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Sie können die Standardeinstellungen für alle neu erstellten Projekte unter Ihrem Unternehmenskonto im Tab Einstellungen – Projektvorlage konfigurieren. Sie müssen nicht mehr jedes neue Projekt manuell einrichten, um es an das Unternehmensbranding oder die Sicherheitsrichtlinien anzupassen – vordefinierte Einstellungen werden automatisch auf jedes neue Projekt angewendet, unabhängig davon, wer es erstellt hat.
ℹ️ Die Änderung der Einstellungen ist nur mit dem Enterprise-Abonnement verfügbar.
Allgemein
In den allgemeinen Einstellungen können Sie Folgendes festlegen:
Support-Zugriff: Autorisieren Sie das Ideals-Team, auf Ihre Projekte zuzugreifen, um Unterstützung zu leisten. Standardmäßig deaktiviert.
Speicherorte: Wählen Sie die erlaubten Standorte aus, die bei der Erstellung eines neuen Projekts unter Ihrem Unternehmenskonto verfügbar sein werden. Alle Standorte sind standardmäßig verfügbar.
Markenbildung
In den Branding-Einstellungen können Sie:
Laden Sie das Logo und den Hintergrund der Anmeldeseite hoch.
Legen Sie eine Themenfarbe fest.
ℹ️ Wir arbeiten weiterhin daran, weitere Funktionen hinzuzufügen, die auf Unternehmensebene für alle Projekte voreingestellt werden können: Wasserzeichen, Labels, Nutzungsbedingungen und viele mehr.
Beschriftungen
In diesem Tab können Sie Dokumentenetiketten hinzufügen:
Gruppe: Wird verwendet, um Bezeichnungswerte nach Gruppen zu kategorisieren.
Typ für die Beschriftungsgruppen:
Einzeln: ermöglicht das Zuweisen eines einzelnen Labels innerhalb einer Labelgruppe.
Mehrfach: ermöglicht das Zuweisen mehrerer Bezeichnungswerte, die innerhalb einer Bezeichnungsgruppe erstellt wurden.
Wert: Der Name des Labels, der in der entsprechenden Labelgruppe aufgeführt ist.
Nutzungsbedingungen
In diesem Tab können Sie beliebig viele Bedingungen erstellen, die dann automatisch in jedem neuen Projekt angelegt werden. Für jede Nutzungsbedingung können Sie:
Wählen Sie einen vordefinierten Titel aus oder geben Sie einen eigenen Titel ein.
Entscheiden Sie, wann die Nutzungsbedingungen angezeigt werden sollen.
Geben Sie den Inhalt der Bedingungen mit personalisierten Tags und erforderlicher Formatierung ein.
💡 Standardmäßig gelten Bedingungen für alle Gruppen im Projekt, und Sie können pro Gruppe jeweils nur eine aktive Bedingung haben. Um für jede der erstellten Bedingungen unterschiedliche Gruppen festzulegen, gehen Sie zu den Projekteinstellungen.
Wasserzeichen
Sie können die folgenden Wasserzeichen-Einstellungen anpassen:
Aktionen mit Dokumenten, bei denen das Wasserzeichen angezeigt werden soll.
Das Aussehen des Wasserzeichens: Farbe, Deckkraft und Position.
Benutzerdetails, die im Wasserzeichen enthalten sein sollten, wenn sie auf Dokumente zugreifen. Sie können außerdem beliebigen eigenen Text zusätzlich oder anstelle der Standardoptionen hinzufügen.
Teilnehmer
Inhaber und Manager von Unternehmenskonten können das Projektmanagement optimieren, indem sie bestimmte Benutzer automatisch als Projektadministratoren vormerken lassen.
Projektadministratoren
Jedes Mal, wenn ein neues Projekt mit Ihrem Unternehmenskonto verknüpft wird, wird sofort eine vordefinierte Gruppe von Administratoren zugewiesen, sodass wichtige Mitarbeitende von Anfang an über die erforderlichen Berechtigungen verfügen.
Um Projektadministratoren hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf Projektadministratoren hinzufügen oder Hinzufügen oben in der Liste.
E-Mail-Adressen eingeben.
Klicken Sie auf Hinzufügen, um zu bestätigen.
💡 Sie können bis zu 10 Standard-Administratoren zur Projektvorlage hinzufügen.
Bevor die Projekterstellung abgeschlossen wird, gibt es die Möglichkeit, die Admin-Liste zu überprüfen und zu bearbeiten, was Flexibilität und Kontrolle bei gleichzeitiger Effizienz bietet. Wenn Standard-Administrator-E-Mails entfernt werden, erscheint eine Warnmeldung mit den betroffenen E-Mail-Adressen, sodass Benutzer sie bei Bedarf schnell wieder hinzufügen können.
Um einen der Projektadministratoren zu löschen, klicken Sie auf das Löschen-Symbol, das in der Zeile jedes Administrators angezeigt wird.
Gruppen
🔜 Demnächst verfügbare Funktion, bleiben Sie dran.
Mit dieser Funktion können Sie bei jeder Projekterstellung automatisch eine benutzerdefinierte Gruppe mit vordefinierten Rolleneinstellungen erstellen.
💡 Rolleneinstellungen definieren die Berechtigungen für Funktionen. Erfahren Sie mehr über verfügbare Rollen.
Um eine neue Standardgruppe zu erstellen, klicken Sie oben in der Liste auf Erstellen.
💡 Eine Administratorgruppe ist standardmäßig vorhanden und kann nicht gelöscht werden – es handelt sich um eine Gruppe, der Projektadministratoren beim Erstellen eines neuen Projekts hinzugefügt werden.
Geben Sie einen oder mehrere Gruppennamen ein, wenn Sie mehrere Gruppen mit den Rolleneinstellungen erstellen möchten.
Wählen Sie die Rolle: Benutzer, Benutzerdefiniert oder Administrator.
Überprüfen und passen Sie die Funktionsberechtigungen bei Bedarf an.
Klicken Sie auf Erstellen.
Sicherheit
In den Sicherheitseinstellungen können Sie Folgendes festlegen:
2-Schritt-Verifizierung: Verlangen Sie von allen Nutzern, ihre Identität mit dem zweiten Faktor zu bestätigen, bevor sie das Projekt betreten.
E-Mail-Verifizierung: Verlangen Sie von den Nutzern, einen einmaligen Code einzugeben, der an ihre E-Mail-Adresse gesendet wird, um zu bestätigen, dass sie Zugriff darauf haben. Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie außerdem Ausnahmen als vertrauenswürdige E-Mail-Adressen und Domains hinzufügen, bei denen keine E-Mail-Verifizierung erforderlich ist.
