキスパートロールを削除すると、エキスパートに割り当てられた質問は未割り当てになります。回答コーディネーターは未割り当ての質問に回答できます。
回答承認者ロールを削除すると、承認待ちおよび回答却下のステータスで提出された回答は同じステータスのままになります。回答コーディネーターはそのような質問に回答を提出できなくなります。したがって、回答承認者ロールを削除する前に、残りのすべての質問に回答することをお勧めします。承認待ちまたは却下された回答のある質問に回答を提供する必要がない場合は、回答コーディネーターがそのような質問をクローズできます。
💡回答承認者の役割は、エンタープライズサブスクリプションでのみ利用可能です。
右上隅の保存をクリックして変更を適用します。
Q&Aユーザーの変更
ユーザータブでは、Q&Aの参加者を確認・編集できます。このセクションは質問側と回答側に分かれており、役割は選択したワークフローに対応しています。
質問側では、新しい質問チームを作成したり、対応するチームの横にある編集をクリックして既存のチームを管理したりできます。編集モードでは、次のことができます:
このセクションは、質問側と回答側に分かれています。
質問チーム名にカーソルを合わせ、鉛筆アイコンをクリックしてチーム名を変更するか、ゴミ箱アイコンをクリックしてチーム全体とそのメンバーを削除します。チームロゴにカーソルを合わせると、ロゴをアップロードできます。
役割名の横にある+追加ボタンをクリックして、質問チームに新しいユーザーを割り当てます。
参加者の名前にカーソルを合わせ、削除をクリックすると、質問チームからユーザーを削除できます。
ユーザーをロール間でドラッグ＆ドロップすると、ロールをすばやく再割り当てできます。
質問チーム全体または選択されたユーザーが削除されると、そのユーザーはQ&Aセクションにアクセスできなくなります。削除されたユーザーが作成した質問は変更されずに残り、対応するアクセス権を持つ他のユーザーはこれらの質問を閲覧できます。
回答側には、選択されたQ&Aワークフローに応じて、回答コーディネーター、エキスパート、回答承認者の3つの役割が用意されています。
新しいロールにユーザーが割り当てられていない場合は、割り当てをクリックしてユーザーを追加します。
Q&Aセクションでユーザーの再割り当てまたは削除が必要な場合は、ユーザー名にカーソルを合わせて削除をクリックしてください。
💡 各Q&A役割には少なくとも1人のユーザーを割り当てる必要があります。各ユーザーは一度に1つのQ&A役割に割り当てることができます。
右上隅の保存をクリックして変更を適用します。
ユーザーのQ&Aロールの変更について詳しく見る。
質問カテゴリの変更
高度なワークフローでエキスパートロールが有効になっている場合、質問の手動割り当てと自動割り当てを選択できます。
手動割り当てとは、回答コーディネーターがスレッドから直接、質問を専門家に手動で割り当てる必要があることを意味し、カテゴリは有効になりません。
自動割り当てとは、カテゴリが有効化され、特定のカテゴリに割り当てられた質問が自動的に該当する専門家へルーティングされることを意味します。
自動割り当てを有効にすると、Q&Aセットアップの「ユーザー」タブから直接、カテゴリの管理や新規作成ができるようになります。
このタブでは、既存の質問カテゴリの名前変更や削除、新しいカテゴリの追加ができます。
専門家別ビューでは、まずユーザーを専門家ロールに追加し、次にそのユーザーが担当するカテゴリを作成できます。
新しいエキスパートを追加するには、エキスパートロール行の横にある+追加ボタンをクリックします。新しいカテゴリを追加するには、エキスパートユーザーの名前の横にあるカテゴリアイコンをクリックします。
このビューからカテゴリを管理する：
カテゴリアイコンをクリックして、エキスパートユーザーの名前の横にカテゴリを割り当てたり、新しいカテゴリを作成したりできます。
カテゴリを削除するには、リスト上のカテゴリ名にカーソルを合わせ、ゴミ箱アイコンをクリックします。
