Tan pronto como la sección de Preguntas y Respuestas esté configurada y activada en el proyecto, todas sus configuraciones se pueden gestionar en el menú de Configuración de Preguntas y Respuestas.
Las siguientes pestañas están disponibles en la configuración de Preguntas y Respuestas:
Flujo de trabajo: revisa y cambia los roles disponibles de Preguntas y Respuestas en el flujo de trabajo.
Usuarios de Preguntas y Respuestas: gestiona los usuarios involucrados en la comunicación de Preguntas y Respuestas.
Preferencias: ajusta la visibilidad de las notificaciones y el patrón de numeración de las preguntas, la privacidad del lado de las preguntas y respuestas, y los límites de preguntas.
💡 Solo los administradores completos con el rol de Preguntas y Respuestas asignado pueden acceder y gestionar estas configuraciones.
Cambio en el flujo de trabajo de Q&A
En esta pestaña, puedes revisar y cambiar los roles de Preguntas y Respuestas que se eligieron inicialmente durante la configuración de Preguntas y Respuestas. El flujo de trabajo puede ser completamente cambiado seleccionando o deseleccionando los roles de Preguntas y Respuestas requeridos.
Si eliminas un rol existente, los usuarios asignados a él ya no tendrán acceso a la sección de Preguntas y Respuestas. Para habilitar su acceso a Preguntas y Respuestas, necesitas asignarles otro rol de Preguntas y Respuestas.
Por favor, ten en cuenta que:
Si eliminas el rol de Redactor de preguntas, entonces las preguntas creadas por los usuarios con este rol permanecerán sin cambios, esperando la presentación por parte del presentador de preguntas.
Si eliminas el rol de Experto, las preguntas asignadas a los expertos quedarán sin asignar. El coordinador de respuestas puede responder a las preguntas no asignadas.
Si eliminas el rol de Aprobador de respuestas, entonces las respuestas enviadas con el estado Esperando aprobación y Respuesta rechazada permanecerán en el mismo estado. El coordinador de respuestas no podrá enviar respuestas a dichas preguntas. Por lo tanto, recomendamos responder a todas las preguntas restantes antes de eliminar el rol de Aprobador de respuestas. Si no es necesario proporcionar respuestas a las preguntas en espera de aprobación o con una respuesta rechazada, entonces el Coordinador de respuestas puede cerrar dichas preguntas.
💡 El rol de Aprobador de respuestas está disponible solo con la suscripción Enterprise.
Haz clic en Guardar en la esquina superior derecha para aplicar los cambios.
Cambiando usuarios de Q&A
En la pestaña Usuarios, puedes revisar y editar a los participantes de Preguntas y Respuestas. Esta sección se divide en lado de Preguntas y lado de Respuestas, y los roles corresponden al flujo de trabajo seleccionado.
En el lado de la pregunta, puedes crear nuevos equipos de preguntas y gestionar los existentes haciendo clic en Editar al lado del equipo correspondiente. En el modo de edición, puedes:
Esta sección está dividida en el lado de la Pregunta y el lado de la Respuesta.
Coloca el cursor sobre el nombre del equipo de preguntas y haz clic en el icono del lápiz para cambiar el nombre del equipo o en el icono de la papelera para eliminar todo el equipo y sus miembros. Coloca el cursor sobre el logotipo del equipo para subir un logotipo.
Haz clic en el botón +Añadir junto al nombre del rol para asignar nuevos usuarios al equipo de preguntas.
Pasa el cursor sobre el nombre de un participante y haz clic en Eliminar para quitar al usuario del equipo de la pregunta.
Arrastra y suelta a los usuarios entre los roles para reasignarlos rápidamente.
Una vez que todo el equipo de preguntas o los usuarios seleccionados son eliminados, ya no podrán acceder a la sección de Preguntas y Respuestas. Las preguntas creadas por los usuarios eliminados permanecerán sin cambios, y otros usuarios con el acceso correspondiente verán estas preguntas.
En el lado de la respuesta, hay 3 roles disponibles: Coordinador de respuestas, Experto y Aprobador de respuestas, que estarán presentes dependiendo del flujo de trabajo de Preguntas y Respuestas seleccionado.
Si hay un nuevo rol sin usuarios asignados, haz clic en Asignar para agregar usuarios.
Si necesitas reasignar a un usuario o eliminarlo de la sección de Preguntas y Respuestas, coloca el cursor sobre su nombre y haz clic en Eliminar.
💡 Al menos un usuario debe ser asignado a cada rol de Preguntas y Respuestas. Cada usuario puede ser asignado a un rol de Preguntas y Respuestas a la vez.
Haz clic en Guardar en la esquina superior derecha para aplicar los cambios.
Aprende más sobre cómo cambiar los roles de Preguntas y Respuestas para los usuarios.
Cambiando categorías de preguntas
Si el rol de Experto está habilitado en el flujo de trabajo avanzado, puedes seleccionar entre la asignación manual de preguntas y la asignación automática.
Asignación manual significa que el coordinador de Answer tendrá que asignar las preguntas a los Expertos manualmente, directamente desde un hilo, y que las categorías no estarán habilitadas.
La asignación automática significa que las categorías se activarán y las preguntas asignadas a una categoría específica se enviarán automáticamente a los expertos correspondientes.
