Новий онлайн-архів забезпечує просте, безпечне та економічно вигідне рішення для довгострокового доступу до даних проєкту. Усунувши потребу в доставці даних на USB-носіях, він гарантує, що всі уповноважені сторони можуть отримати доступ до інформації навіть після завершення проєкту, при цьому дотримуючись вимог відповідності та забезпечуючи миттєвий доступ до ваших даних щоразу, коли вони потрібні. Онлайн-архів — це хмарна, доступна лише для читання версія вашого проєкту. Після того як проєкт заархівовано, його індекс фіксується, тобто жодні зміни, такі як видалення, переміщення чи завантаження, більше неможливі.
ℹ️ Доступно лише з підписками Core та Premier
💡 Дізнайтеся більше про всі доступні опції архівування
Архівування проєкту онлайн
Щоб отримати доступ до функції онлайн-архіву, перейдіть до будь-якої з цих вкладок у лівій панелі навігації:
Налаштування – Загальні, перейдіть на вкладку Архівування і натисніть Архівувати проєкт.
Ви також можете натиснути на спадне меню стану проєкту та вибрати Archived.
Архівування проєкту – картка Онлайн-архіву, натисніть Архівувати проєкт.
На відкритій сторінці заповніть необхідну інформацію, щоб заархівувати свій проєкт онлайн.
Тривалість
Виберіть або введіть кількість років, протягом яких ви хочете зберігати проєкт онлайн.
💡 Мінімальний строк становить 3 роки, а максимальний – 10. Залежно від умов підписки у вас може бути включено 5 років як альтернатива USB-накопичувачам.
Після вибору кількості років ви можете побачити динамічно скориговані річні та загальні комісії для повної прозорості застосовних витрат відповідно до умов вашої підписки. Рахунок буде надіслано контактній особі з виставлення рахунків, зазначеній на вкладці subscription корпоративного акаунта.
Права доступу
Тут ви можете додати наявних учасників проєкту та/або запросити нових зовнішніх користувачів, які повинні мати доступ до архіву проєкту.
Щоб додати учасників проєкту, просто знайдіть і виберіть їх у спадному списку.
Щоб надати права доступу користувачам поза вашим проєктом, натисніть у нижній частині випадного списку з наявними учасниками Запросити зовнішніх користувачів.
⚠️ Усі учасники з правами доступу мають рівний, повний доступ до всіх документів проєкту, учасників, налаштувань, журналів активності та інших функцій.
Підтвердження
Коли завершите, натисніть Архівувати проєкт. У вікні, що з’явиться, додатково підтвердіть та погодьтеся з комісіями, якщо вони застосовуються.
Якщо ваш проєкт не був заблокований перед архівуванням, він буде тимчасово заблокований для підготовки онлайн-архіву. Це гарантує, що заархівовані дані залишаються точним і остаточним записом проєкту.
⚠️ Архівування проєкту неможливо скасувати. Якщо це сталося помилково, зверніться до свого менеджера з обслуговування або до служби підтримки клієнтів за додатковою допомогою.
Після архівації проєкту електронний лист із підтвердженням архівації надсилається адміністраторам проєкту, яких було додано до онлайн-архіву. Інші учасники отримують окреме запрошення до онлайн-архіву.
Заархівовані функції проєкту
Після архівування проєкту він стає архівом лише для читання з обмеженою функціональністю порівняно зі звичайною дата-румом.
Панель керування
Інформаційна панель онлайн-архіву — це цільова сторінка, яка у верхній панелі надає швидкий огляд таких відомостей:
Коли проєкт було заархівовано.
До якого часу проєкт архівується.
Підтвердження архівування: підписаний документ від Ideals, який підтверджує дату й час архівування.
💡 Натисніть Життєвий цикл проєкту, щоб переглянути детальнішу інформацію про історію статусів і інші відомості про проєкт.
За верхньою панеллю розташовано зведений огляд документів проєкту, включно з обсягом сховища та розподілом за типами документів.
Ліворуч ви можете знайти раніше згенеровані звіти станом на момент архівації, зокрема:
Список учасників: список груп і користувачів, які були в проєкті до архівування.
Матриця дозволів: детальний перелік документів і груп та рівня їхніх прав доступу до певного документа.
Обговорення "Питання-відповідь": усі надіслані запитання та відповіді. Застосовується, лише якщо в проєкті було налаштовано розділ "Питання-відповідь".
