El bloqueo de proyectos proporciona un nivel adicional de seguridad y control, permitiendo a los administradores prevenir cualquier modificación adicional mientras mantienen los documentos accesibles para su visualización. Esto asegura la integridad, seguridad y consistencia de los datos, lo cual es especialmente valioso en escenarios como revisión legal, preparación de archivos y cierre de acuerdos. Además, la confirmación del bloqueo proporciona un registro claro de cuándo se bloqueó el proyecto, ayudando con el cumplimiento y la resolución de disputas. Al eliminar la necesidad de soluciones alternativas, el bloqueo de proyectos mejora el control y la transparencia para todas las partes interesadas.
Bloqueo del proyecto
Los administradores del proyecto pueden bloquear el proyecto en Configuración – General.
Navegue al bloque de Bloqueo.
Haga clic en Bloquear proyecto.
Alternativamente, haga clic en el menú desplegable de estado y seleccione el estado Bloqueado.
Archivado de proyectos
Bajo Derechos de desbloqueo, seleccione a los administradores que deberían poder desbloquear el proyecto.
Confirme y bloquee el proyecto.
Tan pronto como el proyecto esté bloqueado:
Las cargas, eliminaciones, cambios de nombre, movimientos, copias y otros cambios estructurales de documentos están deshabilitados. Sin embargo, la visualización y descarga de documentos siguen disponibles para todos los participantes según sus permisos de documento.
Solo los administradores autorizados pueden desbloquear el proyecto. El administrador que inicia el bloqueo se selecciona por defecto, pero puede ser eliminado si es necesario, y/o se pueden agregar otros administradores.
Se envía una confirmación por correo electrónico a todos los administradores del proyecto con la confirmación adjunta del bloqueo y el índice del proyecto al momento del bloqueo. La confirmación del bloqueo también está disponible para descargar en la configuración del proyecto en cualquier momento.
Los participantes que no son administradores no reciben ninguna notificación por correo electrónico sobre el bloqueo. Al ingresar al proyecto bloqueado, verán un mensaje informándoles que el proyecto ha sido bloqueado.
Los administradores aún pueden solicitar un archivo descargable para compartir, ordenar un archivo USB, y cerrar el proyecto.
ℹ️ Si solicita un archivo USB o solicita una carta de conformidad para un archivo descargable, el proyecto se bloqueará para garantizar la integridad de los datos si no se ha bloqueado ya. Esto asegura que la versión archivada siga siendo un registro verdadero y final del proyecto.
Desbloqueando el proyecto
Los administradores de proyectos autorizados pueden desbloquear el proyecto en Configuración – General.
Navegue al bloque de Bloqueo.
Haga clic en Desbloquear proyecto.
Alternativamente, haga clic en el menú desplegable de estado y seleccione el estado En vivo.
Confirme y desbloquee el proyecto.
Al desbloquear el proyecto, se envía una notificación por correo electrónico a todos los administradores.
ℹ️ El botón no está disponible si:
El administrador no tiene derechos de desbloqueo, y verá un mensaje correspondiente.
Hay órdenes de archivo pendientes que requieren el bloqueo del proyecto para la integridad de los datos.