新的在线归档提供了一个简单、安全且经济高效的解决方案,用于长期项目数据访问。通过消除USB交付的需求,它确保所有授权方即使在项目结束后也能访问信息,同时满足合规要求,并在您需要时随时将数据触手可及。在线归档是您项目的基于云的只读版本。一旦项目被归档,其索引就会被固定,这意味着无法进行删除、移动或上传等修改操作。

ℹ️ 仅适用于 Core 和 Premier 订阅

💡 了解所有可用的归档选项

正在在线归档项目

要访问在线归档功能,请转到左侧导航面板中的以下任一选项卡:

设置 – 常规,导航到归档卡片,然后点击归档项目。

您还可以点击项目状态下拉菜单并选择已归档。

项目归档 – 在线归档卡片,点击归档项目。

在打开的页面中，填写所需信息以在线归档您的项目。

持续时间

通过选择或输入数字来决定您想要在线存储项目的年限。

💡 最短期限为 3 年,最长为 10 年。根据您的订阅条款,您可能拥有 5 年期限作为 USB 驱动器的替代选项。

选择年限后,您可能会看到根据您的订阅条款动态调整的年度费用和总费用,以便完全透明地了解适用的成本。发票将发送给在企业账户的订阅选项卡中指定的账单联系人。

访问权限

在此,您可以添加现有项目参与者和/或邀请应该有权访问项目档案的新外部用户。

要添加项目参与者，只需在下拉列表中查找并选择他们即可。

要向项目外部的用户提供访问权限,请在现有参与者下拉列表底部点击邀请外部用户。

⚠️ 所有拥有访问权限的参与者对所有项目文档、参与者、设置、活动日志和其他功能均享有平等的完全访问权限。

确认

完成后,点击归档项目。在弹出的对话框中,如果有适用的费用,请额外确认并知悉这些费用。

如果您的项目在归档前尚未锁定,那么它将被临时锁定以准备在线归档。这可确保归档的数据保持为项目真实且最终的记录。

⚠️ 项目归档操作无法撤销。如果此操作是误操作,请联系您的客户经理或客户支持以获取进一步帮助。

项目归档后,系统会向已添加到在线归档的项目管理员发送归档确认电子邮件。其他参与者会收到单独的在线归档邀请。

已归档项目功能

归档项目后,它将成为只读存档,与常规数据室相比功能有限。

仪表板

在线归档仪表板是一个登录页面,可在顶部面板中快速概览以下详细信息:

项目归档的时间。
直到项目被归档为止。
归档确认:由 Ideals 签署的文件,确认归档日期和时间。

💡 点击项目生命周期以查看有关项目状态历史记录和其他信息的更多详细信息。

顶部面板后面是项目文档的摘要概览,包括存储大小和按文档类型的细分。

在左侧，您可以找到截至归档时间之前生成的报告，主要包括：

参与者列表：归档前项目中存在的组和用户列表。
权限矩阵:文档与组的详细列表及其对给定文档的权限级别。
问答讨论:所有提交的问题和答案。仅适用于项目中已设置问答部分的情况。

💡 项目归档后,在线档案中仍可查看详细的活动日志,以便审查历史事件和新事件。

在屏幕的主要部分,您将看到在线档案参与者列表,并可以快速添加新参与者。

文档

所有在线档案参与者都可以访问所有项目文档,包括未发布的文档以及已删除到回收站的文档(如果有的话)。

⚠️ 如果您不想显示已删除的文档,请确保在归档项目之前清空回收站。如果还有任何已删除的文档,回收站将在主导航面板中对所有参与者可见。在已归档的项目中无法从回收站删除文档。

禁止对项目索引进行任何更改,并且在线档案中无法对文档执行多项操作。您可以在下表中找到摘要。

操作	可用性
查看	✔️
打印	✔️
下载	✔️
将文件复制到其他活动项目	✔️
添加、编辑和删除笔记	✔️
导出项目索引	✔️
上传	❌
删除	❌
发布/取消发布	❌
编辑/取消编辑草稿	❌
在项目内复制	❌
移动	❌
上传新版本	❌
重命名	❌
解压归档文件	❌
批量重命名	❌
导入文件夹结构	❌
重建索引	❌
添加、编辑和删除标签	❌
外部共享文件	❌
请求电子签名	❌