💡 Детальний журнал активності залишається доступним в онлайн-архіві для перегляду минулих і нових подій після архівації проєкту.
У центральній частині екрана ви побачите список учасників онлайн-архіву з можливістю швидко додавати нових.
Документи
Усі учасники онлайн‑архіву можуть отримати доступ до всіх документів проєкту, включно з неопублікованими та тими, що були видалені до кошика, якщо такі є.
⚠️ Якщо ви не хочете розкривати видалені документи, перед архівуванням проєкту обов’язково спорожніть кошик. Якщо в кошику залишаться будь‑які видалені документи, він відображатиметься в головній панелі навігації для всіх учасників. Видаляти документи з кошика в архівованому проєкті неможливо.
Будь-які зміни до індексу проєкту заборонені, а кілька дій із документами недоступні в онлайн-архіві. Ви можете ознайомитися з підсумком у таблиці нижче.
Дія | Доступність |
Перегляд | ✔️ |
Друк | ✔️ |
Завантажити | ✔️ |
Копіювати файли до інших активних проєктів | ✔️ |
Додавання, редагування та видалення нотаток | ✔️ |
Експортувати індекс проєкту | ✔️ |
Завантажити | ❌ |
Видалити | ❌ |
Публікувати/скасовувати публікацію | ❌ |
Редагувати/скасувати редагування, змінити чернетку | ❌ |
Копіювати в межах проєкту | ❌ |
Перемістити | ❌ |
Завантажити нову версію | ❌ |
Перейменувати | ❌ |
Розпакувати архів | ❌ |
Масове перейменування | ❌ |
Імпорт структури папок | ❌ |
Перебудувати індекс | ❌ |
Додавання, редагування та видалення міток | ❌ |
Надавайте спільний доступ до файлів зовні | ❌ |
Надіслати запит на електронні підписи | ❌ |
Учасники
На вкладці «Учасники» ви можете знайти список усіх учасників онлайн‑архіву та:
Додайте учасників: натисніть кнопку, введіть електронні адреси та натисніть Запросити.
Надіслати запрошення ще раз: натисніть відповідну кнопку в рядку з учасником або на верхній панелі після вибору одного чи кількох учасників зі списку.
Видаліть наявних учасників: натисніть відповідну кнопку в рядку з учасником або на верхній панелі після вибору одного чи кількох учасників зі списку.
Звіти
Розділ звітів пропонує всебічний журнал активності для повної прозорості. Цей детальний журнал охоплює всю активність у проєкті від моменту його створення та надалі відстежує всі поточні дії чинних учасників онлайн-архіву. Журнал активності за потреби можна надіслати електронною поштою або експортувати в файл Excel.
Змініть особисті та налаштування проекту.
У меню налаштувань ви можете переглядати й змінювати такі параметри:
Загальне: переглядайте та керуйте статусом вашого проєкту, копіюйте посилання на проєкт і перевіряйте місце зберігання вашого проєкту.
Брендування: завантажте логотип, змініть колір теми та фон сторінки входу, щоб відображати бренд вашої компанії.
Ярлики: перегляд доступних ярликів документів, які були налаштовані та використовувалися під час активної стадії проєкту.
Водяні знаки: вирішуйте, коли відображати водяні знаки; редагуйте колір, прозорість, положення водяних знаків та включені деталі.
Водяні знаки: вирішуйте, коли відображати водяні знаки; редагуйте колір, прозорість, положення водяних знаків та включені деталі.
Безпека: надайте доступ до підтримки, якщо це необхідно; посиліть безпеку, включивши двоетапну верифікацію та верифікацію електронної пошти, обмежте доступ за доменами електронної пошти та IP-адресами.
Закривайте свої проекти з вашого телефону, як тільки це потрібно. Після закриття ми надішлемо підтвердження електронною поштою адміністраторам.
Для архівованого проєкту ви все ще можете створити архів для завантаження або замовити USB-накопичувачі. Оскільки певні функції не є актуальними для архівованих проєктів, параметри архіву дещо відрізняються від доступних для активних проєктів. У вас будуть такі параметри:
Документи та журнал активності
Тільки документи
Вибрані папки
💡 Якщо в кошику є будь-які вкладені файли запитань і відповідей або документи, ви можете включити їх. Для перегляду історичних даних перейдіть до розділу Dashboard – Reports.