Разделите внешних пользователей по компаниям и внутренних пользователей по отделам. Такое сегментирование упрощает назначение соответствующих разрешений и контроль доступа.

Используйте группы для конкретных нужд, таких как юридические, финансовые или команды по проверке благонадежности.

Назначьте как минимум двух администраторов, чтобы обеспечить устойчивость. Это позволяет обеспечить плавное управление, если один администратор недоступен.

Администраторы могут контролировать управление определенными группами.

Решите, должны ли пользователи видеть других пользователей в проекте. Вы можете настроить видимость, чтобы ограничить доступ пользователей или способствовать сотрудничеству, включив видимость между членами команды.

Разрешения применяются ко всей группе, а не к отдельным пользователям. Настройка группы должна соответствовать потребностям доступа, чтобы избежать осложнений в будущем.

Структурируйте группы на основе ролей, чтобы доступ предоставлялся в соответствии с должностной функцией или фазой проекта.

Пригласите пользователей массово через файл Excel или скопируйте и вставьте адреса электронной почты. Это экономит время и обеспечивает быстрое добавление пользователей.

Назначьте разрешения на основе группы (например, Администратор, Пользователь, Пользовательский). Настройте разрешения на уровне группы, используя 8 доступных уровней разрешений в Ideals VDR (например, Нет доступа, Просмотр, Загрузка, Выгрузка, Управление).

Создайте группы в деактивированном состоянии. Затем активируйте их по готовности проекта. Участники затем получат приглашения по электронной почте по мере необходимости.

Требовать от пользователей принятия кликврап NDA перед доступом к документам. Отслеживать кто принял и экспортировать подписанные NDA для ведения учета.

Используйте функцию перетаскивания для быстрого загрузки файлов.

Для больших объемов файлов рассмотрите возможность использования стороннего облачного хранилища (например, OneDrive, SharePoint).

При необходимости переименуйте файлы оптом, чтобы поддерживать согласованность и избежать ручных ошибок.

Используйте настольное приложение для синхронизации вашей локальной папки с VDR как для начального заполнения, так и для текущих обновлений. Это упрощает управление крупными проектами.

После загрузки дважды проверьте, что файлы находятся в правильных папках и что названия документов согласованы.

Используйте настраиваемые столбцы и сортировку, чтобы упростить управление файлами и облегчить отслеживание контента.

Назначьте разрешения на уровне группы, чтобы обеспечить согласованность и уменьшить административную нагрузку. Таким образом, вы определяете доступ один раз для каждой группы, и он применяется ко всем участникам.

Используйте функцию «Просмотр как», чтобы проверить разрешения.

Имейте в виду, как разрешения наследуются от родительских папок к подпапкам и файлам.

Если вы установите для папки Управление доступом, все подпапки и файлы унаследуют это разрешение, что может быть не всегда идеально. При необходимости отрегулируйте разрешения на уровне папки или файла.

Некоторые файлы, такие как видео или мультимедийный контент, имеют более детализированные параметры разрешений (например, Просмотр, Оригинал, Управление). Просмотрите типы файлов и настройте разрешения соответственно, чтобы отразить чувствительность каждого файла.

Используйте многоуровневый доступ (например, Просмотр, Загрузка, Управление) в зависимости от ролей пользователей.

Для особо конфиденциальных документов ограничьте разрешения, чтобы предотвратить несанкционированный доступ или утечку данных.

Рассмотрите возможность установки некоторых файлов на Нет доступа для определенных групп, особенно если документ является конфиденциальным или не имеет отношения к их роли.

Регулярно проверяйте пользовательские разрешения, чтобы убедиться, что они по-прежнему соответствуют потребностям проекта. По мере изменения пользователей или контента корректируйте разрешения соответственно.

Используйте представления По группам и По документам, чтобы легко отслеживать, какие пользователи или группы имеют доступ к определенным документам или папкам.

Во время перемещения файлов или папок рекомендуется, чтобы разрешения наследовались из папки назначения. Но есть возможность сохранить текущие настройки, если это необходимо.

Добавьте дополнительный уровень безопасности, требуя от всех пользователей подтверждения их личности с помощью 2FA.

Включить автоматические водяные знаки. Водяные знаки могут включать персонализированные данные, такие как электронная почта, название проекта и IP-адрес.

Для конфиденциальных документов отключите опции загрузки и печати. Это гарантирует, что документ останется в контролируемой среде VDR.

Для сред с высоким уровнем безопасности рассмотрите возможность ограничения доступа к определенным IP-адресам или авторизованным доменам. Это ограничивает доступ только для тех, кто находится в доверенных сетях.

Реализуйте clickwrap NDA, который пользователи должны принять перед доступом к любым данным. Это гарантирует, что все участники осведомлены о конфиденциальности и юридических обязательствах.

Структурируйте ваш VDR с верхнеуровневыми папками на основе ключевых фаз проекта (например, Due Diligence, Юридические, Финансовые) или функциональных областей (например, Контракты, Соответствие).

Создайте подпапки под каждой фазой или функцией для дальнейшей организации документов (например, под Юридические, подпапки для Контракты, Интеллектуальная собственность, Регулирование).

Ограничьте доступ к папкам в зависимости от типа содержимого и ролей пользователей. Чувствительные папки (например, Юридические, Конфиденциальные) должны иметь более строгие разрешения.

Если у вас есть существующая структура проекта (например, из контрольного списка Excel), используйте нашу функцию импорта структуры папок, чтобы сэкономить время.

Получите снимок состояния сделки, используя Dashboard

Используйте Журнал активности, чтобы отслеживать просмотры документов, загрузки и другие взаимодействия. Следите за поведением пользователей на предмет признаков нерегулярной активности.

Используйте Обзор документа, чтобы обеспечить взаимодействие с нужными файлами

Отслеживайте, как пользователи взаимодействуют с документами — кто просматривает, загружает и печатает файлы. Это помогает определить, какое содержимое наиболее важно или требует дополнительного внимания.

Подпишитесь на ключевые отчеты проекта, чтобы получать автоматические обновления о использовании хранилища, активности пользователей и многом другом.

Перед закрытием проекта создайте резервную копию всего содержимого. Загрузите файлы проекта или закажите зашифрованный USB-архив для дополнительной безопасности.

Рассмотрите возможность архивирования проекта для будущих ссылок или соблюдения требований. Настройте содержимое архива, выбрав между всеми документами, определенными группами или конкретными папками.

Используйте Корзину для управления удаленными файлами. Вы можете восстановить удаленный контент, если это необходимо, или удалить его навсегда, чтобы он не был доступен.