Cuando tienes la asignación automática activada, puedes gestionar y crear nuevas categorías directamente desde la pestaña Usuarios de la configuración de Preguntas y respuestas.
En esta pestaña, puedes cambiar el nombre o eliminar las categorías de preguntas existentes y agregar nuevas.
La vista Por expertos te permite agregar primero usuarios al rol de experto y luego crear una categoría de la que serán responsables.
Para añadir un nuevo experto, haz clic en el botón +Añadir junto a la fila del rol de Experto. Para añadir una nueva categoría, haz clic en el icono de categoría junto al nombre del usuario experto.
Gestión de categorías desde esta vista:
Asigna categorías a los expertos y crea categorías nuevas haciendo clic en el ícono de categoría junto al nombre del usuario experto.
Para eliminar una categoría, coloca el cursor sobre su nombre en la lista y haz clic en el icono de papelera.
Cambia la categoría o desasígnala de un experto haciendo clic en el icono de lápiz junto al nombre de la categoría y desmarcando la casilla.
La vista Por categorías te permite agregar primero las categorías y luego asignar a los expertos correspondientes.
De forma predeterminada, tendrás tres categorías ya creadas: Finanzas, Legal e Impuestos. Puedes editar o eliminar estas categorías igual que las que crees tú mismo.
Hay una categoría específica para expertos no asignados. Añade participantes a esta categoría si aún quieres asignar algunas preguntas manualmente con el modo de asignación automática activado.
Gestionar las categorías desde esta vista:
Para añadir una nueva categoría, haz clic en el botón +Añadir categoría, escribe el nombre de la nueva categoría en el campo de texto y pulsa Enter.
Para editar una categoría existente, coloca el cursor sobre su nombre en la lista y haz clic en el icono del lápiz para cambiarle el nombre. Pulsa Intro para guardar los cambios en esta categoría.
Para eliminar una categoría, pasa el cursor sobre su nombre en la lista y haz clic en el icono de papelera.
Si se eliminó la categoría, las preguntas existentes creadas con esta categoría obtendrán la propiedad No se asignó categoría en lugar del nombre de la categoría.
Aprende más sobre las categorías de preguntas y su uso.
Cambiar tus preferencias
Notificaciones de correo electrónico ampliadas
Mostrar detalles del mensaje de Preguntas y Respuestas en las notificaciones por correo electrónico. Por defecto, toda la información sensible está oculta en las notificaciones por correo electrónico. Habilita esta configuración para permitir que los usuarios tengan una rápida visión general de la pregunta directamente desde su bandeja de entrada.
Visibilidad de la información:
Mostrar los nombres de los equipos de preguntas a los expertos. Por defecto, los expertos solo pueden ver que la pregunta es de un participante de Preguntas y Respuestas. La configuración habilitada permite a los expertos ver los nombres de los equipos de preguntas que plantearon la pregunta.
Anonimato del lado de la respuesta
Si se habilita, los participantes del lado de las preguntas verán alias en lugar de los nombres reales de los participantes del lado de las respuestas. Esta configuración está deshabilitada de forma predeterminada.
Indexación automática de preguntas:
Aquí puedes seleccionar la vista de la lista de hilos de preguntas:
ID aleatorio: ID alfanumérico asignado a todas las preguntas que hace imposible rastrear el número total de preguntas.
Numeración secuencial: ID numérico asignado a las preguntas en orden de creación.
💡 Si cambias la indexación de preguntas y respuestas de ID aleatorio a numeración secuencial, todas las preguntas se renumerarán en consecuencia.
Límites de preguntas
Aquí puedes revisar y editar los límites de preguntas para los equipos de preguntas existentes. Para habilitar los límites de preguntas, activa el interruptor.
Para establecer un límite de preguntas para equipos específicos:
Selecciona un intervalo de tiempo de los valores desplegables.
Ingresa el número de preguntas, ya sea total o especificado para cada prioridad.
Opcionalmente, activa la configuración para restringir las preguntas en los días seleccionados.
La opción "Todo el tiempo" no tiene un marco de tiempo, por lo que el envío de nuevas preguntas se bloqueará tan pronto como se alcance el límite especificado.
Para eliminar un límite de preguntas existente, selecciona Sin límite en el menú desplegable. También puedes desactivar los límites para todos los equipos de preguntas apagando el interruptor.
Haz clic en Guardar en la esquina superior derecha para aplicar los cambios.
Establecer un límite de preguntas para el equipo.
Cambiando los límites de las preguntas
En esta pestaña, puedes revisar y editar los límites de preguntas para los equipos de preguntas existentes.
Para establecer un límite de preguntas:
Selecciona un intervalo de tiempo en la lista desplegable.
Introduce la cantidad de preguntas, ya sea el total o la especificada para cada prioridad.
Opcionalmente, habilita la configuración para Negar preguntas en los días seleccionados.
La opción "Todo el tiempo" no tiene un período definido, por lo que el envío de nuevas preguntas se bloqueará tan pronto como se alcance el límite especificado.
Para eliminar un límite de preguntas existente, selecciona Sin límite en el menú desplegable.
💡 Los límites de preguntas también pueden configurarse cuando se crea un nuevo equipo de preguntas y ajustarse para el equipo específico en la pestaña de Usuarios de Preguntas y Respuestas.
Haz clic en Guardar en la esquina superior derecha para aplicar los cambios.
Aprende más sobre los límites de preguntas del equipo.