プロジェクトが作成されたら、関係者による安全なアクセスのために設定する必要があります。
一般設定
プロジェクト設定は、左パネルの設定メニューにあります。
ここでは、以下の設定を確認および更新できます:
一般:プロジェクトのステータスを確認・管理し、名前やリンクを編集し、管理者の連絡先を追加し、プロジェクトの保存場所を確認します。
ブランディング:ロゴのアップロード、テーマカラーの変更、ログインページの背景の変更により、会社のブランドを反映できます。
ドキュメント:自動ドキュメントインデックス作成、バージョン管理、および公開機能を有効化または無効化します。
ラベル:既存のラベルグループとその値を追加および調整します。ラベル付けは、プロジェクト内の異なるフォルダー間で文書を整理するのに役立ちます。
利用規約: プロジェクトにアクセスする前に参加者が同意する規約を作成します。
透かし:透かしを表示するタイミングを決定し、透かしの色、不透明度、位置、含まれる詳細を編集します。
セキュリティ:必要に応じてサポートアクセスを提供し、2段階認証とメール認証を有効にしてセキュリティを強化し、メールドメインとIPアドレスによるアクセス制限を行います。
💡 エンタープライズサブスクリプションでは、企業アカウントのオーナーとマネージャーが、新しく作成されるすべてのプロジェクトのデフォルト設定を定義できます。これにより、会社のポリシーとの整合性が確保され、プロジェクトのセットアップが迅速化されます。
プロジェクトへのデータ投入
次に、プロジェクトに追加する必要のあるドキュメントと、関与する参加者を定義します。
ドキュメントをアップロード中
プロジェクトドキュメントを開始するには、次のいずれかの方法を使用できます:
フォルダ構造をインポートして、後であなたや他の参加者がドキュメントを追加できるようにします。
デューデリジェンスチェックリストのアップロード
デューデリジェンスチェックリスト機能を使用して、プロジェクトのデューデリジェンス段階を簡単に管理できます:
チェックリストのアップロード: XLSXチェックリストを変換せずにVDRに直接インポートできます。
チェックリストをリアルタイムで共同編集: VDR内でチェックリストをライブ編集し、全員の認識を一致させます。
権限の管理: 特定のユーザーグループに閲覧のみまたは編集の権限を割り当てます。
アクティビティの追跡: 編集やダウンロードを含むすべてのアクションを追跡し、完全な透明性を確保します。
💡 デフォルトでは、この機能は無効になっており、権限が有効になっていないグループはこのセクションを表示できません。この機能を有効にできるのは管理者のみです。
ドキュメントの管理
既にアップロード済みの書類に変更が必要な場合は、簡単に次のことができます:
参加者の招待と権限の割り当て
プロジェクトを設定し、必要なすべてのファイルとフォルダをアップロードした後、次のステップは、ユーザーグループを作成し、それに応じて権限を割り当てることで、参加者のアクセスを設定することです。
「参加者」タブでは、次のことができます:
ユーザーグループを作成して:
ドキュメント権限を8つのレベル(アクセス不可、フェンス、閲覧、暗号化、PDF、オリジナル、アップロード、管理)で詳細に設定できます。
プロジェクトアクセスとその他のセキュリティ設定を定義します。
グループの作成中または作成後に参加者を追加します。
Excelで参加者を一括インポートするか、事前に作成したグループに1人ずつ招待します。
ドキュメントの共有
必要に応じて、招待された参加者と外部関係者の両方とプロジェクト文書を共有できます。
プロジェクト参加者の権限
指定された権限ページは、プロジェクト内の招待された参加者のみとドキュメントを共有することを目的としています。グループ作成時に権限を設定し、権限でいつでも管理できます。
外部参加者とファイルを共有する
「ドキュメント」タブでは、リンクを共有して、プロジェクト外の指定された関係者がファイルに即座にアクセスできるようにすることができます。招待や登録は不要ですが、アクセスを取り消したり、監査証跡でアクティビティを追跡したりすることで、データのセキュリティを維持することができます。
💡 この機能はPremierおよびEnterpriseサブスクリプションでご利用いただけます。
生成されたすべてのリンクは、ドキュメントモジュールの共有セクションでアクセスおよび管理できます。
アクティビティの追跡
すべてのプロジェクトアクティビティは、包括的なレポートを使用して追跡できます。これには、ドキュメントアクセス、ユーザーサインイン、プロジェクト設定の変更、必要に応じたアクションごとの追跡が含まれます。さらに、最新情報を把握するためにさまざまなメール通知を受け取ったり、利用可能なレポートを購読したりすることもできます。
利用可能なレポート
アクティビティログ:プロジェクトのアクティビティに関する詳細情報を取得できます。ファイルへのアクセス、ファイル閲覧時間、権限の変更、その他のイベントなど、個々のユーザーアクションの追跡が含まれます。
ドキュメント概要:ユーザーまたはグループが特定のドキュメントやページの閲覧に費やした時間の詳細を確認できます。
エンゲージメントマトリックス:プロジェクト内のファイルやフォルダーに対するユーザーの操作(ドキュメントの閲覧、ダウンロード、印刷など)を追跡します。
データストレージ:最大のファイルやフォルダ、使用傾向を確認し、それらすべてをExcelにエクスポートして、関連する財務およびコスト効率に関する意思決定を行うことができます。
権限ログ:権限の変更を監視します。
サブスクリプション:プラットフォームを使用していない場合でも最新情報を入手できます。利用可能なレポートを購読して、選択した頻度でメールを通じて重要なプロジェクトの最新情報を受け取ることができます。
通知
設定メニューの個人設定では、以下の通知を設定できます:
アップロードおよび削除されたドキュメント
自分がアップロードおよび削除したドキュメント
データストレージが上限に達しました
新しいQ&A活動
プロジェクトの保守
プロジェクトダッシュボード
プロジェクト管理者は、リアルタイムのインサイト、統計、チャートを活用することで、プロジェクト全体の概要を素早く把握できます:アクティビティ、Q&A、ドキュメント。
Q&A
参加者が追加されたら、Q&Aセクションを設定して、プロジェクトから離れることなく安全なコミュニケーションを行うことができます。プロジェクトの開始と同時に各チームが稼働する必要があるため、データ漏洩を防ぎ、効率的なコミュニケーションを確保するには、適切なQ&Aツールが不可欠です。
ごみ箱
管理者は、左側のナビゲーションパネルにあるごみ箱で削除されたコンテンツを管理できます。並べ替え機能があり、必要に応じてドキュメントを復元または完全に削除することができます。
プロジェクトのアーカイブ
取引のどの段階でも、プロジェクトコンテンツを含むUSBドライブを注文したり、同じプロジェクトコンテンツでダウンロード可能なアーカイブを作成したりできます。
プロジェクトが完了した場合、または完了が近づいている場合は、プロジェクトを閉じるか、特定の日時にクロージャーをスケジュールすることができます。
💡 プロジェクトを閉鎖する前に、プロジェクトコンテンツのバックアップがあることを確認してください。プロジェクトが閉鎖されると、管理者もアクセスできなくなります。