カテゴリ名の横にある鉛筆アイコンをクリックし、チェックボックスのチェックを外すことで、カテゴリを変更したり、エキスパートへの割り当てを解除したりすることができます。
カテゴリ別ビューでは、最初にカテゴリを追加し、その後それぞれの専門家を割り当てることができます。
デフォルトでは、「Finance（財務）」「Legal（法務）」「Tax（税務）」の3つのカテゴリがすでに作成されています。これらのカテゴリは、ご自身で作成したカテゴリと同様に編集または削除することができます。
「未割り当ての専門家」という専用カテゴリがあります。自動割り当てモードを有効にした状態で、一部の質問を手動で割り当てたい場合は、このカテゴリに参加者を追加してください。
このビューからカテゴリを管理する：
新しいカテゴリを追加するには、+カテゴリを追加ボタンをクリックし、テキスト入力フィールドに新しいカテゴリの名前を入力して、Enterキーを押します。
既存のカテゴリを編集するには、リスト上のカテゴリ名にカーソルを合わせ、鉛筆アイコンをクリックしてカテゴリ名を変更します。Enterキーを押して変更を保存します。
カテゴリを削除するには、リスト上のカテゴリ名にカーソルを合わせ、ゴミ箱アイコンをクリックします。
カテゴリが削除された場合、このカテゴリで作成された既存の質問には、カテゴリ名の代わりにカテゴリが割り当てられていませんというプロパティが表示されます。
質問カテゴリとその使用方法の詳細をご覧ください。
設定の変更
拡張メール通知
メール通知にQ&Aメッセージの詳細を表示する。デフォルトでは、メール通知内のすべての機密情報は非表示になっています。この設定を有効にすると、ユーザーは受信トレイから直接質問の概要をすばやく確認できるようになります。
情報の可視性:
質問チーム名を専門家に表示する。デフォルトでは、専門家はQ&A参加者からの質問であることのみを確認できます。この設定を有効にすると、専門家は質問を投稿した質問チームの名前を確認できるようになります。
回答側の匿名性
有効にすると、質問側の参加者には回答側の参加者の本名の代わりにエイリアスが表示されます。この設定はデフォルトで無効になっています。
自動質問インデックス作成:
ここでは、質問スレッド一覧の表示方法を選択できます。
ランダムID: すべての質問に割り当てられる英数字のIDで、質問の総数を追跡することを不可能にします。
連番: 作成順に質問に割り当てられる数値ID。
💡 Q&AのインデックスをランダムIDから連番に変更すると、すべての質問が新しい番号に振り直されます。
質問の制限
ここでは、既存の質問チームの質問制限を確認・編集できます。質問制限を有効にするには、トグルをオンにしてください。
特定のチームに質問制限を設定するには：
ドロップダウンの値から期間を選択してください。
質問数を入力してください。合計数または各優先度ごとに指定します。
必要に応じて、選択した曜日に質問を制限する設定を有効にしてください。
「全期間」オプションには期間の制限がないため、指定された上限に達すると、新しい質問の送信がすぐにロックされます。
既存の質問制限を削除するには、ドロップダウンメニューで「制限なし」を選択します。また、トグルをオフにすることで、すべての質問チームの制限を無効にすることもできます。
右上隅の保存をクリックして変更を適用します。
チームの質問制限を設定します。
質問数の制限を変更する
このタブでは、既存の質問チームの質問制限を確認および編集できます。
質問数の上限を設定するには:
ドロップダウンの値から期間を選択してください。
質問数を入力してください（合計、または優先度ごとに指定）。
オプションで、選択した日に質問を拒否する設定を有効にします。
「全期間」オプションには時間枠がないため、指定された上限に達した時点で新しい質問の送信がロックされます。
既存の質問制限を削除するには、ドロップダウンメニューで制限なしを選択してください。
💡 質問の制限は、新しい質問チームを作成する際にも設定でき、Q&Aユーザータブで特定のチームに対して調整できます。
右上隅の保存をクリックして変更を適用します。
チーム質問制限の詳細をご覧ください。