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Configuração do projeto

Prepare seu projeto para entrar ao vivo configurando e povoando-o para uma colaboração segura e eficiente

Atualizado hoje

Assim que seu projeto for criado, você precisa configurá-lo para acesso seguro pelas partes envolvidas.

Configuração geral

As configurações do projeto estão localizadas no menu Configurações no painel esquerdo.

Aqui, você pode verificar e atualizar as seguintes configurações:

  • Geral: edite o nome do projeto, detalhes de contato do administrador, desative ou ative a indexação automática de documentos e veja o local de armazenamento do seu projeto.

  • Branding: faça o upload de um logotipo, altere a cor do tema e o fundo da página de login para refletir a marca da sua empresa.

  • Etiquetas: adicione e ajuste os grupos de etiquetas existentes e seus valores. A etiquetagem ajuda a organizar seus documentos em diferentes pastas no projeto.

  • Termos de uso: crie termos para os participantes aceitarem antes de acessar seu projeto.

  • Marcas d'água: decida quando exibir marcas d'água; edite a cor, opacidade, posição e detalhes incluídos nas marcas d'água.

  • Segurança: forneça acesso de suporte se necessário; fortaleça a segurança ativando a verificação em duas etapas e a verificação por e-mail, restrinja o acesso por domínios de e-mail e endereços IP.

💡 Com a assinatura Enterprise, os proprietários e gerentes de contas corporativas podem definir configurações padrão para todos os projetos recém-criados. Isso garante alinhamento com as políticas da empresa e configuração de projeto mais rápida.

Preenchendo o projeto

Em seguida, defina os documentos que precisam ser adicionados e os participantes que serão envolvidos no seu projeto.

Carregando documentos

Você pode começar com os documentos do projeto de uma das seguintes maneiras:

Gerenciando documentos

Se forem necessárias alterações em documentos já carregados, você pode facilmente:

Convidando participantes e atribuindo permissões

Após configurar o projeto e fazer o upload de todos os arquivos e pastas necessários, o próximo passo é configurar o acesso dos participantes criando grupos de usuários e atribuindo permissões de acordo.

Na guia Participantes, você pode:

  • Adicione outro administrador para ajudá-lo a gerenciar o projeto.

    • Configure permissões granulares de documentos consistindo de 8 níveis: Sem acesso, Cerca, Visualizar, Criptografado, PDF, Original, Upload e Gerenciar.

    • Defina o acesso ao projeto e outras configurações de segurança.

    • Adicione participantes aos grupos durante ou após a criação.

  • Importar participantes em massa via Excel ou convide um por um para grupos previamente criados.

Compartilhando documentos

Você pode compartilhar os documentos do seu projeto tanto com participantes convidados quanto com partes externas, conforme necessário.

Permissões para participantes do projeto

A página de permissões designadas tem como objetivo compartilhar documentos dentro do projeto apenas com os participantes convidados. Você pode definir permissões durante a criação do grupo e gerenciá-las a qualquer momento em Permissões.

Link do arquivo para participantes externos

Na guia Documentos, você pode compartilhar um link para um arquivo para acesso instantâneo pelas partes especificadas fora do projeto. Não requer convite e registro, mas você ainda pode manter seus dados seguros revogando o acesso e rastreando a atividade no registro de auditoria.

💡 Este recurso está disponível com a assinatura Business e Enterprise.

Rastreamento de atividade

Toda a atividade do projeto pode ser rastreada com a ajuda de Relatórios abrangentes, incluindo acesso a documentos, logins de usuários, alterações nas configurações do projeto e rastreamento ação por ação, se necessário. Além disso, você pode optar por receber diferentes notificações por e-mail para se manter atualizado e se inscrever nos relatórios disponíveis.

Relatórios disponíveis

  • Registro de atividades: obtenha informações detalhadas sobre a atividade do projeto, incluindo o rastreamento de ações individuais do usuário, como acesso a arquivos, duração da visualização de arquivos, alteração de permissões e quaisquer outros eventos.

  • Matriz de engajamento: acompanhe como os usuários interagem com arquivos e pastas no projeto, incluindo ações como visualização, download e impressão de documentos.

  • Armazenamento de dados: veja os maiores arquivos e pastas, tendências de uso, exporte todos eles para o Excel e tome decisões financeiras e de eficiência de custos relevantes.

  • Assinaturas: mantenha-se atualizado mesmo quando não estiver usando a plataforma - inscreva-se em qualquer um dos relatórios disponíveis para receber atualizações importantes do projeto por e-mail em uma frequência selecionada.

Notificações

Nas configurações pessoais, no menu de configurações, você pode definir as seguintes notificações:

  • Documentos carregados e excluídos

  • Documentos enviados e excluídos por mim

  • O armazenamento de dados atingiu o limite

  • Nova atividade de P&R

Manutenção do projeto

Painel do projeto

Os administradores do projeto podem obter uma rápida visão geral de todo o projeto aproveitando insights em tempo real, estatísticas e gráficos: Atividade, Perguntas e Respostas, e Documentos.

P&R

Uma vez que os participantes são adicionados, você pode configurar a seção de Perguntas e Respostas para uma comunicação segura sem sair do projeto. Como as diferentes equipes precisam estar operacionais assim que o projeto começa, uma ferramenta adequada de Perguntas e Respostas é crucial para prevenir violações de dados e garantir uma comunicação eficiente.

Lixeira

Os administradores podem gerenciar conteúdos excluídos na Lixeira disponível no painel de navegação à esquerda. Ele oferece capacidades de classificação, e a habilidade de restaurar ou excluir permanentemente documentos conforme necessário.

Arquivamento de projeto

Em qualquer estágio do seu negócio, você pode encomendar pen drives com o conteúdo do seu projeto.

Uma vez que seu projeto está finalizado ou se aproximando do fim, você pode encerrá-lo ou agendar um encerramento para uma data e hora específicas.

💡 Certifique-se de ter um backup do conteúdo do seu projeto antes do encerramento, pois os administradores também perdem o acesso ao projeto uma vez que ele é fechado.

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